Riesentexte ohne Stress

Inhaltsverzeichnis

Nach dreizehn Semestern steht Germanistikstudent Michael Müller endlich vor Abschluss seines Studiums mit Schwerpunkt Phonetik und muss seine Magisterarbeit schreiben. Thema: ‘Die Sprechgeschwindigkeit von Quizmastern im Vergleich zwischen öffentlich-rechtlichen und privaten Fernsehsendern unter besonderer Berücksichtigung der Einschaltquoten’. Alle Vorarbeiten sind abgeschlossen und hunderte Stunden Fernsehmaterial ausgewertet. Fehlt nur noch das Schreiben der eigentlichen Arbeit.

Mit Word hat erst kürzlich ein Kommilitone die seltsamsten Dinge erlebt: Bilder und Fußnoten verrutschten immer wieder - und just am Tag vor dem Abgabetermin ließ sich das Dokument gar nicht mehr öffnen. Zum Glück besaß er eine zwar nicht mehr ganz aktuelle Sicherheitskopie, die er aber in einer Nachtschicht gerade noch rechtzeitig auf den neuesten Stand bringen konnte. Müller hat zwar diverse Tricks gelesen, wie man in Word selbst Großprojekte bewältigt [1|#literatur], will sich aber lieber auf den Inhalt seiner Arbeit konzentrieren, statt sich mit Fehlern in der Software und Workarounds dazu herumzuschlagen.

Das kostenlose OpenOffice bietet Windows- und Linux-Anwendern mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware alle Komponenten eines ausgewachsenen Office-Pakets. Auf dem Open-Source-Paket beruht übrigens auch das kommerzielle StarOffice 6.0, das Sun mit einigen Erweiterungen und gedrucktem Handbuch für knapp 90 Euro vermarktet. Das im Folgenden Gesagte gilt also für beide.

Trotz gewisser Ähnlichkeit zu Word erscheint die Bedienung von OpenOffice vielen ziemlich umständlich, da sich wichtige Funktionen an einer anderen Stelle befinden. Zudem glänzt die Dokumentation nicht gerade durch Übersichtlichkeit und lässt viele Fragen unbeantwortet. Hat man sich aber erst einmal etwas eingearbeitet und ans Bedienkonzept gewöhnt, lassen sich auch umfangreiche Projekte mühelos damit bewältigen. Voraussetzung ist, dass man nicht blind drauflosschreibt und Formatierungen ‘hart’, also ohne jegliche Vorlagen, durchführt und später mühsam nachbessern muss. Mit seinem Vorlagenkonzept ermöglicht Writer sogar eine flexiblere Arbeitsweise als Word. Man muss nur die Gestaltung vorher planen und etwas Zeit investieren, um individuelle Vorlagen zu erstellen.

Gut geplant

Penibel plant Müller seine Arbeit: Das Werk besteht aus Titelseite ohne Seitenzahl, Inhaltsverzeichnis mit römischer Nummerierung gefolgt vom Fließtext mit arabischen Seitenzahlen sowie Fußnoten und Kapitelüberschriften in der Kopfzeile. Bis auf den Anhang mit Verzeichnissen und den Index sind alle Kapitel nummeriert, wobei Hauptkapitel jeweils auf einer neuen Seite beginnen sollen. Im Fließtext sollen alle Absätze ohne Leerraum erscheinen und ein Einzug der ersten Zeile die Lesbarkeit erhöhen - mit Ausnahme des jeweils ersten Absatzes unter Überschriften, in denen sich dies erübrigt.

Alle Kapitel will Müller zunächst in eigenen Dateien speichern und erst zum Schluss alle Bereiche zum Gesamtdokument zusammensetzen. So kann er von jedem Kapitel leichter Sicherkopien aufbewahren. Um die Dateien möglichst klein zu halten, hält er alle Grafiken in einem separaten Verzeichnis. Statt sie direkt ins Dokument einzubinden, stellt er nur Verknüpfungen her. So muss er nicht jedes Mal alle Bilder mitsichern und kann sie jederzeit ändern. Im Dokument selbst erscheint stets die aktuelle Version eines jeden Bildes. Wenn Sie es genau so machen, meistern Sie mit OpenOffice jedes größere Vorhaben - so wie Michael Müller.

Essenzielles Werkzeug

Mit dem ‘Stylist’ und dem ‘Navigator’ gehören zunächst zwei Werkzeuge zu den wichtigsten Hilfsmitteln von OpenOffice. Der Stylist erscheint nach dem Programmstart als eigenes Fenster und hilft dabei, Vorlagen zu erzeugen, zu ändern und dem Text zuzuweisen. Er besitzt eine eigene Symbolleiste, über die man schnell zwischen Absatz-, Zeichen-, Rahmen-, Seiten- und Nummerierungsvorlagen wechselt. Standardmäßig enthält er zahlreiche Vorlagen für Text, Überschriften oder Fußnoten. Das Fenster kann man stets geöffnet halten, und ein Doppelklick weist dem Text die ausgewählte Vorlage zu.

Der Navigator lässt sich über die Funktionstaste F5 oder übers Menü ‘Bearbeiten/Navigator’ aktivieren und zeigt alle im Dokument vorhandenen Objekte wie Überschriften, Tabellen oder Grafiken an. Auf diese Weise verschafft man sich einen schnellen Überblick. Per Doppelklick gelangt man direkt an die entsprechende Stelle im Dokument. Außerdem lassen sich die Objekte beispielsweise aus dem Navigator heraus direkt löschen oder die Gliederungsebenen der Überschriften ändern.

Gut vorbereitet

Mit diesem Werkzeug erstellt man am besten gleich individuelle Vorlagen, um sich beim Schreiben nicht ständig um Formatierungen kümmern zu müssen. Eine Dokumentvorlage stellt dabei sicher, dass alle Teildokumente auf demselben Layout beruhen. Diese Vorlagen können etwa Text, Felder oder Logos, vor allem aber Formatvorlagen für Seitenlayout, Absätze oder Überschriften enthalten. Nach dem Anpassen muss man sie dann nur als Dokumentvorlage speichern.

In einer solchen Dokumentvorlage sollte man zunächst einzelne Vorlagen für Titelblatt, Inhaltsverzeichnis, Text und Index erzeugen. Anders als Word verwaltet OpenOffice diese nicht als Abschnitte, sondern als Seitenvorlagen. Um eine neue zu erzeugen, klickt man im Stylist auf das vierte Icon der Symbolleiste. In einer Liste erscheinen dann alle vorhandenen Seitenvorlagen. Ein Klick mit der rechten Maustaste öffnet ein Kontextmenü, um die selektierte Vorlage zu ändern oder eine neue aus ihr zu erzeugen. Dabei übernimmt die neue Vorlage alle Einstellungen wie Seitenränder, Ausrichtung (hoch respektive quer) oder Art der Seitennummerierung. Diese Einstellungen muss man nur entsprechend anpassen und jeweils die Art der Seitenummerierung einstellen, für die Titelseite keine Nummerierung, fürs Inhaltsverzeichnis römische Zahlen und im Fließtext arabische Ziffern vorsehen.

Unter ‘Verwalten’ legt der Typ der Folgeseite fest, welche Vorlage OpenOffice nach einem manuellen Seitenumbruch verwenden soll. Auf diese Weise kann man die Reihenfolge im Voraus festlegen, sodass Titelseite aufs Inhaltsverzeichnis und dieses auf den Fließtext verweist. Das erspart während der Arbeit die manuelle Auswahl der passenden Vorlage.

Eine weitere Vorlage hilft, Seiten zwischendurch im Querformat einzufügen. In einer Kopie des Textkörpers muss man dazu nur die Ausrichtung auf ‘Querformat’ umstellen und gibt als Typ für die Folgeseite ‘Textkörper’ an. So kann man nach einem manuellen Seitenbruch das Querformat auswählen, ein weiterer Seitenumbruch wechselt automatisch zum Normaltext.

Nach den Seitenvorlagen folgen die Absatzvorlagen, die Schriftart, Zeichengröße und weitere Einstellungen für Überschriften und Textkörper festlegen. Diese Vorlagen sind ebenfalls hierarchisch organisiert, sodass alle untergeordneten Vorlagen die Einstellungen erben. Alle Formatierungen, die nach einer Änderung nicht mit der übergeordneten Vorlage übereinstimmen, bleiben dabei unangetastet. So bleiben unterschiedliche Schriftarten, -größen oder Attribute wie fett oder kursiv in jeder Gliederungsebene, auch wenn man sie in der Absatzvorlage ‘Überschrift’ umstellt.

Ebenso wie Seitenvorlagen enthalten auch Absatzvorlagen einen Verweis auf die Folgevorlage, um zum Beispiel einer ‘Überschrift 1’ stets ‘Textkörper’ folgen zu lassen. Sobald man beim Tippen die Eingabetaste drückt, wird dem nachfolgenden Text immer die passende Vorlage zugeordnet.

Damit im fertigen Dokument wie geplant jede Hauptüberschrift auf einer neuen Seite erscheint, muss in ‘Überschrift 1’ auf der Registerseite ‘Textfluss’ lediglich die Option aktiviert sein, vor diesem Absatztyp einen Seitenumbruch durchzuführen.

Neben diversen Einstellungen wie Schrift, Ausrichtung und Hintergrund enthält der Dialog auch Optionen zur Nummerierung. Sie beruhen auf einer eigenen Art an Vorlagen, die sich unter ‘Nummerierungsvorlagen’ finden und für jede Gliederungsebene das Format vorgeben. So ordnet er in ‘Überschrift 1’ bis ‘Überschrift 10’ unter ‘Nummerierung’ die jeweilige Vorlage zu. Die Nummerierungsvorlagen selbst lassen sich auch später ändern, wobei sich die Modifikationen auf alle bestehenden Absatzvorlagen auswirken.

Damit Überschriften von Einleitung oder Literaturverzeichnis ohne Nummerierung erscheinen, genügt es, im Stylist aus ‘Überschrift 1’ eine neue Vorlage zu erstellen. Dazu selektiert man die Vorlage und klickt in der Symbolleiste rechts auf ‘Neue Vorlage aus Selektion’ und nennt die neue Vorlage etwa ‘Überschrift 1 ohne Nummerierung’. In den Einstellungen schaltet man die Nummerierung einfach ab. Diese Überschrift übernimmt OpenOffice dann in derselben Gliederungsebene wie die Hauptüberschriften auch ins Inhaltsverzeichnis, da sie auf ‘Überschrift 1’ beruht.

Einer solchen Überschrift folgt standardmäßig die Vorlage ‘Textkörper’. In ihr ließe sich zwar der Einzug für die erste Zeile eines Absatzes einstellen, das wäre aber unpraktisch, da ja unter einer Überschrift kein Einzug erfolgen soll. Diesen Einzug müsste man im Text jedes Mal manuell beseitigen. Mit der passenden Absatzvorlage ist das aber auch kein Problem. In der Vorlage ‘Textkörper’ passt man Schrift und Zeichengröße sowie weitere Einstellungen an. Von Bedeutung ist insbesondere der Umgang mit Schusterjungen und Hurenkindern. Ein Hurenkind ist die letzte Zeile eines Absatzes, die allein am oberen Rand der nächsten Seite steht, ein Schusterjunge dagegen die erste Zeile eines Absatzes, die allein am unteren Rand der Vorseite steht. Beide verhindert man durch Einstellen der Anzahl der Zeilen eines Absatzes, die mindestens auf einer Seite stehen sollen. Falls diese nicht mehr auf die Seite passen, wird der gesamte Absatz auf die nächste Seite verschoben.

Um alle Absätze außer dem ersten nach einer Überschrift einzurücken, dient nun eine Kopie der Vorlage ‘Textkörper’, die man etwa ‘Textkörper mit Einzug’ nennt. In dieser Kopie rückt man nur die erste Zeile ein, behält aber alle anderen Einstellungen. Um diese Vorlage allen Absätzen zuzuordnen, die keiner Überschrift folgen, muss man sie in ‘Textkörper’ nur als Folgevorlage deklarieren. Nach einer Überschrift folgt dann automatisch ein Absatz ohne Einzug, alle weiteren mit Einrückung.

Der Stylist eignet sich darüber hinaus vorzüglich, im Text mit Formatierungen zu experimentieren und mit wenigen Klicks in vorhandene oder neue Vorlagen zu übernehmen. Dazu markiert man lediglich einen Teil des fertig formatierten Textes, selektiert im Stylist die Vorlage und klickt auf das Symbol ‘Vorlage aktualisieren’. Per Drag & Drop geht dies noch schneller, indem man den markierten Text auf die gewünschte Vorlage zieht. Dabei zeigt eine Hilfslinie unterhalb der Vorlagen an, welche überschrieben wird, damit man nicht versehentlich die falsche ändert. Aus selektiertem Text lässt sich außerdem sehr einfach eine neue Vorlage erstellen. Dazu zieht man den Mauszeiger nur auf eine freie Stelle im Stylist-Fenster und achtet darauf, dass keine Hilfslinie zu sehen ist. Nach dem Loslassen der Maustaste erscheint ein Dialog, der die Eingabe eines Namens für die neue Vorlage erwartet.

An die Arbeit

Mit diesen Vorarbeiten stehen die Vorlagen in allen Teildokumenten zur Verfügung, die man nun erstellen kann. Für das spätere Layout ist zu beachten, dass man unbedingt schon vorher festlegt, auf welchem Drucker man die Endversion ausgibt. Wie auch Word orientiert sich OpenOffice nämlich am installierten Treiber und dessen Einstellungen wie nicht druckbare Seitenränder. Eine Änderung des Druckertreibers führt dann dazu, dass sich die Zeilen verschieben und das Layout zerstören. Auch wenn man zu Hause nur einen Tintenstrahldrucker und das fertige Manuskript auf einem Laserdrucker ausgeben möchte, sollte man das Dokument unbedingt auf Basis von dessen Treiber bearbeiten und diesen gegebenenfalls natürlich vorher installieren.

Stellt sich während der Arbeit beispielsweise heraus, dass die Überschriften zu klein geraten sind, kann man die Vorlagen jederzeit ändern. Auch bereits bestehende Dokumente, die auf dieser Vorlage beruhen, übernehmen dann das neue Format. Beim Öffnen der jeweiligen Datei weist OpenOffice darauf hin und fragt, ob man die Änderungen übernehmen möchte.

Arbeitet man während eines Projekts über einen längeren Zeitraum immer mit denselben Vorlagen, kann man sie über ‘Datei/Dokumentvorlage/verwalten’ als Standardvorlage zuordnen und erspart sich so die manuelle Auswahl der Vorlage. Nach Abschluss des Projekts lässt sich die ursprüngliche Vorlage im Vorlagendialog per Klick auf die entsprechende Schaltfläche wieder rekonstruieren.

Auch wenn OpenOffice die Dokumente komprimiert abspeichert und die Dateien dadurch klein bleiben, empfiehlt es sich, Grafiken und andere Objekte nicht in die Datei einzubinden, sondern nur zu verknüpfen. Auf diese Weise kann man sie jederzeit bearbeiten, wobei im Dokument immer die aktuelle Fassung erscheint. Weiterhin ist es ratsam, sie in einem separaten Verzeichnis zu halten. Auch wenn man sie in ein anderes Verzeichnis verschiebt, lassen sich die Verknüpfungen über den Navigator sehr schnell rekonstruieren. Dazu klickt man im Dokument auf eine beliebige Grafik und wählt im Menü ‘Bearbeiten/Verknüpfungen’. Daraufhin öffnet sich ein Dialog, der alle eingebundenen Grafiken anzeigt. In diesem muss man nur alle Grafiken selektieren und über die Schaltfläche ‘Ändern’ den Speicherort für alle Dateien anpassen.

Alle Grafiken sind standardmäßig an einem Absatz verankert, sodass sie sich mit dem Text durch das Dokument verschieben. Allerdings behalten sie nicht immer ihre Position. So passiert es beispielsweise, dass sie auf der nächsten Seite erscheinen, wenn auf der aktuellen nicht mehr genügend Platz bleibt. In diesem Fall rückt der folgende Absatz nach vorne, sodass die Grafik selbst erst viel später erscheint. Das ist kein Fehler, lässt sich aber verhindern, indem man die Grafik in den Einstellungen einfach als Zeichen verankert. Über das Menü ‘Einfügen/Beschriftung’ kann man Abbildungen zusätzlich beschriften und daraus wie beim Inhalt ein Verzeichnis über ‘Einfügen/Verzeichnisse/Verzeichnisse ...’ erzeugen.

Zum Schluss setzt man alle Teildokumente über ‘Einfügen/Datei’ zum Gesamtdokument zusammen, in dem man letzte Feinarbeiten vornehmen kann. Der Navigator hilft vor allem, sich selbst in riesigen Dokumenten schnell zurechtzufinden. Er führt alle Bestandteile und Objekte wie Überschriften, Tabellen oder Grafiken auf und per Doppelklick gelangt man sofort zur entsprechenden Stelle im Dokument. Der Navigator bietet auch die Möglichkeit, Objekte direkt zu manipulieren, ohne erst an die Stelle im Dokument zu wechseln. So kann man sehr schnell kontrollieren, ob die Gliederungsebenen der Überschriften stimmen und direkt im Navigator nachbessern.

Für das Inhaltsverzeichnis positioniert man den Cursor auf der dafür vorgesehenen Seite und wählt im Menü ‘Einfügen/Verzeichnisse/Verzeichnisse’. Im Dialog bestimmt man unter ‘Einträge’ das Format für die Inhaltszeilen aller Gliederungsebenen der Absatzvorlagen ‘Überschrift 1’ bis ‘Überschrift 10’. Für jede einzelne Ebene kann man hier den Aufbau für Kapitelnummer, Kapiteltext und Seitennummer samt Trennzeichen festlegen und so zwischen Kapitelnummer und Überschrift ein Leerezeichen oder einen Tabulator setzen.

Allerdings muss man dabei aufpassen, dass der Aufbau mit der Vorlage für das Inhaltsverzeichnis übereinstimmt. Die Seitenvorlage sieht beispielsweise nur einen Tabulator zwischen Überschrift und Seitenzahl vor. Um auch Kapitelnummer und Überschrift durch einen Tabulator voneinander zu trennen, muss man diesen noch von Hand in die Seitenvorlage einfügen.

Gesunde Alternative

Mit seinem Vorlagenkonzept ist OpenOffice für große Dokumente mindestens so geeignet wie das Microsoftsche Vorbild - bürdet dem Anwender aber keine Probleme mit verrutschten Bildern oder verschobenen Fußzeilen auf. Wer sich an ein solches Mammutvorhaben wagen muss, sollte ruhig umsteigen; die Einarbeitungszeit lohnt sich in jedem Fall. (db)

Literatur

[1] Alexandra von Cube, Teile und herrsche, Lange Dokument in Word: Vorlagen, AutoTexte und Markierungen, c't 21/98, S. 218 ()