Workflows mit Microsoft Office Sharepoint Server aufbauen

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Kann der Entwickler mit den automatisierten Vorgaben der Formulare und Verlinkungen der Aktionen seine Collaboration-Aufgabe lösen, kann er sehr produktiv sein. Muss er tiefer eingreifen, wird’s kompliziert. Ein fiktives Szenario dient als Ausgangspunkt.

„Helpdesk-Tool? Da geb ich kein Geld für aus, das klick ich mir doch an einem Nachmittag in Notes zusammen.“ Leider ist die Meinung, Collaboration sei ein Unterbegriff von Communication, in zahlreichen IT-Abteilungen immer noch recht verbreitet, wenn auch mit abnehmender Tendenz. Früher war man nicht zimperlich, wenn es um die Vermischung beider Begrifflichkeiten ging, nicht zuletzt, da die Hersteller Domino und Exchange als „workflow-enabled“ im Markt positionierten.

Mittlerweile setzt sich allerdings die Erkenntnis durch, dass es vielleicht eine ganz gute Idee ist, für Workflows (und andere Collaboration-lastige Themen wie etwa die berühmten „Team-Räume“) ein separates Produkt einzusetzen. Auf diese Art wird die Schaffung einer eierlegenden Wollmilchsau verhindert, was auf einen effizienten Betrieb der IT ausgesprochen positive Auswirkungen hat. Außerdem kann man so sicherstellen, dass für jede Aufgabe das am besten geeignete Produkt Verwendung findet. Microsoft deckt den Collaboration-Bereich mit mehreren Produkten ab.

In der Folge geht es um die Realisierung eines einfachen Workflows mittels MOSS (Microsoft Office Sharepoint Server 2007), Exchange und Outlook anhand eines Beispielszenarios.

Standard-Workflow als Systemdesign

Zunächst wird die nicht ganz so stark beschäftigte Java-Abteilung mit der Realisierung dieses Projekts beauftragt. Als man nach dreieinhalb Wochen allerdings immer noch Datenbankdesigns und revolutionäre neue Gestaltungsansätze für die GUI diskutiert, entschließt man sich in den olympischen Höhen der EP-Geschäftsführung schweren Herzens dazu, einen .Net-ler aus einem Kundenprojekt loszueisen und ihm die Verantwortung zu übertragen.

Der neue Projektleiter entscheidet, den vorhandenen MOSS einzusetzen, um eine möglichst weitreichende Integration in die bestehende Systemlandschaft (Office und Exchange 2007) zu gewährleisten und die Entwicklungszeit zu verkürzen.

Das grobe Systemdesign sieht nun Folgendes vor: Exchange wird so konfiguriert, dass Anja Zimmer, die HR-Sekretärin, alle eingehenden Nachrichten an jobs@echte-programmierer.de direkt in ihrem Posteingang erhält. Sie liest die Bewerbungs-Mails, löscht Spam, und sortiert die verbleibenden Nachrichten in drei vorkonfigurierte „Managed Custom Folders“ direkt in ihrem Postfach. Von dort aus werden die Nachrichten automatisch in drei entsprechende „Document Libraries“ in MOSS weitergeleitet. Ein Managed Folder in Outlook repräsentiert genau eine MOSS-Library; Anja bleibt in ihrer gewohnten Systemumgebung und muss sich nicht zusätzlich mit Sharepoint verbinden.

Alle weiteren Aktionen werden dann in MOSS implementiert. Hat Anja Zimmer eine Bewerbung via Managed Folder in die Library „Absagen“ verschoben, schickt MOSS eine Eingangsbestätigung an den Bewerber, wartet zehn Tage, um den Schein zu wahren, und erzeugt dann eine Absage-Mail. Der gesamte Prozess läuft ohne die Notwendigkeit weiterer Eingriffe durch einen der Personalreferenten ab (bei EP gibt es keinen Betriebsrat).