Mannschaftsmail

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Die optimale technische Lösung, um alle Mitglieder einer Gruppe mit E-Mail zu versorgen, hängt vom Einzelfall ab: Ein kleines Büro, eine Familie oder ein überschaubarer Verein kommen anfangs wahrscheinlich mit einem einzelnen Rechner aus, der für mehrere Mail-Anwender eingerichtet ist. Eine solche Mail-Station beschreibt der Artikel ‘Kommunikationszentrale’ in c't 20/2002 ab Seite 124. Irgendwann steigen die Ansprüche der Mail-Kommune jedoch und sie braucht einen eigenen Mail-Server, beispielsweise den im Proxy Jana-Server integrierten [1] oder Hamster unter Windows (s. c't 20/2002 S. 128). Professionelle Mail-Administratoren und Provider setzen eher auf einen Linux-Server, der aber auch für den Hausgebrauch leicht einzurichten ist, wie der Artikel in c't 20/2002 ab Seite 130 beweist.

Doch bevor man sich um die Verteilung kümmert, muss erst mal E-Mail hereinkommen und dafür braucht jeder eine eigene E-Mail-Adresse. Die sollte nicht nur dem persönlichen Geschmack entsprechen, sondern auch zur geplanten Technik für die Unterverteilung passen.

Die beiden in Deutschland mitgliederstärksten Online-Dienste T-Online und AOL haben ihre ganz eigenen Vorstellungen von Mehrbenutzer-E-Mail. Bei T-Online kann man zu jedem Account 9998 ‘Mitbenutzer’ einrichten, die jeweils eigene Zugangsdaten erhalten. Die Nutzung kostet einige Cent pro Tag, was sich für eine größere Gruppe schon ganz schön läppert. Ärgerlicher ist das technische Problem: Die Authentifizierung am POP3-Server regelt T-Online nicht über Benutzername und Passwort, sondern über die gerade aktiven Einwahldaten. Das dauernde Umschalten der DFÜ-Verbindung ist nicht nur lästig, sondern auch eine Kostenfalle: Die DSL-Flatrate bezieht sich immer nur auf den Hauptbenutzer! Jeder Mitbenutzer zahlt also zusätzlich nach Einwahlzeit, wenn er seine Mail holt.

Bei AOL gibt es zu jedem Account sieben ‘Screen Names’, die auch als E-Mail-Adressen funktionieren. Das kostet nichts extra, aber es gibt trotzdem Tücken. Die Namen dürfen nur aus bis zu 16 Buchstaben, Ziffern und Leerzeichen bestehen. Schwerer wiegt jedoch, dass man an seine AOL-Mail nicht direkt mit einem normalen E-Mail-Programm herankommt, da die Firma keine SMTP- und POP-Server anbietet. Entweder man nimmt immer die AOL-Software her oder das in seiner Funktion recht eingeschränkte Web-Frontend - beides keine professionellen Lösungen.

Meine Domäne, deine Domäne

Als Lösung drängen sich Freemail-Dienste wie Yahoo und Hotmail oder Unified-Messaging-Provider auf, die oft ebenfalls kostenlose E-Mail-Accounts anbieten [2]. Die meisten Anbieter hängen jedoch an die versandte Post Werbe-Botschaften. Außerdem beschränken sie oft die Mail- und Postfach-Größe oder betreiben keine POP-Server, sondern ausschließlich Web-Frontends. Das schließt alle in den folgenden Artikeln beschriebenen komfortablen Mail-Verteilsysteme aus.

Die Pro-Tarife der Mail-Provider räumen mit diesen Einschränkungen der Gratisangebote auf, kosten dafür aber auch einiges. Und wer zu einem anderen Dienstleister wechselt, muss allen Korrespondenzpartnern die neue E-Mail-Adresse mitteilen. Da man dabei sicher einige vergisst, geht eventuell Post an die alte Adresse im Orkus.

Umzug

Dieses Problem umgeht man elegant mit einer eigenen Internet-Domain. Der Provider, bei dem man sie bestellt, lässt sie auf den Namen des Kunden eintragen. Wenn das Angebot nicht mehr zu den eigenen Bedürfnissen passt, zieht der Kunde zu einem anderen Provider um und nimmt dabei seine Domain und alle zugehörigen E-Mail-Adressen einfach mit. Für Familien oder Vereine ist diese Lösung schick, für Firmen oder Freiberufler die einzig mögliche; eine E-Mail-Adresse wie KoenigKoenig2@aol.com wirkt als Firmen-Kontakt bestenfalls unprofessionell. Info@tante-emma.de sieht einfach besser aus und offenbart nicht auf den ersten Blick, ob dahinter eine kleine Klitsche oder ein Weltunternehmen steht.

Und je nach den Bedürfnissen kosten solche Adressen auch nicht mehr als dieselbe Zahl von einzelnen Accounts in den Profi-Tarifen der reinen Mail-Provider. Fast alle Webhoster packen E-Mail-Adressen und -Server sogar in ihre billigsten Pakete (www.webhostlist.de). Da der Markt unübersichtlich ist, lohnt sich vor dem Vertragsabschluss ein genauer Blick auf die Bedingungen.

Bei den Kosten sollte man nicht allein die monatliche Gebühr betrachten. Manche Anbieter werben mit einem besonders günstigen Tarif und holen sich ihr Geld durch hohe Anmeldegebühren, Gebühren für jede Konfigurationsänderung oder indem sie die Anmeldung des Domain-Namens zusätzlich berechnen. Zum Preisvergleich sollte man also die Kosten für alle Dienstleistungen genau prüfen und dann auf einen Zeitraum von zwei oder drei Jahren umrechnen. Im derzeit tobenden Preiskampf unter den Webhostern verzichten viele auf die Anmeldegebühr, wenn man mit seiner Domain umzieht. Neben den Kosten ist auch die Vertragslaufzeit zu beachten, die eventuell den Wechsel erschwert, falls sich der erste Provider als Blindgänger erweist.

E-Mail-Adresse ist nicht gleich E-Mail-Adresse. Es gibt Provider, die keine POP-Server betreiben, sondern E-Mail nur an andere Accounts weiterleiten. Das sind die billigsten Angebote und zum Einstieg reichen sie oft aus. Man braucht aber zusätzlich irgendwo anders Postfächer mit Speicherplatz.

Bei den Providern mit POP-Server gibt es zwei übliche Modelle: Entweder zu jeder Adresse existiert ein eigenes Postfach, das einzeln eingerichtet und getrennt abgefragt wird, oder die Post für alle Adressen landet in einem einzigen Postfach. Der Client erhält in einer POP-Session die E-Mail für alle Adressen.

Dieses Verfahren spart Online-Kosten, weil die Übertragung schneller geht, und es erlaubt beliebig viele E-Mail-Adressen ohne Konfigurationsaufwand beim Provider. Allerdings verlagert dieses Verfahren die Zustellung an die einzelnen Anwender auf den Rechner, der die Post abholt. In der Regel muss das daher ein lokaler Mail-Server sein, denn Mail-Stationen wie die auf Seite 124 Beschriebenen, können diese Sortierung nicht leisten.

Sie kommen nur mit den einzeln abfragbaren Accounts zurecht. Dieser Typ ist auch erforderlich, wenn die Mail-Anwender an verschiedenen Orten sitzen, etwa weil die Firma meh-rere Standorte unterhält oder weil die Tochter zum Studium in eine andere Stadt zieht und weiterhin ihre Familien-Adresse benutzt. Die Post an nicht einzeln konfigurierte Adressen geht je nach Provider an den Postmaster-Account oder als unzustellbar an den Absender zurück.

Besonders flexibel sind Kombinationen von Weiterleitungen und POP-Fächern. Manche Provider bieten beispielsweise 20 POP-Postfächer und 100 Mail-Adressen an, die beliebig umgeleitet werden.

Nackte Zahlen

Bei der Zahl der Adressen sollte selbst eine Familie reichlich planen, die sich keine weiteren Kinder mehr wünscht. Denn wenn der Name der Domain dem der Familie ähnelt, stehen bald entfernte Verwandte auf der Matte und wünschen sich onkeltom@schmidt.de. Hinzu kommt, dass auch die Mail an manche vordefinierten Accounts zu behandeln ist, etwa postmaster@schmidt.de, an den Fehlermeldungen von außen gehen. Neben diesen über ihre Funktion definierten ‘role accounts’ sollten auch einige Adressen für Mailinglisten zur Verfügung stehen. Bei Firmen kommen neben neuen Mitarbeitern auch Abteilungsverteiler und weitere Funktions-Accounts hinzu, etwa sales@firma.de oder info@firma.de.

Bei der Postfachgröße reichen einer kleinen Firma, die nur Texte empfängt, einige MBytes. Aber schon der Kaninchenzüchterverein, der regelmäßig hochaufgelöste Bilder der prämierten Zuchtrammler austauschen will, braucht mehr. Besonders wenn der Vorsitzende sich nur einmal in der Woche um die E-Mail kümmert. Man sollte jedoch nicht unbedingt von vornherein viel Geld für möglichst viel Speicherplatz ausgeben, sondern sich lieber für einen Provider mit abgestuften Angeboten entscheiden. In einen Tarif mit größeren Postfächern zu wechseln verursacht weniger Verwaltungsaufwand, als gleich zu einem anderen Provider umzuziehen.

Manche Anbieter stellen zwar reichlich Gesamtplatz bereit, beschränken aber die Größe einzelner Postfächer oder Mails. Wer Bilddateien oder Präsentationen verschicken muss, stößt da schnell an die zuvor übersehene Grenze. Andere Anbieter zeigen sich großzügig, ziehen die Mailboxen aber vom Web-Space ab.

Als tückisch kann sich auch eine begrenzte Vorhalte-Zeit der Mail erweisen. Wenn der Provider sie nach nur einem Monat von seinen Servern löscht, kann schon ein ausgedehnter Urlaub zum Postverlust führen.

Wer sehr viel Mail austauscht, sollte noch auf den Traffic-Tarif achten. Bei den meisten Webhostern ist nur ein beschränktes Datenübertragungsvolumen im Grundpreis enthalten; jedes weitere Megabyte kostet extra. Doch manche rechnen den Mail-Verkehr nicht auf dieses Kontingent an, die Post reist dann kostenlos.

Für Firmen ist zusätzlich zu den technischen Kriterien der richtige Vertrag wichtig. Oft versprechen die AGB des Providers 99 Prozent Erreichbarkeit im Jahresmittel. Umgekehrt gerechnet kann das also rund vier E-Mail-lose Tage am Stück bedeuten. Auch wenn der Ausfall länger dauert, sehen die AGB in der Regel nur vor, dass der Kunde die nicht erbrachte Leistung nicht bezahlt. Daher sollte der Vertrag nicht nur die Verfügbarkeit und die Reaktionszeiten festschreiben, sondern auch eine Konventionalstrafe, damit der Kunde seine Ansprüche wirklich durchsetzen kann. Solche professionellen Pakete bekommt eine Firma eher in Verbindung mit dem Internetzugang von lokal tätigen Systemhäusern, als von den reinen Webhostern (www.heise.de/ix/provider).

Alter Verwalter

Für fast alle E-Mail-Gemeinschaften ist eine eigene Domain die richtige Lösung. Die weiteren Anforderungen und die Angebote unterscheiden sich jedoch so stark, dass es keine für alle passende Kombination gibt. Nur eins bleibt immer gleich: Egal ob die Kleinfamilie sich eine einzige Mail-Station teilt oder die Firma ihren eigenen Server betreibt, jede Gruppe von E-Mail-Anwendern sollte einen Mail-Verantwortlichen bestimmen. Bei einer eigenen Domain ist der schon als Ansprechpartner des Providers erforderlich. Doch auch für die Konfiguration des Servers oder des Einzelrechners sollte sich eine Person verantwortlich fühlen, nicht zuletzt, um PC-unerfahrenen Mail-Usern das Händchen zu führen. Dem heroischen Mail-Admin, der sich diese Aufgabe aufhalst, helfen die folgenden Praxis-Artikel, die Nerven zu bewahren. (je)

Literatur

[1] Lars Bremer, Internet für die ganze Familie, Gemeinsamer Online-Zugang mit dem Proxy-Server, c't 19/01, S. 246

[2] Urs Mansmann, Holger Dambeck, Globaler Briefkasten, Unified Messaging für Sprache, Faxe, E-Mails und SMS, c't 11/02, S. 170 (es)