Digitale Signatur: Vorgehen und Stolpersteine
Um das Potenzial elektronischer Signaturen auszuschöpfen, muss man gut planen und rechtliche, technische und organisatorische Aspekte beachten.
- Wolf Pfannenstiel
Ein Vertrag, ausgedruckt auf mehreren Seiten Papier und ein Stift – nun müssen die Beteiligten nur noch ihre Signatur druntersetzen. Einen Vertrag zu unterzeichnen ist oft eine recht analoge Angelegenheit. Die in der seit 2016 EU-weit geltenden eIDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) geregelten Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen schaffen vielfältige Möglichkeiten zum Digitalisieren und Optimieren von Geschäftsprozessen. Für elektronische Signaturen und Siegel gibt es zahlreiche unterschiedliche Anwendungsfälle.
Zwei wesentliche Vorteile von elektronischen Signaturen gegenüber Papier und Stift sind die medienbruchfreie Einbettung von Unterschriften in Prozesse sowie die technisch sichergestellte Integrität und Authentizität signierter Dokumente und Transaktionen. Mit eIDAS und der deutschen Konkretisierung in Form des Vertrauensdienstegesetzes von 2017, das das Signaturgesetz von 2001 abgelöst hat, sind die rechtlichen Rahmenbedingungen klarer und vereinfachen insbesondere die länderübergreifende Gültigkeit und Anerkennung elektronischer Signaturen in der EU.
- Elektronische Signaturen können viele Geschäftsprozesse verschlanken, da die bisherigen Medienbrüche komplett entfallen. Allerdings ist der Markt für entsprechende Anwendungen unübersichtlich.
- Nicht in allen Fällen lässt sich die handschriftliche Unterschrift digital ersetzen. Einige nationale Gesetze erfordern sie weiterhin, etwa im deutschen Arbeitsrecht.
- Ohne E-Signatur-Experten geht es zumindest in den ersten Phasen der Umsetzung eines technischen Systems nicht. Denn dabei ist viel technisches und juristisches Wissen gefragt.
Gerichte dürfen ihnen nicht allein deswegen ihre Wirksamkeit beziehungsweise Beweiskraft absprechen, weil sie in elektronischer Form vorliegen. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) haben die gleiche Rechtswirkung wie handschriftliche, und andere EU-Länder müssen sie anerkennen. Nichtsdestotrotz kann es aufgrund nationaler Einzelgesetze Fälle geben, die weiterhin handschriftliche Unterschriften erfordern, etwa im Arbeitsrecht. Sie lassen sich daher nicht vollständig ersetzen.
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