Office-Programme fĂĽr die Teamarbeit
Teamarbeit gestaltet sich mit Office-Programmen von Microsoft, Google & Co. eher umständlich. Effizienter klappt sie mit neuen Online-Tools, die alle wesentlichen Funktionen in einem Dokument bündeln.
- Miriam Abels
Teams, die gemeinsam an Projekten und Dokumenten arbeiten, brauchen eine möglichst übersichtliche, mobile und individuell konfigurierbare Online-Software. Während man bei den traditionellen Paketen von Microsoft oder Google umständlich zwischen Tabellenkalkulation, Textverarbeitung und Kalenderfunktionen hin- und herschalten muss, bündeln alternative Lösungen Texte, Tabellen, Diagramme, Kalender, Listen etc. in einem Programm. Mit Notion, Coda und Quip stellen wir die Wichtigsten dieser Tools vor.
Die drei Programme bereiten alle wichtigen Informationen zu einem Projekt ĂĽbersichtlich in einem zentralen Dokument auf. Coda und Notion sind auch fĂĽr den privaten Einsatz praktisch, Quip ist vornehmlich fĂĽr den Einsatz in Unternehmen konzipiert.
Quip bietet insgesamt die meisten Funktionen und lässt sich darüber hinaus individuell anpassen. Mit Coda können insbesondere Tabellen mit vielen hilfreichen Funktionen ausgestattet werden. Notion ist die preisgünstigste Software, die man auch kostenlos ausprobieren kann.
Alle drei Programme sind speziell für den Online-Einsatz konzipiert. Sie speichern die Daten in den Cloud-Speichern der Hersteller und erleichtern so die zeit- und ortsunabhängige Arbeit.
Notion – praktisch für unterwegs, zu Hause und im Büro
Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:
– für Privatnutzer und Firmen geeignet
– gut für unterwegs dank Apps für iOS und Android
– aus zahlreichen Inhaltselementen (Blocks) können komplexe Dokumente erstellt werden
– Blocks können Bilder, Videos, Textdokumente, Tabellen, Kartenausschnitte aus Google Maps, interaktive Kalender, To-do-Listen, Checklisten und Umfragen enthalten
– interaktive Kalenderfunktion: Arbeitsschritte und Deadlines werden farbig markiert, aktueller Stand ist stets sichtbar, Alarmfunktion
– eigene Inhaltselemente definierbar und in andere Dokumente übertragbar
Notion hilft im privaten Umfeld, etwa beim Sammeln von Videos oder Rezepten, eignet sich aber ebenso fĂĽr Gruppen, die gemeinsam ein Projekt bearbeiten wollen. Aus vielen unterschiedlichen Bausteinen, Blocks genannt, kann der Nutzer das passende Dokument fĂĽr sich und sein Team zusammenstellen. Ein Schwerpunkt des Programms liegt auf Tabellen: Jeder Spalte wird wie in Datenbanken ein Datentyp oder eine Formel zugeordnet. Dadurch muss man anders als bei Excel die Formeln nicht in jede Zelle einer Spalte ĂĽbertragen.
Notion ist eingeschränkt kostenlos nutzbar, weshalb man das Tool einfach ausprobieren kann. Für den Zugriff auf alle Funktionen in Notion werden monatlich 4 US-Dollar pro Nutzer fällig.
Quip – individuelle Anpassungen für Teamarbeiter in Unternehmen
Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:
– hauptsächlich für Unternehmen geeignet
– gut für unterwegs dank Apps für iOS und Android
– gemeinsame Ordner für Teams, private Ordner für Einzelpersonen
– Grundlage ist wahlweise ein Textdokument oder Tabellenblatt
– Datenimport aus CRM-Systemen und Datenbanken wie Salesforce oder Jira
– Chat-Funktion
– Funktionsumfang durch Programmierschnittstelle individuell anpassbar
Quip wurde ursprünglich als Notizen-App entwickelt. Da der Funktionsumfang stetig erweitert wurde, eignet sie sich mittlerweile als effizientes Werkzeug für die Arbeit in Teams. Durch das Drücken der @-Taste lassen sich in ein Textdokument zusätzliche Komponenten wie Tabellenblätter und interaktive Elemente wie Kalender, Checklisten oder Umfragen einbetten. Zudem können Daten aus anderen Diensten importiert werden.
Ein besonderer Vorteil von Quip: Die Software lässt sich über eine Programmierschnittstelle mit JavaScript an die eigenen Anforderungen anpassen. Quip gibt es ab 30 US-Dollar pro Monat (5 Personen).
Coda – Text- und Tabellendokumente mit eigenen Funktionen ausstatten
Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:
– für Privatnutzer und Firmen geeignet
– kombiniert Textprogramm und Tabellenkalkulation
– besondere Stärke: Tabellen mit vielen Funktionen (Formeln, Diagramme, Kartenausschnitte, etc.)
– Filter- und Gruppierungsfunktion in Tabellen
– automatische Diagrammerzeugung
Die Stärke von Coda liegt im Bereich Texte und Tabellen. Ähnlich wie bei Notion hat jede Spalte ein eigenes Format und kann Text, Zahlen oder Formeln enthalten. Besonderer Vorteil von Coda: Formeln führen Berechnungen durch, erstellen automatisch Diagramme und können interaktive Kartenausschnitte aus Google Maps übernehmen.
Ebenfalls praktisch ist die Filter- und Gruppierungsfunktion in Tabellen: Mit ihr lassen sich bereits erledigte Schritte in To-do-Listen ausblenden oder Aufgaben nach den jeweils zuständigen Personen filtern. Coda bietet auch die Möglichkeit, Layouts leicht zu verändern, um beispielsweise die geplante Dauer einzelner Arbeitsschritte als Diagramm zu visualisieren.
Zurzeit ist Coda noch im Beta-Test, für dessen Teilnahme man sich über die Website des Herstellers auf eine Warteliste setzen kann. Wann ein öffentlicher Beta-Test startet, ist noch unklar. Derzeit nennt der Hersteller auch noch keine Preise. Bisher funktioniert Coda nur mit dem Browser Google Chrome; Apps für iOS und Android sind in Planung.
Einen ausfĂĽhrlichen Test von Office-Programmen fĂĽr die Teamarbeit finden Sie in c't 20/2018. ()
