Serienfax mit Word und WinFax

Bei früheren Versionen, beispielsweise mit WinFax 4 und Word 6 konnte man sogar Word-Dokumente mit beliebigen Adreßdatenbanken verknüpfen. Mit einem kleinen Trick und etwas mehr Zeitaufwand kann man sich jedoch helfen, hier die einzelnen Schritte:

Zuerst habe ich mir das neueste Makro von ftp://ftp.Symantec.com geholt. Es liegt unter public/deutsch/produkten/winfax/v80 und heißt word97.zip und datiert vom 14.5.97. Mit dem darin enthaltenen .doc-File habe ich die vorhandene Datei auf der lokalen Festplatte im Ordner C:\Programme\Symantec\Winfax\Makros ersetzt.

Anschließend habe ich im gleichen Ordner die Datei word70.doc gestartet (die auch gleichzeitig die Bedienungsanweisung darstellt) und mit dem in der Word-Kopfzeile neu erscheinenden Knopf `Makroinstallation starten´ eben dieses getan. Dabei habe ich alle default-Einstellungen des Makro-Installations-Assistenten unverändert gelassen. Im Formatvorlagenfenster von Word (das ist das kleine Fenster links neben dem Font-Fenster) erscheinen jetzt die Winfax-Formatvorlagen - oder besser Schlüsselwörter (beispielsweise `WfxFaxNum´) - nach denen Winfax beim Konvertieren den Text durchsucht. Solche Formatvorlagen gelten übrigens für den gesamten Absatz - bis zu einem Absatzende eben ...

Ein neues Dokument (leer) habe ich unter dem Namen Serienfax.doc angelegt und gespeichert. Der ersten Zeile habe ich die Formatvorlage `WfxRecipient´ zugeordnet, der zweiten die Vorlage `WfxFaxNum´. Danach folgt der zu sendende Text.

Im Menü `Extras/Seriendruck´ wurde der Seriendruck-Manager gestartet und unter `Punkt 1/Hauptdokument/Erstellen/Serienbriefe/aktives Fenster´ gewählt. Danach läßt sich der rechts daneben befindliche Knopf `Hauptdokument bearbeiten´ anklicken und in der Word-Icon-Zeile sieht man die Seriendruckfunktionen.

Falls man als Datenbank die Adressen einer Excel-Datei (beispielsweise Adressen.xls) benutzen will, darf man diese nicht im Fenster `Datenquelle öffnen´ auswählen, um sie anschließend direkt mit dem Serienbrief zu verknüpfen. Dies sieht zwar nach außen hin völlig korrekt und vom Ablauf her logisch aus, zeitigt aber beim Versenden der einzelnen Faxe die oben erwähnten Abstürze, stehende Rechner und blaue Schirme. Folgender Umweg ist jedoch erprobt: Word für Windows starten und eine neue Datei anlegen (beispielsweise Adressen.doc). Dann in `Extras/Seriendruck/ Hauptdokument erstellen/Serienbrief/aktives Fenster´ anklicken. Anschließend `Datenquelle/Daten importieren/Datenquelle öffnen´ und hier die .xls-Datei öffnen. Das Fenster `Arbeitsblatt öffnen´ ist ohne Änderungen zu übernehmen. Nun sind in der Iconzeile für die Seriendruckfunktionen die laufenden Nummern der Datenbankeinträge sichtbar. In dieser Zeile befindet sich ein Icon `Datenquelle bearbeiten´. Nach dem Anklicken öffnet sich ein Fenster mit den Datenbankeinträgen, in dem ein Druckknopf `Datenquelle´ zu sehen ist. Wenn man ihn anklickt, werden alle Datenbankeinträge in Tabellenform in das Hauptformular übertragen. Dies ist als .doc abzuspeichern.

Zurück zum Hauptdokument, dem Serienbrief: Bei geöffnetem Hauptdokument `Extras/Seriendruck/Datenquelle/Daten importieren/Datenquelle öffnen´ wird die eben erstellte Adreß-Datei geöffnet. Word bemängelt nun, daß im Hauptdokument noch keine Datenfelder eingetragen sind und fordert zum Bearbeiten des Hauptdokuments auf. Ich habe dann den Cursor in die erste Zeile gestellt, und den Knopf `Seriendruckfeld einfügen´ angeklickt, `Name´ ausgewählt und in der zweiten Zeile das Feld `Fax´. Die Feldnamen erscheinen nun in Doppelpfeilen im Textdokument; jeder Feldname ist auch mit einer Formatvorlage verknüpft.

Jetzt kann man im Seriendruck-Manager Punkt 3 `Ausführen´ anklicken. Wichtig ist, daß im sich öffnenden Fenster `Seriendruck´ die Auswahl `Seriendruckdatei´ und nicht `Drucker´ gewählt wird. Es erscheint nun jeder einzelne Brief mit Name und Faxnummer als `Endlos-Formular´ aneinandergehängt. Anschließend startet man den Faxversand mit `Extras/Makro/DDEFaxMerge´ und `ausführen´. (roe)