Kommunikationsfreudiger Bürohengst
Man hat sich daran gewöhnt, alltägliche Büroaufgaben allein mit völlig überfrachteten Standard-Office-Paketen zu lösen und dabei notfalls heftigen Bedienaufwand und Umwege in Kauf zu nehmen. Erst ein pfiffiges Zusatzprogramm wie Amicron-Mailoffice zeigt, wie geradlinig und unkompliziert die Arbeit mit E-Mail, Serienbriefen, Telefonkontakten und Adressen eigentlich sein kann.
- Uwe Stern
Zum Briefeschreiben hat wohl jeder Büroarbeiter sein Standardwerkzeug. Wenn er mit Windows arbeitet, heißt dieses nicht selten Microsoft Word, bietet mehr Funktionen, als ein Mensch in seinem Leben ausprobieren könnte - und wenn man Glück hat, arbeiten die wichtigsten davon zur Zufriedenheit. Die Herstellung von Serienbriefen sollte in der Regel kein Problem darstellen. Wenn ein Mailing aber als kombinierte E-Mail- und Briefaussendung mit persönlicher Anrede zu gestalten ist, suchen Office-Nutzer hektisch nach Handbüchern sowie Tutorial-CDs und richten sich auf längeres Herumprobieren ein.
Amicron-Mailoffice ergänzt Word um vereinfachte und erweiterte Mailing- beziehungsweise Serienbrieffunktionen. Es handelt sich um ein Programm für ‘Customer Related Management’ (CRM). Zum einen eignet es sich für Marketing- und Mailing-Aktionen, zum anderen verknüpft es Adressdatensätze und Kommunikation miteinander und lässt sich daher vielfältig einsetzen.
Der Schwerpunkt des Programms liegt auf Kontakt- und E-Mail-Management. Es kann Adressen automatisch mit ein- und ausgehenden E-Mails und Telefonaten verknüpfen. Über die Telefonieschnittstelle TAPI führt es eine automatische Anruferkennung durch. Zusätzlich erlaubt es das Anlegen von Kontakten und Aufgaben, die dann Mitarbeitern zugeordnet werden. Auf diese Weise organisiert und dokumentiert man die Aufgabenverteilung und Zusammenarbeit im Unternehmen. Bei Bedarf lassen sich verschiedene Benutzer und Benutzergruppen mit spezifischen Nutzungsrechten anlegen. Datenbank, Serienbrief- und andere Funktionen kann man anwenderbezogen einschränken. Ohne angelegte Anwenderprofile arbeitet das Programm im Administrator-Modus und gewährt damit freien Zugriff auf alle Funktionen.
Die zu Mailoffice gehörende Datenbank erlaubt die Aufnahme von Adress- und E-Mail-Daten sowie Sperrvermerken - für den Fall, dass bestimmte Adressaten beispielsweise bei Serienbriefaktionen berücksichtigt werden sollen, aber keine E-Mail-Rundschreiben bekommen sollen. Auch komplexere Sperren à la ‘Brief nur schicken, wenn innerhalb der letzten sieben Tage ein Kontakt erfolgt ist’ sind möglich.
Für den E-Mail-Verkehr bringt Amicron-Mailoffice einen eigenen Client mit, der alle Standardfunktionen aufweist und auf Wunsch als Standard-E-Mail-Client eingerichtet wird. Outlook-Benutzer können über eine Synchronisationsfunktion alte Anschriften und E-Mail-Adressen importieren, aber auch entsprechende Daten rückexportieren.
Beim Herstellen von Serienbriefen ruft das Programm Word auf und fügt direkt in ein bestehendes oder neues Dokument seine ausgewählten Platzhalter und Adressfelder ein. Textbausteine erleichtern Aufbau und Archivierung von Mailing-Aktionen. Das gilt auch für reine E-Mail-Aktionen wie den Newsletter-Versand.
Je nach Einsatzzweck lässt sich bereits mit der Freeware-Version, die auf 1000 Adressen und E-Mails beschränkt ist, eine Menge anfangen. Allein die Möglichkeit, Serienbriefaktionen mit einem Mausklick auch auf den E-Mail-Bereich auszudehnen, dürfte für manchen Grund genug sein, das Programm einzusetzen. (Uwe Stern/psz)
(psz)
