E-Mails, die sich nicht ignorieren lassen

Die meisten von uns werden nach ihrem Weihnachtsurlaub zahlreiche ungelesene E-Mails in ihren Postfächern vorfinden. Will man diesen Nachrichten-Berg dann nach den wirklich wichtigen Botschaften aussieben, kann einem schnell die ausklingende Weihnachtsstimmung vergehen – insbesondere wenn man bedenkt, dass inzwischen Dreiviertel aller Mails vor allem Spam sind, wie die IT-Analysten von Gartner kürzlich herausfanden.

Es gibt jedoch Lösungsansätze für dieses Problem – und die setzen auf Software und Soziologie. Statt nur auf bestehende Methoden wie Spam-Filter oder so genannte Black Lists zu setzen, sortieren neue Werkzeuge E-Mails, in dem sie zuvor die Muster bisheriger Interaktionen studieren.

Ein solches Tool wurde Ende November von Microsoft vorgestellt. Das als kostenloser Download erhältliche Programm nennt sich "Social Network and Relationship Finder", kurz "SNARF". Es läuft innerhalb von Microsoft Outlook (2002 und neuer) und begutachtet die E-Mail-Historie des Benutzers. Kommunikationsabläufe werden dann darin aufgespürt, um die wichtigsten ungelesenen Nachrichten zu erkennen.

SNARF bewertet die Wichtigkeit eines einzelnen E-Mail-Absenders aufgrund von zwei Hauptfaktoren: Die Zahl und die Frequenz der Nachrichten, die gesendet und empfangen werden. Das Programm sortiert ungelesene Mails anschließend in drei Kategorien ein: Mails, in denen der Nutzer in den Feldern "An" (To) und "Kopie" (CC) steht, Mails an Benutzergruppen und schließlich alle Mails, die in der letzten Woche empfangen wurde. Dann werden die Nachrichten nach Absender statt nach Betreff sortiert: SNARF listet die wichtigsten Mailpartner ganz oben.

Danyel Fisher, Forscher in Microsofts Community Technologies Group und Mitglied des SNARF-Entwicklerteams, glaubt, dass die Leistungsfähigkeit des Tools in seiner Einfachheit liegt: "Wir zählen bloß Mails. Mancher würde diesen Algorithmus vielleicht ein bisschen hirntot nennen, aber die Anzahl der Mails, die man jemandem schickt, ist ein ziemlich guter Indikator dafür, wie gut man jemanden kennt."

Microsoft hat bislang noch keine Pläne, SNARF direkt in kommerzielle Programme wie Outlook zu integrieren. Laut Fisher werden solche "Social Networking"-Aspekte jedoch weiterhin ein Thema bei der Produktentwicklung des Unternehmens bleiben: "Obwohl das Tool nur zur Demonstration geschrieben wurde, zeigt es uns, dass es einen Bedarf nach neuen Wegen gibt, über E-Mail nachzudenken. Wir werden dabei künftig in Betracht ziehen, was wichtig ist und wie Leute sie benutzen."

Der Softwaregigant ist nicht der einzige Anbieter, der Vorteile in der Ergänzung von "Social Networking"-Funktionen für Produktivitätsanwendungen sieht. LinkedIn, eine Website, die das bekannte "Six Degrees of Separation"-Prinzip ins Geschäftsleben übertragen will, hat ebenfalls eine Anwendung für Outlook parat. Seine "LinkedIn-Toolbar" soll im Januar ein Update erfahren und Mails nach ihrer Wichtigkeit sortieren, in dem persönliche Beziehungen zu anderen LinkedIn-Mitgliedern einbezogen werden.

"E-Mail ist ein grundlegendes Werkzeug und die Leute haben dennoch Probleme, mit ihm umzugehen", sagt Konstantin Guericke, Mitbegründer von LinkedIn. Er glaubt, dass das Kontaktnetzwerk, dass die Nutzer seines Dienstes aufgebaut haben, auch bei der Organisation von Nachrichten hilft. "Wir haben dieses Netzwerk und wir wollen es für das Leben unserer Nutzer anwendbar machen – nicht nur alle zwei Jahre, wenn sie sich nach einem neuen Job umschauen", so Guericke.

Guericke zufolge ist der LinkedIn Toolbar-Ansatz besser als der von SNARF, weil hier breitere soziale Kriterien als nur die E-Mail-Historie einbezogen werden. "Unsere Sicht der Dinge ist, dass man einen Mix von Beziehungen braucht, von denen einige nur angedeutet sind." Weniger leicht erkennbare Kontakte wie beispielsweise neue Sales-Leads ließen sich aus vergangenen E-Mails eben nicht ermitteln.

Die neue LinkedIn-Toolbar soll Mails erkennen, die aus dem eigenen sozialen Netzwerk stammen, das auf der LinkedIn-Website verzeichnet ist. "E-Mail-Muster sind bereits eine gute Datenquelle, aber Informationen zu Profilen und Beziehungen sind ebenfalls notwendig", sagt Guericke.

Einige Entwickler halten den Einbau "sozialen Bewusstseins" in E-Mail-Anwendungen jedoch für Overkill. Mehrere bestehende Anwendungen organisierten und bewerteten ankommende Mails bereits besser als auf Algorithmen basierende Filter, sagt Ross Mayfield, Chef von Socialtext, einer Netzwerkanwendung, die Community-basierte Wikis nutzt, um E-Mails im Projektmanagement gänzlich zu ersetzen.

"Manchmal kommt man aus dem Urlaub zurück und hat 2000 Mails. Dann kann SNARF eine der Dimensionen sein, diese Daten zu sortieren", meint Mayfield. "Ich würde Nutzern allerdings empfehlen, dies als letztmöglichen Filter zu verwenden. Ein Wichtigkeits-Ranking, das auf früherem Verhalten basiert, könnte das Chaos noch vergrößern."

Neben Gruppen-Wikis, die Büro-E-Mails ersetzen, hält Mayfield eine Konzentration auf E-Mail-Suchfunktionen für wichtig, die interessanter seien, als die reine Sortierung. Auch so müssten sich die Nutzer nur wenig mit irrelevanten Mails aufhalten. "Man braucht keinen Eingangs-Filter, wenn man starke Suchfunktionen hat, auf die man später zurückgreifen kann", sagt er und verweist dabei auf die integrierten Suchfunktionen bei Google Mail oder Yahoo Mail.

Keines der bestehenden Systeme kann außerdem bislang Verbindungen außerhalb der elektronischen Welt identifizieren – den Geschäftskontakt, von dem man eben erst eine Visitenkarte erhielt, den lange verschollenen Cousin oder den Freund mit dem frischen E-Mail-Account.

Coye Cheshire, Professor an der School of Information Management and Systems an der University of California in Berkeley, studiert den sozialen Online-Austausch schon seit langem. Er glaubt, dass Regeln die Kommunikation eher einschränken – auch solche, die sich aus früherem Verhalten ergeben: "Wir können zwar aufgrund der bestehenden E-Mail-Nutzung gute Hypothesen aufstellen, aber andere Interaktionen werden noch gar nicht mit einbezogen."

Cheshire glaubt, dass dieses Problem erst von der nächsten Generation sozialer Werkzeuge gelöst wird. Deren Intelligenz werde sich direkt im Netz befinden, sei es nun das Telefonnetz oder Instant Messaging-Systeme. "Je mehr sich die Dinge in Richtung elektronische Kommunikation verschieben und aus Telefonleitungen Breitbandleitungen werden, desto eher wird eine breite interaktive Kommunikation möglich", meint Cheshire.

Von Tim Gnatek; Übersetzung: Ben Schwan. (wst)