Flügel für den Boten
Immer mehr Nachrichten prasseln täglich auf die Postfächer ein. Ohne ein cleveres Mail-Programm verliert man da schnell den Überblick. Den Alleskönner gibt es unter den Clients zwar nicht, aber Mozillas Thunderbird lässt sich um viele nützliche Funktionen erweitern. Dadurch verlieren auch Mitbewerber mit langer Ahnenreihe an Relevanz.
- Herbert Braun
- Holger Bleich
Mail-Programme sind die grauen Mäuse auf dem Arbeitsplatzrechner. Mit ihnen beschäftigt man sich weniger gerne, sie gelten als notwendiges Übel. Als sich etwa die Mozilla-Suite in Firefox und Thunderbird aufspaltete, nahm die Browser-Sparte all den Glamour mit und drängte die Donnervogel-Entwickler später aus der gemeinsamen Firma. Und während jede Neuerung am Internet Explorer für Schlagzeilen sorgt, nahm man Microsofts Umstieg von Outlook Express auf Windows Mail eher mit einem Schulterzucken zur Kenntnis.
Der unauffällige Siegeszug von Thunderbird hat dafür gesorgt, dass andere eigenständige Mail-Spezialisten selten geworden sind: Den Veteranen Eudora hat Hersteller Qualcomm längst eingestellt, um Pegasus ist es sehr ruhig geworden, allenfalls The Bat zuckt noch mit den Schwingen. Mulberry gilt mit seiner vorbildlichen Implementierung der Standards und gewöhnungsbedürftiger Oberfläche als Admins Liebling und ähnelt in dieser Hinsicht schnellen Konsolen-Clients wie pine. Browser mit eingebautem Mail-Client wie der Mozilla-Suite-Nachfolger SeaMonkey und Opera haben Seltenheitswert. In Büroumgebungen läuft statt eines Mail-Spezialisten oftmals ein Informationsmanager mit Groupware-Funktionen wie Outlook, Entourage oder Lotus Notes.
Webmail macht es sogar möglich, auf einen Mail-Client komplett zu verzichten, allerdings scheint dies kaum jemand zu tun – dabei können die Oberflächen von Google Mail oder Yahoo Mail durchaus mit Komfort punkten. Microsoft versucht mit Windows Live Mail, das Beste aus Desktop- und Web-Client zu kombinieren. Für die Gruppenarbeit im Browser empfiehlt sich die Client-Server-Lösung Open-Xchange, die allerdings in gehosteten Versionen nicht ganz billig ist.
Standard IMAP
Usus geworden ist es für die Mail-Nutzer, ihre Nachrichten nicht mehr per POP3 auf den Rechner zu holen, sondern mit IMAP aufs Postfach zuzugreifen. Die Mails verbleiben dabei auf dem Server, der Client zeigt lediglich eine temporäre Kopie an. Anders als bei POP3 hat der Nutzer mit IMAP nicht nur Zugriff auf eine Inbox, sondern darf sich eine serverseitige Ordnerstruktur anlegen.
Der Vorteil von IMAP liegt auf der Hand: Die gesamte Mail-Organisation findet auf dem Server statt, zugreifen kann man mit jedem IMAP-fähigen Programm, sei es vom PC, dem PDA oder dem Handy aus. Bietet der Mail-Provider zusätzlich noch ein Webfrontend, genügt ein Browser im Internetcafé, um das Postfach inklusive der Ordnerhierarchie verwalten zu können.
Weil IMAP den Mailserver stärker belastet und viel mehr Speicherplatz erfordert als POP, zierten sich die Provider lange Zeit, es anzubieten. Doch mittlerweile existieren kaum noch Angebote ohne IMAP. Und weil die Alternative zum Standard geworden ist, haben auch die Software-Hersteller nachgezogen. Nutzten etwa Outlook Express oder frühe Versionen von Thunderbird die Möglichkeiten des Protokolls kaum, sind die aktuellen Implementierungen ohne Fehl und Tadel. Einen vernünftigen Grund, POP zu nutzen, gibt es nicht mehr.
So haben sich denn auch wuchernde Verzeichnisstrukturen in den Mail-Postfächern gebildet. Thunderbird kennt einige Erweiterungen, die beim Navigieren zwischen den Ordnern helfen – etwa QuickFolders, das eine Art Favoritenleiste in Tab-Optik ins Programmfenster zeichnet, oder Nostalgy, das den Wechsel zwischen verschiedenen Verzeichnissen mit Hilfe einer Eingabezeile sehr bequem gestaltet.
Durchsuchungsbefehl
Doch selbst wenn man noch so fleißig seine Mails in die richtigen Verzeichnisse einsortiert, wird irgendwann der Griff zur Volltextsuche unausweichlich. Suche, Verschlagwortung, Filterung und automatische Sortierung sind unverzichtbare Helfer gegen den Informations-Overkill und unterstützen den Nutzer dabei, aus Tausenden empfangener Mails genau die richtige herauszufischen.
Vor allem mit der Volltextsuche ihres Clients sind viele Nutzer unzufrieden. Thunderbird kann die Suche auf einzelne Header-Einträge wie Absender oder Betreff beschränken, doch scheint das manche User eher zu verwirren als ihnen zu nützen. Mulberry und The Bat beherrschen reguläre Ausdrücke in Suchbegriffen; hier gibt es für Thunderbird noch Nachholbedarf.
Soll der Client in einem großen Nachrichtenbestand suchen, kann das zur Geduldsprobe für den Nutzer werden. Das Tempoproblem der Desktop-Clients hat mit IMAP zu tun: In der üblichen Konfiguration kommen die Suchergebnisse vom Server. Der Client delegiert die Anfrage nur – und wie schnell er eine Antwort bekommt, hängt von nicht beeinflussbaren Faktoren ab, etwa der Hardware-Ausstattung oder der Auslastung.
Abhilfe kann man nur schaffen, indem man das Programm entgegen den üblichen Voreinstellungen anweist, alle Mails zusätzlich lokal zu speichern und in diesen Kopien zu suchen. Eine Indexierung aller Mails, wodurch auch automatische Vervollständigung der Suchbegriffe möglich würde (wie in Opera), hat Thunderbird nicht im Angebot.
Virtuelle Ordnung
Weil Suchtreffer oft so langes Warten erfordern, kann es sich lohnen, sie in virtuellen Verzeichnissen aufzubewahren, die dauerhaft bereitstehen. Ganz ähnlich funktionieren die Schlagwörter, die man bei Thunderbird Nachrichten beliebig zuordnen kann. Solche virtuellen Verzeichnisse, die in anderen Mail-Clients auch unter den Namen „Ansichten“, „Kategorien“, „Filter“ oder „Cabinets“ auftauchen, machen einen Nachteil von IMAP wett: Sie erlauben, die gleiche Nachricht unter mehreren Begriffen (etwa „eilig“ und „Dienstanweisung“) wiederzufinden, egal in welchem IMAP-Ordner sie liegt.
Praktisch ist auch eine Account-übergreifende Ansicht der ungelesenen Nachrichten, wie sie zum Beispiel Opera oder die Thunderbird-Erweiterung Additional Folders View bieten. Farbige Markierungen heben einzelne Nachrichten hervor. Leider lassen sich diese Meta-Informationen nicht auf dem IMAP-Server ablegen, sodass sie beim Wechsel auf einen anderen Client oder einen anderen Rechner verloren sind.
Anders sieht es bei der automatischen Sortierung aus. Beispielhaft einfach lassen sich in Thunderbird der Inbox vorgeschaltete Filterregeln definieren, anhand derer das Programm Mails verschiebt, kopiert, weiterleitet, löscht oder als gelesen kennzeichnet – sehr hilfreich, wenn man sich nicht gerne vom Mail-Icon, das auf neue Nachrichten hinweist, aus seinem Arbeitsfluss reißen lässt. Was sich nicht automatisch umsortieren lässt, kann man mit der Erweiterung Quickfile bequem in Standardverzeichnisse verschieben.
Doch bevor diese Filter ihr Werk tun, haben andere Vorsortierer durchschnittlich bereits 85 Prozent des Posteingangs als Müll erkannt und beseitigt. Wichtigstes Werkzeug zur Spam-Bekämpfung sind selbstlernende Bayes-Filter, eventuell ergänzt durch schwarze und weiße Listen. Auch wenn die meisten Mail-Provider bei der Junk-Bekämpfung mithelfen, wird es in der Praxis kaum ohne clientseitige Filterung gehen. Thunderbird war einer der ersten Mailer, die standardmäßig einen Bayes-Filter enthielten; nach einer Anlernphase versieht er zuverlässig seinen Dienst.
Während Thunderbird sein Bordwerkzeug mitbringt, ist man bei einigen Clients (beispielsweise Outlook Express und Mulberry) auf externe Spezialisten wie Spamihilator oder K9 (der allerdings nur POP3 beherrscht) angewiesen. Diese Programme schalten sich dem Mailer als Proxy vor und sortieren die Mails nach Spam und Ham. Allerdings müssen sie wie der Bayes-Filter von Thunderbird zur Analyse trotz IMAP die komplette Nachricht herunterladen, Bandbreite sparen sie also nicht.
Streitfall HTML
An HTML-Mails scheiden sich die Geister, aber etwas Lesbares sollte der Client in jedem Fall aus einer so gestalteten Nachricht herausholen können. Zum Glück für Puristen und Sicherheitsbewusste liegt vielen HTML-Nachrichten auch eine Klartext-Variante als Alternative bei. Lobenswert ist die Thunderbird-Option, potenziell gefährlichen HTML-Code auszufiltern („Vereinfachtes HTML“) – weniger lobenswert, dass dies nicht die Voreinstellung ist. Und dass Thunderbird (ebenso wie etwa Windows Mail) beim Schreiben das HTML-Format voreingestellt hat, ist regelrecht ärgerlich.
Wer HTML-Formatierungen abgestellt hat, kann in Thunderbird mit der Erweiterung Allow HTML Temp im Bedarfsfall schnell zurückschalten. Die Erweiterung lässt auch die Wahl, ob der Client Grafiken vom Server nachladen darf, was allerdings der Absender als Empfangsbestätigung missbrauchen kann.
Auch bei ganz normalen Textnachrichten bereitet die Darstellung mitunter Probleme. Eine Schwachstelle sind umbrochene Links in Zitaten, wie sie etwa Outlook und Outlook Express produzieren. Abhilfe für Thunderbird-Nutzer, die solche Mails empfangen, bietet die Erweiterung QuoteCollapse. Eine andere Erweiterung spart Nerven bei der Ansicht von angehängten Bildern innerhalb des Vorschaufensters: Das Add-on ImageZoom passt Grafiken automatisch an die Fenstergröße an.
Schreibweise
Wörterbuch und Rechtschreibkorrektur bringen immer mehr Mail-Programme mit; für Thunderbird gibt es ein deutsches Wörterbuch als Erweiterung. Für den Vielversender noch nützlicher sind aber Textbausteine, wie sie die Erweiterung Quicktext verwaltet. Damit lassen sich auch Signaturen wechseln – was jedoch noch einfacher mit SignatureSwitch geht. Einen ähnlichen Zweck können Mail-Vorlagen erfüllen.
Für Verschlüsselung und Authentifizierung bieten sich S/MIME oder PGP an – letzteres ist allerdings in Clients wie Windows Mail gar nicht verfügbar. Thunderbird lässt sich mit dem Add-on EnigMail in Verbindung mit GnuPG zu einem leicht zu bedienenden Verschlüsselungsspezialisten erweitern.
Wer eine Mail weiterleitet, wird in der Regel auch die Antwort dazu bekommen, selbst wenn diese für den ursprünglichen Absender gedacht war – ein häufiges Versehen, das der Weiterleitende mit der Thunderbird-Erweiterung Mail Redirect verhindern kann. Diese schickt eine oder auch mehrere Nachrichten an einen anderen Adressaten, ohne den From-Header der ursprünglichen Mail zu ändern (auch „bouncen“ genannt).
Adressaten
Noch unauffälliger als der Mail-Client selbst ist sein Adressbuch. Verzichten kann aber kaum jemand auf diesen stillen Helfer – die Beliebtheit von Apple Mail zum Beispiel dürfte auch mit dessen enger Integration mit dem Mac-OS-Adressbuch zu tun haben, auf das zum Beispiel Thunderbird keinen Zugriff hat.
Um schnell den Adressbestand aufzufüllen, bietet sich für Thunderbird-Nutzer die Erweiterung EMail Address Crawler an. Sie durchstöbert alle vorhandenen Nachrichten und fügt gefundene Mail-Adressen ins Adressbuch ein. AddressContext leistet dasselbe für eine einzelne Mail und speichert alle Sender- und Empfängeradressen.
In Thunderbird bekommt der Benutzer das Adressbuch erst zu Gesicht, wenn er es explizit öffnet oder eine Mail schreibt. Im Hauptfenster ist es nicht zu sehen – lästig, wenn man es auch als Telefonliste benutzt. Die Erweiterung Contacts Sidebar behebt dieses Manko.
Größter Vorteil des Adressbuchs ist die automatische Vervollständigung von Mail-Adressen. Darin steckt aber die große Gefahr, versehentlich die falsche Adresse auszuwählen, vor allem, wenn Thunderbird neu hinzugekommene Einträge im Auswahldialog anzubieten hat. Wer Mails überwiegend innerhalb der Firma verschickt, kann die Vervollständigung ausschalten und mit der Thunderbird-Erweiterung Allow Local Addresses die zur eigenen Adresse gehörige Domain als Voreinstellung setzen – das macht den Teil vor dem @-Zeichen zur gültigen Empfänger-Adresse. Die Erweiterung Folder Account setzt Default-Einstellungen für Absender und Empfänger abhängig vom ausgewählten Mail-Verzeichnis.
Das schönste Adressbuch nützt aber nicht viel, wenn der Benutzer an mehreren Rechnern arbeitet. Synchronisierung ist eine Wissenschaft für sich (der sich die kommende c't ausgiebig widmen wird), bei der sich Anwendungen wie Outlook oder Lotus Notes hervortun. Mit Erweiterungen wie Addressbooks Synchronizer, Zindus oder dem Funambol Mozilla Sync Client kann jedoch auch Thunderbird mithalten. Besonders elegant macht es die Erweiterung Sync Kolab, die das Adressbuch in einen IMAP-Ordner verpackt.
Gefragt ist bei vielen Benutzern die Kombination aus Mail-Client und Adress- und Terminverwaltung (PIM). Damit können nicht nur Outlook, Notes und Co. glänzen, sondern auch Thunderbird, sofern man ihn mit Erweiterungen wie Lightning (eine Variante von Mozillas Kalender-Anwendung Sunbird) oder Provider for Google Calendar ausstattet.
Aber sicher
Ohne zusätzliche Ausstattung zeigt sich Thunderbird anderen Clients gegenüber wenig kooperationsfreudig. Außerdem lässt das Programm wie viele andere Mailer Möglichkeiten zur Sicherung des Datenbestands missen. Zum Glück gibt es auch dafür clevere Erweiterungen: Möchte man etwa sämtliche Konteninformationen von Thunderbird sichern, weil zum Beispiel eine Neuinstallation von Windows ansteht, leistet die kleine Erweiterung Accountex gute Dienste.
Geht es um den Import und Export des Mail-Archivs, sind die ImportExportTools das Mittel der Wahl. Mit ihnen exportiert man auf Mausklick einzelne Mails oder ganze Folder im mbox- oder eml-Format. Die so gesicherten Dateien dienen als Backup, aber auch als rasch generierte Datenbasis für einen Mailer-Umzug. Das umfangreichere Mozbackup sichert den kompletten Adressbuch- und Mail-Bestand in einem Rutsch und schützt so vor den Unbilden, die mit einem plötzlichen Plattencrash einhergehen.
Fazit
Mozillas Thunderbird ist zwar weit davon entfernt, alle Bedürfnisse abzudecken, ist aber in Sachen Mail-Client nicht nur für Privatanwender das Maß der Dinge geworden. Der Client ist stabil, reich an nützlichen Funktionen und quelloffen. Einen entscheidenden Vorsprung gegenüber der Konkurrenz verschafft ihm aber die XUL-Schnittstelle, die den Client für selbst entwickelte Erweiterungen öffnet.
Viele Client-eigene Schwächen sind so schon behoben worden. Andere Projekte lassen noch auf sich warten. So haben die Kollegen bei unserer Umfrage unisono bemängelt, dass Thunderbird auch via Erweiterung kein Wiedervorlage-System bietet, das Nachrichten auf Wunsch unterdrückt und erst zu einem bestimmten Termin wieder an die Oberfläche befördert; andere Standalone-Clients können das allerdings auch nicht.
Auf die Frage, wie man denn die graue Maus auf dem Desktop zum optimalen E-Mail-Programm aufwerten könne, hat uns Kollege Jörg Wirtgen die beste Antwort geliefert: „Ich hab zwar so ein paar Ideen, wie das aussehen könnte … aber ach, eventuell muss ich mal lernen, wie man Thunderbird-Add-ons programmiert.“
"E-Mail professionell"
| Artikel zum Thema "E-Mail professionell" finden Sie in der c't 13/2009: | |
| Besser mailen mit Thunderbird und Co. | S. 140 |
| E-Mails manipulationssicher archivieren | S. 144 |
| Juristische Grundlagen der E-Mail-Archivierung | S. 147 |
| Tools und rechtliche Vorgaben für Newsletter | S. 150 |
(hob)
