Totale Kommunikation
Just zur CeBIT beginnt Microsoft mit dem zweiten Beta-Test seines kommenden Office-Pakets. Gegenüber der ersten Vorversion aus dem Herbst vorigen Jahres überrascht sie durch Neuerungen, die insbesondere den Datenaustausch mit anderen Applikationen und die Arbeit im Team betreffen. Als ‘Office 2003’ soll das Paket im Sommer erscheinen.
Word, Excel, PowerPoint, Access und Outlook bilden weiterhin die Hauptkomponenten des Pakets. Neu zu der Office-Familie gesellt sich InfoPath, ein Tool zum Erstellen, Bearbeiten und Ausfüllen von Formularen. Insider vermuten hinter diesen Bestrebungen einen Angriff Microsofts gegen Adobes PDF, das sich ebenfalls immer mehr dem Verarbeiten elektronischer Formulare widmet (siehe auch c't 6/2003 S. 148). InfoPath nimmt Daten nicht nur vom Anwender, sondern auch von anderen Programmen entgegen, etwa einer Datenbank. In einer telefonischen Bestellannahme beispielsweise muss der Benutzer nur die Kundennummer eintippen, um die vollständige Anschrift automatisch zu übernehmen. Sämtliche Office-Komponenten werden InfoPath-Dokumente unterstützen, und da die Software ähnlich wie PDF auch Dokumente mit vorgegebenem Layout transportiert, wird man voraussichtlich schon bald InfoPath-Dokumente an allen Fronten, etwa im Internet, antreffen. Mit OneNote kommt außerdem ein Programm hinzu, um Notizen aller Art zu verwalten. Beide Anwendungen sind zwar in der neuen Vorversion enthalten, laut Microsoft steht aber noch nicht endgültig fest, ob sie auch in der fertigen Version zum Paket gehören oder doch als separate Produkte erscheinen.
Mit Office 2003 verabschiedet sich Microsoft weitgehend von den proprietären Dateiformaten, auch wenn sie weiter unterstützt werden. Seit der Beta 2 bieten alle Office-Anwendungen eine umfassende XML-Unterstützung. Durch benutzerdefinierte Schemata können Dokumente unabhängig von Applikation, Server oder Betriebssystem die Daten anderer Anwendungen wie SQL-Datenbanken direkt in Dokumente einbinden. Dabei sind die Daten dynamisch mit dem Dokument verknüpft, sodass sämtliche Modifikationen, ob an der Datenquelle oder in einem darauf Bezug nehmenden Dokument, alle anderen lokalen oder irgendwo im Netz gespeicherten Dateien aktualisieren. Beim Import von Daten einer externen XML-Datei erscheint in einem eigenen Fenster die Struktur der Datei; durch Aktivieren einzelner Felder übernimmt die Office-Anwendung diese ins aktuelle Dokument.
Teamarbeit
Zahlreiche Neuerungen betreffen die Zusammenarbeit und die Kommunikation in Arbeitsgruppen. Im Zusammenspiel mit einem Windows-Server und den so genannten SharePoint-Services können Teammitglieder in Word, Excel, PowerPoint und OneNote über einen gemeinsamen Arbeitsbereich direkt auf den SharePoint-Server zugreifen und Dokumente zusammen bearbeiten oder Termine für Besprechungen verwalten. Dazu zeigt ein Fenster eine Liste aller Teammitglieder samt Angaben darüber an, welche gerade online sind. Per Mausklick können sich Kollegen gegenseitig E-Mails und Dokumente schicken oder Nachrichten direkt auf ihren Bildschirm senden.
Das Teamwork erleichtert in Office 2003 außerdem die Option, einzelne Stellen in Dokumenten so zu markieren, dass nur bestimmte Personen diese ändern können. Der Verfasser kann so zum Beispiel den kompletten Text vor Änderungen schützen und danach jedem Kollegen einzelne Passagen zuweisen, die er überarbeiten darf. Das stellt auch sicher, dass nicht mehrere Personen gleichzeitig an denselben Stellen arbeiten, was ein späteres Synchronisieren mehrerer Fassungen erschweren würde.
Die ‘Research Library’ gibt dem Benutzer aus den Office-Anwendungen heraus direkten Zugriff ins lokale Netz oder ins Internet, um nach Informationen zu suchen. Aus dem Dokument heraus kann man so internen Datenbanken etwa aktuelle Umsatzzahlen entnehmen und sehr einfach direkt in einen Bericht oder als strukturierte XML-Daten in Excel einfügen.
Kommunikationstalent
Die auffälligsten Änderungen hat Microsoft an Outlook vorgenommen, die insbesondere den Umgang mit E-Mail betreffen. Der Posteingang wirkt wesentlich kompakter und zeigt nur die notwendigen Daten an, etwa nur die Uhrzeit des aktuellen Tages. Das neue Vorschaufenster erscheint nun auf der rechten Seite im Hochformat. Durch die Umgestaltung passt fast doppelt so viel Text auf den Bildschirm, was das Lesen von E-Mails erleichtert.
So genannte Suchordner helfen, E-Mails leichter zu verwalten. Diese virtuellen Ordner enthalten die Ergebnisse vorher festgelegter Suchabfragen, wobei die E-Mails selbst im Originalordner bleiben. So kann man beispielsweise alle firmeninternen oder zur Weiterverfolgung markierte E-Mails in jeweils eigenen Ordnern anzeigen, ohne die Nachricht selbst zu verschieben. Das bietet auch den Vorteil, dass eine E-Mail in mehreren dieser Suchordner auftauchen kann. Firmeninterne E-Mails mit hoher Priorität, die gleichzeitig zur Nachverfolgung markiert sind, finden sich so in mehreren Suchordnern, belegen aber nur einmal Platz auf der Platte.
Die Flut von Spam-Mails versucht Outlook mit einem neuen Filter zu bekämpfen. Im Unterschied zur derzeitigen Version, die Spam-Mail lediglich über den Absender aussondert, prüft Outlook 2003 anhand von typischen Merkmalen, ob es sich um ungewollte Werbebotschaften handeln könnte. Damit nicht wichtige E-Mails verloren gehen, kann der Benutzer Absenderadressen oder Domains von der Behandlung ausschließen. Ob dieses Verfahren sich in der Praxis bewährt, muss sich noch zeigen. Um eine möglichst große Anzahl an Spam-Mails zu erkennen, will Microsoft den Junk-E-Mail-Filter aber bei Bedarf über ein automatisches Update aktualisieren. (db)
Microsoft, Halle 4, Stand A3 ()
