Versteckte Informationen in Word-Dokumenten

In unserer Firma bearbeiten häufig mehrere Mitarbeiter Dokumente, wobei wir jeweils die Änderungen aufzeichnen lassen, um sie anschließend zu übernehmen oder abzulehnen. Da wir die Dokumente an Geschäftspartner weitergeben, müssen wir sicherstellen, dass nur die letzte Fassung zu sehen ist. Kürzlich konnte jedoch ein Kunde alle vorherigen Änderungen anzeigen. Er brauchte nur die Nachverfolgen-Funktion zu aktivieren. Wie können wir sicherstellen, dass solche mitunter vertraulichen Informationen nicht in falsche Hände gelangen?

Vor der Weitergabe der Dokumente müssen Sie überprüfen, ob wirklich alle Änderungen akzeptiert oder abgelehnt wurden. Erst dann speichert Word ausschließlich die letzte Fassung. Wenn Sie Word 2002 (XP) oder 2003 einsetzen, empfiehlt sich zur Kontrolle Microsofts kostenloses Add-in „Remove Hidden Data“ (siehe Soft-Link), das Sie vor der Weitergabe von Dokumenten starten sollten. Es richtet im Datei-Menü einen eigenen Eintrag ein und entfernt alle versteckten Informationen im aktuellen Dokument, was unserer Erfahrung nach zuverlässig funktioniert.

Soft-Link ()