Foxdox: Cloud-Dokumentenverwaltung per Browser und App

Der Webdienst Foxdox von d.velop verwahrt Dateien in einem anpassbaren Verzeichnisbaum in einem deutschen Rechenzentrum. Er analysiert Dateien auf erkennbare Texte und pflegt einen Index für Volltextsuchen. Ein kostenloses Windows-Programm synchronisiert ausgewählte Foxdox-Verzeichnisse mit der Festplatte, und in der Ausführung DMS integriert sich Foxdox zudem in Outlook, um auch E-Mails samt Anhängen revisionssicher zu speichern.

Der Dienst bietet mehrere Optionen, um Dokumente zu veröffentlichen oder selektiv anderen Foxdox-Nutzern zugänglich zu machen: So kann man Dokumente gezielt mit oder ohne Schreibrecht für andere Foxdox-Anwender oder -Benutzergruppen freigeben. Hat der vorgesehene Empfänger noch kein Foxdox-Konto, schickt man ihm eine Einladungs-Mail, damit er sich beispielsweise ein kostenloses Basiskonto einrichten kann. Alternativ erzeugt Foxdox einen kryptischen, praktisch nicht erratbaren Link, mit dessen Kenntnis man das ausgewählte Dokument auch ohne Foxdox-Konto herunterladen kann. Mit der sogenannten Provider-Funktion tauscht der Nutzer Dokumente rechtssicher mit bestimmten anderen Foxdox-Nutzern (Providern) aus, etwa Gehaltsunterlagen mit der Personalabteilung.

Gängige Dateitypen zeigt Foxdox unmittelbar im Browser an. Wenn man ein Dokument herunterladen und bearbeiten möchte, legt die Software auf Wunsch eine neue Version an, sodass die Originaldatei erhalten bleibt. Geschäftsbriefe kann man revisionssicher speichern; danach lassen sie sich nicht mehr unbemerkt verändern.

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