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Heft 1/2019: Automatisierung unter macOS und iOS

Beim Titelthema in Heft 1/2019 stellten wir 20 Lösungen für Mac und iOS vor, die Sie herunterladen und an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Hier finden Sie die Downloads und zusätzliche Informationen zu Funktionsweise und Anpassungen.

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Mac & i
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Inhaltsverzeichnis

Gefunden in Mac & i Heft 1/2019
iOS: Kurzbefehle installieren

Um auf iPhone, iPad und iPod touch die jeweiligen Kurzbefehle herunterzuladen, müssen Sie Apples Kurzbefehle-App installiert haben. Das sollten Sie als Vorbereitung zunächst selbstständig vornehmen. Öfnnen Sie einen Download-Link auf einem iOS-Gerät ohne Kurzbefehle-App, leitet Sie der Safari-Browser zwar in den App Store weiter, wo Sie die kostenlose App installieren können. Vorher jedoch erscheint ein Dialog mit der kryptischen Warnung "URL ungültig", die Sie eventuell im zweiten Dialog von der Bestätigung abhält. Sobald die Kurzbefehle-App jedoch installiert ist, funktionieren die Links ebenso wie die QR-Codes im Heft tadellos.

⬇️ Download: "Kurzbefehle" im iOS App Store

Mehr Infos

Übersicht

Wichtige Empfehlung: Installieren Sie keine Kurzbefehle, deren Funktion Sie nicht nachvollziehen können. Die App erleichtert das Verständnis, da jede Aktion live angezeigt, eventuell versendete Inhalte zuvor bestätigt werden. Laden Sie den Kurzbefehl über Apples iCloud-Dienst herunter, erfahren Sie bereits auf der Übersichtsseite, auf welche Apps und Dienste sie zugreifen will. Tippen Sie auf "Aktionen", um sich die Vorgehensweise des Kurzbefehls anzusehen, bevor Sie ihn auf Ihr Gerät übertragen.

macOS: Skripte, Applets und Dienste/Schnellaktionen installieren

⬇️ Download: Alle Skripte, Workflows und Applets für macOS (DMG, 15 MByte)

Sie können unsere Automatisierungs-Abläufe über das oben verlinkte Disk Image gesammelt herunterladen. Dort finden Sie verschiedene Unterordner, die den Namen des Installations-Ordners tragen.

~/Library/Services: Damit darin enthaltene Automator-Workflows im Dienstemenü oder unter den Schnellaktionen des Finders (ab macOS Mojave) erscheinen, kopieren Sie diese bitte in den Ordner /Library/Services innerhalb ihres Benutzer-Ordners. In Ihren persönlichen Library-Ordner gelangen Sie zum Beispiel über das Gehe-zu-Menü in der Finder-Menüleiste, wenn Sie es mit gedrückter Alt-Taste öffnen.

In der Systemeinstellung "Tastatur" können Sie im Reiter "Kurzbefehl" im Abschnitt "App-Tastaturkurzbfehle" den installierten Diensten/Schnellaktionen ein Tastaturkürzel zuweisen.

~/Library/Scripts: Hier abgelegte Skripte, Applets und Programm sind über das Skriptmenü von macOS erreichbar, dass Sie gegebenenfalls in den Einstellungen des Skript-Editors aktivieren müssen.

~/Programme: Bei den Applets in diesem Ordner handelt es sich um ausführbare Programme, die Sie im Prinzip an beliebiger Stelle ablegen können. Idealerweise packen Sie diese in den globalen Programme-Ordner oder in Ihren persönlichen Programme-Ordner innerhalb Ihres Benutzer-Ordners. Sollte dieser dort fehlen, legen Sie Ihn mit dem Namen "Applications" von Hand an. macOS übersetzt den Namen dann automatisch in die Sprache des Benutzers.

Möchten Sie ein Applet zur Finder-Symbolleiste hinzufügen, ziehen Sie es mit gedrückter Cmd-Taste dorthin.

Hinweis: Die Applets und Workflows haben wir unter macOS 10.14 entwickelt und getestet, sollten aber auch mit macOS 10.13 funktionieren.

Beachten Sie zudem, dass die macOS-Skripte aufgrund erhöhter Sicherheitsmaßnahmen in Mojave diverse Berechtigungen einfordern, etwa um den Finder fernzusteuern. Wenn Sie bei Skripten aus fremder Quelle nicht sicher sind, was diese tun, sollten Sie solche Meldungen nicht blind überspringen.

1. Tagesüberblick aufsagen lassen

⬇️ Download: Kurzbefehl "Tagesüberblick"

Funktionsweise: Die Aktion “Ergebnis einblenden” nimmt Text jeder Art an. Sie reagiert flexibel auf die aktuelle Umgebung: Lösen Sie den Kurzbefehl per Antippen aus, zeigt sie den übergebenen Text in einem eingeblendeten Dialog. Beim Aufruf per Sprachbefehl übernimmt Siri und liest den Inhalt vor.

Anpassen: Die Aktionen, mit denen der Kurzbefehl Termine und Erinnerungen sammelt, können Sie Ihren Bedürfnissen anpassen. Beschränken Sie etwa die vorgetragenen Termine auf den Kalender “Arbeit”, lassen sich die Geburtstage der nächsten Woche vortragen oder wechseln die Quelle Ihrer Nachrichten – voreingestellt ist der RSS-Feed von Heise.

Die Abschnitte sind durch Kommentare voneinander abgesetzt, duplizieren Sie einen davon und übernehmen Sie das Resultat der jeweils abschließenden Text-Aktion (als “magische Variable”) in die zusammenführende Text-Aktion, etwa um zwei Newsfeeds abzuhören oder erst dem privaten und dann dem beruflichen Kalender zu lauschen.

2. Mac via iOS fernsteuern

⬇️ Download: Kurzbefehl "Mac fernsteuern"

Funktionsweise: Über die Kurzbefehl-Aktion "Aus Menü auswählen" bietet iOS dem Anwender eine Auswahl an möglichen Steuerbefehlen an. Damit man die Befehle schnell erfassen kann, garniert man sie am besten mit Emojis. Für jeden Menüpunkt wird ein Shell-Kommando in einer Text-Aktion vorbereitet, das später die Aktion "Skript über SSH ausführen" entgegen nimmt und auf dem Mac ausführt. Durch die Abfrage des WLAN-Names erlaubt der Kurzbefehl die Steuerung von zwei unterschiedlichen Macs, etwa den Arbeits-Mac und dem Rechner zu Hause.

Anpassen: Der Kurzbefehl fragt beim Import über die Importfragen automatisch die wichtigsten Parameter wie WLAN-Name und IP-Adressen der zu steuernden Macs ab. Sie können diese Parameter später auch direkt, ganz unten im Ablauf anpassen. Zudem lässt sich das Menü um beliebige Steuer-Kommandos ergänzen. So können Sie via "osascript" oder "automator" sogar eigene Skripte und Workflows ausführen (siehe Artikel).

3. Website per QR-Code teilen

⬇️ Download: Kurzbefehl "QR-Code erzeugen"

Funktionsweise: Die Aktion “QR-Code generieren” wandelt beliebigen Text in eine maschinenlesbare Blockgrafik um. Die Aktion “Übersicht” zeigt das Resultat, ohne es ungefragt irgendwo abzuspeichern. Wer will, kann die PNG-Datei über das Teilen-Menü verschicken oder auf einem Cloud-Ordner ablegen.

Anpassen: Damit der Kurzbefehl nicht ergebnislos aufhört, wenn man ihn direkt aus der App heraus startet, bietet er in diesem Fall eine Auswahl von Websites an. Ein Kommentar innerhalb des Kurzbefehls zeigt Ihnen, wo Sie eigene URLs eingeben. Er erklärt Ihnen auch, wie Sie mit wenig Handarbeit Ihren WLAN-Zugang als QR-Code an Gäste weitergeben.

4/5. Alle Links einer Website anzeigen

⬇️ Download: Kurzbefehl "Alle Weblinks anzeigen"

Funktionsweise: Die Aktion "Inhalte von Safari-Webseiten abrufen" greift auf die aktuelle Website zu. Dabei kann man neben Name und URL auch auf die Web-Inhalte sowie die aktuelle Auswahl zugreifen. Weitere Aktionen filtern die URLs heraus und bringen sie in Form, schreiben etwa das aktuelle Datum hinzu.

Anpassen: Da im letzten Schritt der Text von Markdown in formatierten Text umgewandelt wird, können Sie sich der Markdown-Nomenklatur bedienen, um die Linksammlung zu formatieren.

Die abschließende Aktion "Übersicht" zeigt die gesammelten URLs. Stattdessen können Sie das Resultat mit der Datei-sichern-Aktion auch direkt auf dem iCloud Drive oder der Dropbox speichern. Dank magischer Variablen können Sie Dateinamen mit Seitennamen und Datum automatisch erstellen.

⬇️ Download: Alle Skripte, Workflows und Applets für macOS (DMG, 15 MByte)

Funktionsweise: Die Schnellaktion bzw. der Dienst "Alle Weblinks anzeigen" ruft zunächst die URL der aktuellen Website ab und speichert sie in der Variable "Website". Der Zwischenschritt "URLs extrahieren" umgeht Fehler mit einigen Sonderzeichen in der URL. Die URL wird nun über reguläre Ausdrücke so abgewandelt, dass sie keine Sonderzeichen wie Slashes oder Doppelpunkte enthält, damit sie später als Dateiname – gespeichert in der Variable "Sitename" – funktioniert. Nach Abruf der Website-URL extrahiert der Workflow alle Link-URLs von der Seite und sortiert sie über einen Shell-Befehl alphabetisch. Die Liste bekommt der Anwender nun am Bildschirm angezeigt, wo er bereits eine Vorauswahl treffen kann, welche URLs anschließend in einer Textdatei auf dem Schreibtisch gesammelt werden.

Anpassen: Der Workflow funktioniert ohne Anpassung. Sie können aber zum Beispiel den Speicherort der Textdatei ändern oder die Anzeige der URLs entfernen, sodass die Textdatei ohne Interaktion im Zielordner landet.

6. Ordner und Dateien aus Vorlage erstellen

⬇️ Download: Alle Skripte, Workflows und Applets für macOS (DMG, 15 MByte)

Funktionsweise: Wir haben das Erstellen von Dateien und Ordner auf die zwei Skripte "Neue Datei aus Vorlage" und "Neuer Ordner aus Vorlage" verteilt. Beide Skript sind sehr ähnlich aufgebaut. Aufgrund zahlreicher Kommentare sollten Sie die recht komplexen Quelltexte recht gut nachvollziehen können.

Zusammengefasst machen die Skripte folgendes: Als erstes prüfen sie ob der Vorlagen-Ordner existiert und es legen ihn gegebenenfalls mit einem Hinweis an. Über den Shell-Befehl "defaults read" wird die zuletzt ausgewählte Vorlage aus einer Preferences-Datei ausgelesen. Mit "name of every folder of" bzw. "name of every file of" rufen die Skripte die Namen aller Ordner respektive Dateien als Liste ab und speichern sie in der Variable "templateList". Diese Liste bekommt der Anwender dann mittels des Befehls "choose from list" in einem Dialog zur Auswahl angeboten, wobei über "default items" die vormals benutzte Vorlage gleich hervorgehoben wird. So reicht dann die Return-Taste zum erneuten Erstellen des selben Ordners/der selben Datei. Den Terminal-Befehl "defaults write" nutzt das Skript anschließend, um sich den ausgewählten Ordner in der Datei "~/Library/Preferences/de.mac-and-i.Ordner-aus-Vorlage.plist" zu merken.

Um später das Verhalten des Finder-Befehls "Neuer Ordner" zu imitieren, wird der Ziel-Ordner mittels "insertion location" ermittelt. Das ist in der Regel das vorderste Fenster oder der Schreibtisch, falls er aktiviert ist. Es folgt die eigentliche Aktion der Skripte, die die ausgewählte Ordner-/Datei-Vorlage via "duplicate" ins Zielverzeichnis kopieren. Sollten die Skripte die Rechte zur Tastatursteuerung des Finders haben, warten sie letztlich noch, bis der neue Ordner im Fenster sichtbar ist, um ihn dann auszuwählen und mittels gesendeter Return-Taste die Umbenennen-Funktion des Finders zu aktivieren.

Anpassen: Über die property-Zeilen bestimmen Sie auch ohne große Skripting-Fähigkeiten, wo der Vorlagen-Ordner liegen soll und wie er heißen soll. Wir haben das Skript aber so angelegt, dass Sie diese Parameter auch ohne Skript-Anpassung via Terminal vornehmen können:

Name des Vorlagen-Ordners, den das Skript im Benutzer-Ordner erwartet:

defaults write de.mac-and-i.Datei-aus-Vorlage templateBaseFolderName "Finder-Vorlagen"
defaults write de.mac-and-i.Ordner-aus-Vorlage templateBaseFolderName "Finder-Vorlagen"

Ort, an dem das Skript den Vorlagen-Ordner erwartet (ohne den Namen des Vorlagen-Ordners): 

defaults write de.mac-and-i.Datei-aus-Vorlage templateBaseHomePath "/Pfad/zum/Ordner"
defaults write de.mac-and-i.Ordner-aus-Vorlage templateBaseHomePath "/Pfad/zum/Ordner"

Den Auswahldialog auch dann zeigen, wenn nur eine Vorlage existiert:

defaults write de.mac-and-i.Datei-aus-Vorlage showDialogForOneTemplate -bool YES
defaults write de.mac-and-i.Ordner-aus-Vorlage showDialogForOneTemplate -bool YES

7. Aktuellen Song ohne Dienstzwang teilen

⬇️ Download: Kurzbefehl "Song weitergeben"

Funktionsweise: Dieser Kurzbefehl nutzt den Dienst des Anbieters Songlink, der auf alle weitverbreiteten Musikverkaufs- und Streaming-Dienste weiterleitet. Diesen muss man lediglich mit der Empfehlungs-URL eines Dienstes füttern, um den Link zu einer universellen Übersichtsseite dieses Titels zu gelangen.

Anpassen: Wenn Sie meistens denselben Chat-Dienst zum Teilen nutzen, können Sie das Menü am Ende mit einer Option erweitern, den Link direkt an diesen weiterzugeben. Ebenso können Sie mit “Anfügen an Datei” ein Tagebuch Ihrer Lieblingssongs erstellen.

8. Serienbrief erzeugen und als PDF sichern

⬇️ Download: Alle Skripte, Workflows und Applets für macOS (DMG, 15 MByte)

Funktionsweise: Das AppleScript nutzt die Möglichkeit in Pages, einen ausgewählten Text eines Dokuments als Platzhalter zu definieren. Am Anfang des Skripts werden Wörter definiert, die für jeden Kontakt in der ausgewählten Gruppe mit den passenden Daten aus der Visitenkarte ersetzt wird.

Anpassen: Sie können ohne Weiteres den Stil und die Position der Platzhalter in der Pages-Datei ändern, bevor Sie sie als Vorlage sichern. Wollen Sie bestimmte Informationen nicht auf die Briefe drucken, etwa die Telefonnummer, entfernen Sie einfach den Platzhalter. Wollen Sie eine zweite Absenderzeile hinzufügen, verwenden Sie dieselbe Schreibweise wie im oberen Bereich, markieren dann das ganze Wort und wählen “Als Platzhaltertext festlegen” aus dem Menü Format/Erweitert (Ctrl+Opt+Cmd+T).

9. Beliebigen Text per Blitz-LED morsen

⬇️ Download: Kurzbefehl "Text morsen"

Funktionsweise: Zunächst verwandelt eine Aktion die Zeichenkette aus der Zwischenablage in Morsecode um. Die Aktion "Wörterbuch" hat dafür eine eindeutige Kombination aus Punkten und Strichen für jedes erlaubte Zeichen. Die einzelnen Buchstaben-Codes werden durch Leerzeichen voneinander getrennt.

Die resultierende Kette aus Punkten und Strichen durchläuft dann eine Schleife, in der die LED 0,3 beziehungsweise 0,9 Sekunden eingeschaltet wird. Zum Schluss zeigt ein Dialog an, was die LED gemorst hat, und bietet an, den Punkt-Strich-Variante in die Zwischenablage zu kopieren.

Anpassen: Sie können den Morse-Code beispielsweise am Ende mit der Aktion "Anfügen an Datei" in Ihr Morse-Protokoll schreiben, indem Sie es an eine Textdatei (auf Dropbox oder iCloud) anhängen.

10. Netzlaufwerke mounten ohne Meldung

⬇️ Download: Alle Skripte, Workflows und Applets für macOS (DMG, 15 MByte)

Funktionsweise: Das Automator-Applet "Netzwerkfreigaben mounten" gibt eine darin enthaltene Liste von Server-URLs an den Befehl "Mit Servern verbinden" weiter.

Anpassen: Das Applet funktioniert nicht ohne Anpassung. Ziehen Sie es also zunächst auf das Automator-Icon im Dock und fügen Sie in der Aktion "Angegebene Server abfragen" ihre URLs zu den gewünschten Netzwerkfreigaben hinzu.

11. Keynote-Diagramm aus Numbers-Tabelle

⬇️ Download: Alle Skripte, Workflows und Applets für macOS (DMG, 15 MByte)

Funktionsweise: Damit die Skripte funktionieren, müssen Sie sowohl ein Numbers- als auch ein Keynote-Dokument aktuell geöffnet haben. Fehlermeldungen erscheinen, falls sie mit der aktuellen Auswahl nichts anfangen können. Wird eine neue Folie angelegt, erwarten sie in den Folien-Mastern eine Vorlage namens "Titel - Oben". Bei allen von Apple gelieferten Vorlagen ist das allerdings der Fall.

Bei diesen Skripten handelt es sich um AppleScript-Beispiele, die Sal Soghoian in der dritten Folge des Podcasts "Automators" vorgestellt hat. Wir haben sie lediglich ins Deutsche übersetzt. Auf seiner Website erklärt der AppleScript-Experte die Hintergründe und weitere Anpassungsmöglichkeiten.

Anpassen: Auch ohne Änderungen funktionieren die drei Skripte problemlos. Wer andere Diagrammtypen verwenden will, muss im jeweiligen Skript die Zeile

add chart row names rowTitles column names columnTitles data tableData type vertical_bar_2d group by chart row

bearbeiten. Um etwa eine Grafik mit 3D-Effekt anzulegen, müssen Sie lediglich "_2d" in _3d" ändern. Wenn Sie im Skript-Editor die Bibliothek einblenden, Keynote aufrufen und in der "Compatibility Suite" den Eintrag "add chart" aufrufen, bekommen Sie alle unterstützten Diagrammtypen angezeigt. Duplizieren Sie ein Skript, benennen es um und ändern Sie den Typ, damit Sie für jeden Ihrer bevorzugen Diagrammtypen einen eigenen Skriptbefehl erhalten.

12. Zwischen Standard-Programm und Editor unterscheiden

⬇️ Download: Alle Skripte, Workflows und Applets für macOS (DMG, 15 MByte)

Funktionsweise: Die eigentliche Funktion von "Mit Editor öffnen" erledigt ein AppleScript, das jedoch in einer Automator-Schnellaktion beziehungsweise einem Automator-Dienst gekapselt ist, damit es sich über ein Tastaturkürzel (zum Beispiel Shift+Cmd+E) aufrufen lässt. Das Skript nimmt die Eingabe (ausgewählte Dateien oder Ordner) entgegen und prüft, ob gewisse Kriterien wie eine Dateiendung oder UTI (Uniform Type Identifier) zutreffen. Anschließend reicht das Skript die Dateien an von Ihnen definierte Anwendung weiter.

Anpassen: Ohne Änderung verarbeitet der Dienst folgende Formate mit den angegebenen Programmen:

Wenn die von uns vorgegebenen Dateitypen bereits Ihren Bedürfnissen entsprechen und Sie lediglich die zugewiesenen Programme anpassen möchten, ändern Sie im Quelltext die Pfade in den property-Zeilen, die jeweils ein "_EDITOR" enthalten. Möchten Sie eigene Dokumentarten ergänzen, nutzen Sie am besten die auskommentierten Zeilen mit "MEINDATEITYP". Beachten Sie, dass Sie nicht nur eigene property-Zeilen einfügen müssen, sondern zusätzlich noch eine if-Abfrage in der Funktion "getFileEditor". Dort finden Sie ebenfalls ein auskommentiertes Beispiel zu MEINDATEITYP.

13. Lokale Kopie von iCloud Drive-Dateien entfernen

⬇️ Download: Alle Skripte, Workflows und Applets für macOS (DMG, 15 MByte)

Funktionsweise: Der Automator-Dienst/die Automator-Schnellaktion (seit macOS Mojave) "Lokalen iCloud Drive-Download entfernen" enthält lediglich ein simples Shell-Skript, das die durchgereichten Dateien/Ordner einzeln abarbeitet und an den Terminal-Befehl "brctl evict" weiterreicht. Dieser sorgt dafür, dass die lokale Kopie von iCloud-Drive-Daten entfernt wird.

Anpassen: Keine Anpassung nötig. Der Workflow ist aber eine gute Vorlage für eigene Dienste, die Dateien mit Terminal-Befehlen verarbeiten sollen.

14. Letzten Screenshot in Ordner schieben

⬇️ Download: Alle Skripte, Workflows und Applets für macOS (DMG, 15 MByte)

Funktionsweise: "Letzen Screenshot in Ordner verschieben" liegt als AppleScript-Applet für die Symbolleiste sowie als Automator-Dienst für Tastaturkürzel vor. Im Prinzip ruft es den in macOS eingestellten Standard-Speicherort für Screenshots aus der Datei "com.apple.screencapture.plist" ab und liest dann alle Dateien dieses Ordners ein. Durch die umgekehrte Sortierung nach Erstellungsname enthält der erste Eintrag des Abfrage-Ergebnisses das zuletzt geschossene Bildschirmfoto. Dieses schiebt das Skript dann in das aktive Finder-Fenster. Gegebenenfalls fragt es gleich noch nach einem neuen Namen. Über die endlose repeat-Schleife arbeitet das Skript solange den Screenshots-Ordner ab, bis der Anwender auf Abbrechen klickt.

Anpassen: Am Anfang des Skripts lassen sich über die Zeilen, die mit “property” beginnen, einige Optionen festlegen, etwa, ob das Skript nach dem Namen fragen oder die Dateiendung einblenden soll. Die wichtigsten Parameter können Sie aber auch ohne Skript-Änderung über das Terminal einstellen.

Dateiendungen des verschobenen Screenshots unsichtbar lassen:

 defaults write de.mac-and-i.pickupLastScreenshot showFileExtension -bool NO

Standardmäßig werden die Bildschirmfotos mit dem Finder verschieben, sodass sich der Vorgang mit Cmd+Z rückgängig machen lässt Liegen die Fotos im iCloud-Drive, bittet der Finder jedoch stets um eine Bestätigung. In diesem Fall können Sie "moveFileWithFinder" auf "NO" setzen, damit das Skript die Datei ohne Rückfrage mit einem Shell-Befehl verschiebt.

defaults write de.mac-and-i.pickupLastScreenshot moveFileWithFinder -bool NO

Fragt vor dem Verschieben nicht nach dem Dateinamen:

defaults write de.mac-and-i.pickupLastScreenshot askForNewName -bool NO

Standard-Dateiname setzen (leer bedeutet, dass der Originalnamen verwendet wird)

defaults write de.mac-and-i.pickupLastScreenshot defaultName "Mein Screenshot"

Dateinamen nicht von Sonderzeichen (Umlaute, Leerzeichen) befreien:

defaults write de.mac-and-i.pickupLastScreenshot cleanupFilename -bool NO

15. Schnellnotiz im Sperrbildschirm

⬇️ Downloads: Kurzbefehl "Schnellnotiz zeigen" und Kurzbefehl "Schnellnotiz erfassen"

Funktionsweise: Der Kurzbefehl "Schnellnotiz zeigen" liest die Datei "/Shortcuts/Schnellnotiz.txt" ein und präsentiert diese dem Anwender in einem Dialogfenster oder direkt im Sperrbildschirm, falls der Befehl darüber ausgelöst wurde. Zudem zählt das Skript die Anzahl der Zeilen und gibt einen Hinweis aus, wenn mehr Zeilen vorhanden sind, als das iPad oder das iPhone ausgeben kann.

"Schnellnotiz erfassen" nimmt Daten über das Share-Sheet entgegen und speichert sie in der Datie "/Shortcuts/Schnellnotiz.txt". Ruft man den Kurzbefehl in der Kurzbefehle-App auf, bekommt man einen Dialog mit dem Inhalt der Datei gezeigt, sodass man ihn direkt bearbeiten kann.

Anpassen: Sie können in beiden Kurzbefehlen den Namen der Datei anpassen. Leider gestattet es iOS nicht ohne Nutzerinteraktion einen beliebigen Pfad anzugeben.

16/17. Dokumente an E-Mail-Verteiler schicken

⬇️ Download: Alle Skripte, Workflows und Applets für macOS (DMG, 15 MByte)

Funktionsweise: Der zugrundeliegende Automator-Workflow basiert auf der Neue-E-Mail-Aktion. Die vorangestellte “Datei-Umbenennen”"-Aktion fügt dem Dokument das aktuelle Datum an. Damit die Original-Datei nicht verändert wird, kopiert der Workflow sie zunächst in den Downloads-Ordner.

Anpassen: Duplizieren Sie das Programm in Automator über das Menü “Ablage” für ein neues Vorlagen-Applet, bei dem Sie andere Empfänger und Inhalte eingeben. Falls Sie es mit wechselnden Empfängern zu tun haben, etwa um häufig gestellte Fragen schnell zu beantworten, lassen Sie die Adressatenfelder leer.

Bonus: Unter dem Namen “PDF ans Team” stellen wir dieselbe Routine als PDF-Plug-in bereit. Damit können Sie aus dem Druckdialog eines jeden Programms eine PDF-Version der aktuellen Datei verschicken.

Doppelklicken Sie das Plug-in, fragt das Automator-Installationsprogramm, ob es den Workflow im persönlichen Library-Ordner unter “PDF Services” ablegen soll. Stimmen Sie zu und öffnen ihn im folgenden Dialog in Automator, um wie oben Empfänger, Betreff und Inhalt festzulegen.

⬇️ Download: Kurzbefehl "E-Mail ans Team"

Funktionsweise: Die Aktion "E-Mail senden" stellt das Kernstück des Kurzbefehls. Was dieser Aktion als Inhalt übergeben wird, erscheint im Hauptteil einer E-Mail, die Sie vor dem Absenden überprüfen können. Um den Anwender mehrere Vorlagen anzubieten, fügten wir die Aktion "Aus Menü wählen" ein. Im eingerückten Bereich dieser Aktion werden für jede Antwort Variablen für Betreff und Inhalt der E-Mail sowie Namensstamm für die angehängte Datei festgelegt.

Anpassen: Wenn Sie weitere Menüeinträge hinzufügen, können Sie zusätzliche Vorlagen anlegen. Kommentare in der Kurzbefehl-Aktion erklärt Ihnen, was Sie dafür tun müssen.

Mit einem Trick können Sie so auch eine E-Mail als PDF versenden: Wenn Sie "Drucken" im Weiterleiten-Menü wählen und mit zwei Fingern in die Datei hineinzoomen, erzeugt iOS ein PDF, das Sie mit dem Teilen-Button an den Kurzbefehl verweisen können.

18/19. Serien-E-Mail mit persönlicher Anrede verschicken

⬇️ Download: Alle Skripte, Workflows und Applets für macOS (DMG, 15 MByte)

Funktionsweise: Automator bietet eine Aktion namens "E-Mail an Gruppe". Sie ist Kernstück dieses Workflows und erzeugt aus dem Neue-E-Mail-Fenster (mit Betreff sowie Text und eventuellen Anhängen im Hauptteil) eine E-Mail für jeden Empfänger in der Gruppe "Verteiler". Damit Sie nicht auf "Hallo" als Grußformel festgenagelt sind, haben wir die Aktion "Nach Text fragen" vorangestellt.

Anpassen: Wollen Sie die Empfänger nur mit Vornamen anreden, wählen Sie das ganz rechts in der Aktion "E-Mails an Gruppe senden" aus. Pflegen Sie unterschiedliche Verteiler, etwa für Kollegen und die Familie, duplizieren Sie das Applet im Ablage-Menü des Automators, speichern es unter neuem Namen und ändern den Empfängerkreis.

⬇️ Download: Kurzbefehl "Serien-E-Mail"

Funktionsweise: Die Aktion "Kontakte suchen mit" grenzt die Einträge des iCloud-Adressbuchs auf die Mitglieder der ausgewählten Gruppe ein. Das Resultat ist eine Liste, welche die Aktion "Wiederholen mit jedem" als Eingabe übernimmt. Sie greift für jeden einzelnen Kontakt Name und E-Mail-Adresse ab, um sie in der Aktion "E-Mail senden" zu verwenden.

Vorher überprüft der Kurzbefehl, ob ihr ein Text übergeben wurde: Die Aktion "Anzahl" zählt durch, wieviele Objekte ihr übergeben wurden. Ist diese Zahl größer als Null, wird die Eingabe übernommen, und alternativ wird ein Standard-Text für die E-Mails verwendet. Das ist nützlich bei häufig versendeten Texten, aber auch zum Testen des Kurzbefehls.

Anpassen: Falls Sie dem Kurzbefehl keinen Text übergeben, füllt er die E-Mail mit Standardtext, den Sie für Ihre Bedürfnisse anpassen sollten. Wenn Sie andere Gruppennamen verwenden wollen, ändern Sie den die Aktion "Liste".

Wollen Sie regelmäßig Dateien versenden, etwa ein PDF mit Ihrem aktuellen Kursangebot, können Sie den Kurzbefehl duplizieren und in den Einstellungen der neuen Version unter "Akzeptierte Typen" die entsprechenden Dateitypen (PDFs, Bilder) anhaken.

20. Text mit Link versehen

⬇️ Download: Kurzbefehl "Verlinkter Text"

Funktionsweise: Den über das Teilen-Menü übergebenen Text untersucht der Kurzbefehl in einer Wenn-Dann-Abfrage auf die Zeichenfolge “://”, und prüft somit, ob eine URL im Text vorkommt. Ist das der Fall, ruft der Kurzbefehl zunächst die erste Zeile der Zwischenablage für den Link-Text ab und extrahiert die URL aus dem übergebenen Text. Das ist sinnvoll, um etwa versehentlich mitausgewählte Leerzeichen zu entfernen.

Beide ermittelten Objekte bekommt der Anwender nun in einem Eingabedialog präsentiert. Der Text aus der Zwischenablage steht dabei als möglicher Link-Text im Eingabefeld. Nach Bestätigung wird alles via HTML-Quelltext zu einem Link kombiniert, der dann umgewandelt als formatierter Text in der Zwischenablage landet.

Enthält der übergebene Text keine URL (Zeichenfolge “://” nicht vorhanden), arbeitet der Kurzbefehl wie zuvor beschrieben, nur mit einem Unterschied: Der übergebene Text wird als Link-Text verwendet und der Zwischenablagen-Inhalt landet als mögliche URL im Eingabefeld.

Anpassen: Keine Anpassung nötig

Kasten: Programme mit eigenen Icons versehen

⬇️ Download: Alle Skripte, Workflows und Applets für macOS (DMG, 15 MByte)

Im Folgenden beschreiben wir kurz den im Kasten erwähnten Workflow "Bild als ICNS", der im Download jedoch den Namen "ICNS erstellen" trägt.

Funktionsweise: Der Automator-Dienst "ICNS erstellen" übergibt ausgewählte Dateien direkt an ein Shell-Skript. Dieses erzeugt für jede Datei einen temporären Ordner mit der Endung ".iconset". Darein erzeugt es von der Ausgangsdatei verschieden große Bilddateien mit fest vorgeschriebenen Dateinamen. Der Terminal-Befehl "iconset" konvertiert diesen Ordner anschließend in eine ICNS-Datei.

Anpassen: Nicht nötig.

v1.1 (imj)

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