FAQ: Office-Programme
Antworten auf die wichtigsten Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen
Word akzeptiert keine FuĂźnoten mehr
Ich arbeite seit Längerem an einem Dokument mit vielen Verweisen, Bildern, Tabellen und Fußnoten. Seit kurzem weigert sich Word aber, neue Fußnoten einzufügen. Stattdessen erscheint die Fehlermeldung, dass der Wert im Feld „Beginnen mit“ des Fußnoten-Dialogs zwischen 1 und 16 383 liegen muss. Das ist bei mir der Fall, doch die Fehlermeldung erscheint weiterhin – unabhängig davon, welchen Wert ich eintrage.
Wir hatten kürzlich dasselbe Problem und konnten es lösen, indem wir den Inhalt vollständig markierten und ohne die allerletzte Absatzmarke in ein neues Word-Dokument kopierten. Dazu markieren Sie mit Strg+A das Dokument, drücken Shift- und Cursor-links-Taste gleichzeitig, um die letzte Absatzmarke nicht mehr zu selektieren, und kopieren den Inhalt per Strg+C in die Zwischenablage. In einem neuen Word-Dokument fügen Sie ihn per Strg+V wieder ein. Möglicherweise stimmen danach einige Formatierungen nicht mehr mit dem Original überein, wenn sich die Standardvorlage Normal.dot seit dem Erstellen des Ursprungsdokuments geändert hat. Dies müssen Sie dann manuell korrigieren.
Die letzte Absatzmarke führt übrigens recht häufig zu Problemen in Word. Sie enthält nämlich Zusatzinformationen, etwa zur Formatierung, und wird nach längerem Bearbeiten eines Dokuments öfter beschädigt, was zu den seltsamsten Effekten führt. Wenn sich Word nur innerhalb einer Datei merkwürdig verhält, sollten Sie den beschriebenen Trick anwenden, bevor Sie beispielsweise die Normal.dot löschen, damit Word eine neue anlegt. Diese Vorlage ist nämlich häufig Ursache für merkwürdige Fehler. (db)
Keine Seitenzahlen in Word 2007
Ich versuche in Word 2007 verzweifelt, Seitenzahlen in ein Dokument einzufügen. Klicke ich im Menü auf „Einfügen“ und wähle dann im Ribbon „Seitenzahl“ aus, erscheint zwar ein Menü mit einem Eintrag für Seitenzahlen, doch das bietet nur den inaktiven Untereintrag „Auswahl im Seitenzahlkatalog speichern“ an. Das geschieht unabhängig davon, an welcher Stelle ich die Seitenzahl in den Text einfügen möchte.
Vermutlich ist die dafür zuständige Dokumentvorlage „Building Blocks.dotx“ beschädigt oder gar nicht auf dem System vorhanden. Das Problem können Sie mit einer Reparaturinstallation beheben, müssen vorher aber eventuell vorhandene Dateien dieses Namens umbenennen, beispielsweise in „Building Blocks.alt“. Nur dann ersetzt der Reparaturvorgang sie durch eine frische Version. Diese Vorlage befindet sich gleich zweimal auf dem Rechner: im Verzeichnis „%APPDATA%\Microsoft\Document Building Blocks\1031“ und im Programmverzeichnis von Microsoft Office im Ordner „Document Parts\1031“. Die „1031“ ist die Sprach-ID, in diesem Fall deutsch. Falls Sie eine andere Sprachvariante nutzen, wechseln Sie in das jeweilige Verzeichnis, bei der US-Version etwa 1033. Danach starten Sie die Reparaturinstallation über „Software“ in der Systemsteuerung, indem Sie dort Office 2007 auswählen, auf „Ändern“ klicken und „Reparieren“ auswählen. (db)
Textgrößen-Roulette
Word und OpenOffice ermitteln in einer Textdatei eine andere Anzahl von Zeichen als mein Texteditor. Wer hat Recht?
Die Office-Programme bieten die Option, ohne Leerzeichen zu zählen (welchen Sinn das auch haben mag). Doch selbst, wenn Word oder OpenOffice die Leerzeichen mitzählen, ermitteln sie ein kleineres Ergebnis als die meisten Texteditoren, weil sie die Absatzzeichen nicht in ihre Rechnung einbeziehen. Ein Texteditor wie jEdit wird als Zeichenzahl einen Wert ermitteln, der um die Anzahl der Zeilen minus eins höher liegt als Word und Co. (heb)
Mehrere Standarddrucker
Ich benutze Microsoft Office 2003 und würde den einzelnen Anwendungen gerne eigene Standarddrucker zuweisen – damit zum Beispiel Word immer auf meinem Laserdrucker druckt, aber Excel und Grafikprogramme den Tintenspritzer nutzen, ohne dass ich jedes Mal im „Drucken“-Dialog einen anderen Eintrag auswählen muss.
Systemweit bietet Windows so etwas nicht an, aber bei einigen Anwendungen lässt sich – meist versteckt in den Optionen – ein eigener Standarddrucker einrichten. Leider gehört Microsoft Office 2003 nicht zu dieser Kategorie. Aber hier können Sie sich mit einem Trick behelfen: Erstellen Sie ein Makro und binden Sie es anstelle des normalen „Drucken“-Befehls in die Werkzeugleiste ein. Sie können so zum Beispiel Ihren Tintendrucker als Standard einrichten, aber aus Word heraus trotzdem mit einem Mausklick ein Dokument zum Laserdrucker schicken.
Bevor Sie sich an das Erstellen des Makros machen, richten Sie zunächst in der Systemsteuerung denjenigen Drucker als Standard ein, mit dem Sie künftig gerade nicht aus der entsprechenden Anwendung heraus drucken wollen. Unter Word wie unter Excel wählen Sie dann den Befehl „Extras/Makro/Makro aufzeichnen“ und geben einen sinnvollen Namen wie „Tintendruck“ oder „Laserdruck“ ein. Unter „Makro speichern in“ sollten Sie in Word „Alle Dokumente (Normal.dot)“ und unter Excel „Persönliche Makroarbeitsmappe“ wählen. Drucken Sie nun über den Befehl „Datei/Drucken“ das aktuelle Dokument auf dem gewünschten Drucker aus, wobei Sie auch sonstige Einstellungen für später vorgeben können. Der Befehl „Extras/Makro/Aufzeichnung beenden“ schließt die Makroaufzeichnung ab.
Unter Excel ist das Makro damit schon fertig, das von Word erzeugte erfordert ein bisschen Nacharbeit: Öffnen Sie es im zuständigen Editor, indem Sie den Befehl „Extras/Makro/Visual Basic-Editor“ wählen und dort links im Projektbaum auf „Normal\Module\NewMacros“ doppelklicken. In dem Makro fügen Sie vor die Zeile, die mit ActivePrinter = beginnt, die Zeile
DruckerNormal = ActivePrinter
ein und vor End Sub die Zeile
ActivePrinter = DruckerNormal
Das bewirkt, dass sich das Makro den voreingestellten Standarddrucker in der Variable DruckerNormal merkt und nach dem Druck wiederherstellt. WĂĽrde man das Makro ohne diese Ă„nderungen ausfĂĽhren, wĂĽrde Word den Standarddrucker global umstellen.
Um das Makro in die Werkzeugleiste einzubauen, wählen Sie bei Word den Befehl Extras/Anpassen, wechseln dort auf das Register „Befehle“, wählen in der linken Liste „Makros“ und ziehen das Makro mit der Maus aus der rechten Liste in die Werkzeugleiste. Bei noch geöffnetem „Anpassen“-Dialog können Sie der neuen Schaltfläche über ihr Kontextmenü noch einen passenden Namen und ein anderes Symbol verpassen. Auch in Excel wählen Sie zunächst Extras/Anpassen, aber danach reicht es, die vorhandene Werkzeugleistenschaltfläche „Drucken“ über ihren Kontextmenüeintrag „Makro zuweisen“ auf die neue Funktion umzustellen. (hos) (hos)
