Arbeit im Fluss

Die einstige Spezialausstellung für Dokumentenmanagementsysteme gab ihre Abschiedsvorstellung am Standort Essen, künftig soll sie in Köln stattfinden. Gut 17 000 Fachbesucher sorgten für einen Hauch von Gedrängel rund um die 350 Aussteller. Zwar gab es auch diesmal alles für den Aktenkanal vom Scanner über die elektronische Vorlage bis zum papierlosen Langzeitarchiv zu sehen, doch mehr denn je drängten sich andere Hilfsmittel ins Rampenlicht.

Vielerorts stand die Optimierung des Dokumentenflusses im Vordergrund, etwa bei Microsoft, das zusammen mit seinem Partner Bearingpoint für Anwendungen des Sharepoint Portal Server trommelt. Formulare und Laufzettel, die nach Erhalt der notwendigen Einträge durch den Benutzer automatisch den nächsten Sachbearbeiter ansteuern, lassen sich direkt mit Infopath 2003 als Frontend gestalten. Die Zuordnung zu Mitarbeitern kann man dabei als Anwender direkt in Form von Routinen für bestimmte Events in ein Formular hineinprogrammieren. Dennoch propagiert das Beratungshaus für jede Installation ein eigenes Customizing, damit zweckmäßige Abläufe herauskommen.

Die Firma Daa stellte als eine Komponente ihres modularen Prozessmanagementsystems Scanview 5.0 einen grafischen Designer vor, mit dem sich anwendungsübergreifende Abläufe definieren lassen. Das Modul verzahnt sich mit Dokumentenserver und -betrachter sowie der Formularsoftware Form Edit zum Anlegen etwa von Dialogmasken.

Wenn das Eintreffen eines Briefes automatisch den passenden Bearbeitungsvorgang durchläuft, ohne erst den Bildschirm eines Mitarbeiters zum Leuchten zu bringen, sprechen die Softwareanbieter von Dunkelbuchung. Dafür muss das System freilich unterscheiden können, ob die vom Scanner gelieferte TIF-Datei eine eingegangene Bestellung oder eine Rechnung wiedergibt und wer das Schreiben geschickt hat. Für diese Dokumentenerkennung hat IRIS sein ab 466 Euro angebotenes Werkzeug Iriscapture for Invoices 7 so weiterentwickelt, dass es jetzt die gesamte Fläche einer gescannten Briefseite nach bestimmten Schlüsselwörtern durchsuchen kann, um etwa die Empfängeranschrift oder das Rechnungsdatum zu identifizieren.

ELO hat in die Neuvorstellung DocXtractor, die als Zusatzmodul der Dokumentenmanagementsysteme Eloprofessional und Eloenterprise zum Einsatz kommt, gleich ein ganzes Bündel von Analysatoren eingebaut. Diese suchen gezielt nach scharf oder unscharf umrissenen Wortmustern, nach vorgegebenen Zeichenformaten, die etwa eine charakteristische Datumsschreibweise ausmachen, oder nach grafischen Elementen wie Firmenlogos. Für daraus abgeleitete Schlüsse kann das Programm zusätzliche Prüfungen durchführen, um etwa die Plausibilität seiner Erkenntnisse zu sichern, bei bestimmten Bedingungen eine zusätzliche Meldung auszugeben oder doch einen menschlichen Bearbeiter ins Boot zu holen. Der Aufwand lohnt sich allerdings erst bei recht hohem Datenaufkommen: Der Hersteller hat sein Angebot just für kleinere Betriebe erweitert, die „nur“ 500 Dokumente pro Tag zu verarbeiten haben. Diese müssen sich für die Software - Dokumentenmanagementsystem, grafischen Workflow-Designer, Dokumentenerkennung und Archivpflege - auf einen Einstiegspreis von 20 000 Euro gefasst machen.

Das Dokumentenmanagementsystem Windream lässt sich kostengünstiger von Hand füttern. Seine in c't 11/03 vorgestellte Einzelplatzversion hat der Hersteller mit einem intensiv überarbeiteten Setup aufpoliert und lässt sie jetzt durch Support-Partner vertreiben. Als weitere Neuerung ist Windream to go auf den Markt gekommen, mit dem sich ausgewählte Inhalte der Dokumentenverwaltung mitsamt allen Recherche-Möglichkeiten exportieren lassen. Auf diesem Wege produzierte Dokumenten-Container enthalten eine Laufzeitumgebung, mit der man nicht nur die abgelegten Informationen über die exportierten Unterlagen, sondern auch mitexportierte Abfrageprofile auf beliebigen Windows-Rechnern nutzen kann. Mit diesem Ansatz kann man nicht nur Archivauszüge etwa im Notebook auf Reisen durchstöbern, sondern auch Katalogseiten oder Projektdokumentationen mitsamt Suchfunktionen auf CD für einen größeren Benutzerkreis zugänglich machen.

Außerdem gab es auf dem Windream-Stand die Klassifizierungs-Engine Infolution des gleichnamigen Herstellers (Vertrieb) zu sehen. Diese Anwendung verblüffte gleich mit zwei ungewohnten Fähigkeiten: Zum einen kann sie, ähnlich wie man das von assoziativen Suchmaschinen kennt, Schriftstücke aus einem größeren Dokumentenbestand anhand von Wortmustern nach inhaltlichen Gesichtspunkten zu Gruppen zusammenfassen. Das Programm baldowert aber nicht nur die relevanten gemeinsamen Schlüsselwörter dieser Gruppen aus, sondern macht auch Angaben über die Zusammenhänge dazwischen. Dabei könnte man in einem einschlägigen Archiv Texte über Betriebssysteme finden, in denen Begriffe wie „Windows“, „Linux“ oder „SuSE“ vorkommen, und zusätzlich erführe man schon vor dem Anlesen dieser Texte, dass die Ersteren beiden miteinander konkurrieren, „SuSE“ aber für eine Distribution von „Linux“ steht.

Als zweite Überraschung lassen sich automatische Zusammenfassungen der analysierten Texte abrufen, die im Unterschied zu einfacheren Lösungen darauf eingehen, für welche Stichworte sich der Anwender interessiert. Wenn etwa ein Fragesteller das Archiv nach den Begriffen „Verbreitung“ und „Kosten“ auswertet und ein anderer nach „Netzwerk-Konfiguration“, mögen einige Texte auf beiden Antwortlisten auftauchen. Sie werden den Benutzern aber mit unterschiedlichen Zusammenfassungen präsentiert. Die Professional Edition der Engine ist unter www.infolution.com für knapp 1200 Euro zu beziehen, eine Enterprise-Version, die sich mit spezifischen Wörterbüchern zusätzlich trainieren lässt, kostet, angepasst als Windream-Zusatzmodul, etwa 4000 Euro.

Mit Brief und Siegel

Gotomaxx tritt an, Firmen den elektronischen Rechnungsversand schmackhaft zu machen. Um sich den anschließenden Postversand der gedruckten Rechnung zu sparen, muss der Absender elektronische Rechnungen nach geltendem Recht mit einer qualifizierten digitalen Signatur schützen. Das Programm maxx Secure Sign arbeitet als lokales Add-in zum PDFMailer Server desselben Herstellers. Dieses ab 2840 Euro erhältliche Paket klinkt sich als virtueller Drucker in einen Windows-Rechner ein und erledigt dorthin geschickte Druckaufträge, indem es den Inhalt in eine PDF-Mail verwandelt und nach einer PIN-Abfrage beim Auftraggeber per VPN an ein vorgegebenes Trustcenter schickt. Alternativ spricht das Programm mit einer im LAN vorhandenen Signtrust-Signaturbox, die wie ein eigenes Trustcenter fungiert, und verschickt bereits Mails mit signierten PDF-Dokumenten. Für diese Variante fallen zusätzliche Kosten für den Erwerb der Signaturbox an, dazu kommen in beiden Fällen Gebühren von 15 Cent je Signiervorgang sowie monatliche Wartungspauschalen für die Software. Eine dritte Alternative mit Zugriff auf einen lokal angeschlossenen Chipkartenleser hat der Hersteller in Vorbereitung. Schon jetzt offeriert Gotomaxx das in der Einzelplatzversion kostenlose Signaturarchiv, das nicht nur Druckaufträge zusätzlich als PDF-Dokumente ablegt, sondern anderweitig angelieferte signierte PDFs nebenbei auf Unversehrtheit prüft.

Mit einem Anscheinsbeweis auf dem Niveau einer fortgeschrittenen Signatur gibt sich die Unterschriften-Software von Signotec zufrieden. Ein Plug-in für Acrobat Writer oder Adobe Reader zum Preis von 138 Euro nimmt die biometrischen Daten einer handschriftlichen Signatur von einem angeschlossenen Zeichentablett oder vom Display eines Tablet PC auf und schützt das so unterzeichnete PDF-Dokument vor nachträglichen Veränderungen. Das Programm Signosign agiert zusätzlich als PDF-Betrachter, der damit ausgefüllte Formulare im Unterschied zum kostenlosen Adobe Reader auf Platte speichern kann. Sollte die Authentizität der erfassten Signatur nachträglich angezweifelt werden, lässt sich mit weiterer Signotec-Software eine Referenzunterschrift erfassen und anhand der aufgezeichneten Merkmale wie Schriftbild, Zeitprofil der Stiftbeschleunigungen in X- und Y-Richtung sowie des Stiftanpressdrucks mit der ursprünglichen Unterschrift vergleichen. Mit Hilfe eines Entwicklerkits kann man alle maßgeblichen Funktionen auch in individuelle Anwendungen einbetten. (hps)