Newsletter versenden, aber richtig

Ich möchte meinen Kunden einen Newsletter zukommen lassen. Kann ich das mit den Funktionen meines E-Mail-Programms Outlook Express machen?

Grundsätzlich ja; auch Desktop-E-Mail-Programme ermöglichen es, Adresslisten aufzubauen und Mailings an mehrere Empfänger in einem Rutsch auszusenden. Man sollte aber beim Versand von Rundbriefen eine Reihe von Regeln beachten, sonst macht man sich bei seinen Kunden unbeliebt. Ein gerne begangener Fehler besteht zum Beispiel darin, die Adressen aller Empfänger in das Adressfeld zu kopieren: So sieht jeder Adressat die Anschriften aller Empfänger. Stattdessen sollte man zur Adressierung das BCC-Feld benutzen („Blind Carbon Copy“, anonymer Durchschlag). Die Empfänger erhalten so das Mailing nur an sich adressiert und sehen keine weiteren Empfängeradressen im Kopfbereich.

Individualisiert, zum Beispiel mit einer direkten Anrede versehen, haben Mailings mehr Chancen auf Erfolg. Eine solche Funktion geht allerdings über das hinaus, was gewöhnliche E-Mail-Programme leisten. Man findet sie in Programmen wie dem für bis zu 100 Empfänger pro Aussendung kostenlosen Group Mail Free (siehe Soft-Link und c't 21/02, S. 222).

In Zeiten zunehmender Spam-Vermüllung versuchen Provider, sich gegen den Missbrauch ihres Dienstes abzusichern, indem sie vielfach ausgesendete Mailings abfangen. Damit das Mailing nicht fälschlicherweise als Spam eingestuft und blockiert wird, empfiehlt es sich, vor der Inbetriebnahme eines Newsletter zu klären, wie viele E-Mail-Aussendungen der Provider toleriert.

Auch bei den Benutzern kann ein Newsletter-Betreiber schnell anecken. Vor dem Versand von Werbe-Mails sollte er sicher sein, dass der Benutzer diese auch empfangen will. So ist es ratsam, Newsletter nur an bereits bestehende Kunden zu senden und auch von diesen eine Bestätigung zu erbitten, dass sie den Newsletter beziehen möchten. Empfänger, zu denen noch keine Geschäftsbeziehungen bestehen, sollte man grundsätzlich nur per so genanntem „Double Opt-in“ in die Mailingliste aufnehmen: Zunächst müssen die Empfänger den Newsletter per Web-Formular anfordern; in einer ersten E-Mail sollte man sie dann bitten, mit einer Antwort zu bestätigen, dass sie ihn tatsächlich beziehen möchten.

Der Versender sollte auch sicherstellen, dass sich die Empfänger jederzeit aus dem Verteiler austragen können. Ein entsprechender Hinweis auf Abmeldemöglichkeiten ist für jede Nachricht obligatorisch. Weitere Hinweise für den richtigen Einsatz von E-Mail (-Newslettern) geben der RFC 1855 sowie der Best Practice Guide des deutschen Direktmarketing Verbands DDV. (jo)

(jo)