iOS-App: Mit xpense2go Spesenabrechnungen erstellen

Das Geschäftsessen lief gut, man hat neue Kunden gewonnen, alle sind satt und zufrieden. Dann beginnt der Papierkram: Die Spesenabrechnung. Mit der webgestützten iOS-App xpense2go lässt sich die lästige Abrechnung auf Dienstreisen oder für die Steuererklärung bequem nebenbei erledigen. Sie speichert E-Mail-Rechnungen und Belegfotos DSGVO-konform im Web und komplettiert sie mit allen nötigen Abrechnungsdaten.

xpense2go kann auf dem Server-Account des Anwenders Belege von freigeschalteten E-Mail-Adressen entgegennehmen. So kann man erhaltene Rechnungen an die eigene xpense2go-Adresse weiterleiten oder regelmäßig Geschäftspartner anweisen, ihre Rechnungen direkt dorthin zu schicken. Alternativ fotografiert man einen Beleg mit der App und diese lädt das Bild hoch.

Der Server analysiert jedes erhaltene Dokument und speichert es zusammen mit den relevanten Daten für Spesenabrechnung und Steuererklärung. Dafür nutzt er eine Formularerkennung, die einige Daten wie Rechnungsbetrag, -datum und Steuersatz automatisch einträgt. Anhand von Kassenbon, GPS-Daten des Handys und einer Anfrage an Google Maps ermittelt die Software zum Beispiel den vollständigen Namen und die Anschrift einer Imbissbude. Im Test dauerte das mitunter bis zu einer Minute. Die Automatik ist keineswegs unfehlbar, man muss daher jeden so erzeugten Datensatz kontrollieren und kann ihn zugleich editieren. Manche Angaben kann man ohnehin nur selbst beisteuern, etwa die Namen der Gäste einer geschäftlichen Bewirtung. Jeder Beleg lässt sich einer vorgegebenen Kategorie wie "Krankenkasse" oder "Steuer", einem Projekt oder einer Reise zuordnen.

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