Es muss nicht immer Outlook sein

Groupware-Lösungen bieten die Chance, effiziente Zusammenarbeit zu organisieren und gleichzeitig die Qualität der Daten, wie Adressen, Kontakte und Terminverwaltung deutlich zu verbessern. Schlanke und flexible Organisationsformen sind ohne eine geeignete Groupware kaum noch denkbar. Dies gilt nicht nur für große, sondern auch für kleine und mittlere Organisationen.

Neben den bekannten kommerziellen Angeboten existieren freie Softwareprojekte, die sich ebenfalls um das Thema bemühen - jedes setzt eigene Schwerpunkte. Um die ‘richtige’ Lösung zu finden, muss man sich zunächst über seine Erwartungen an eine Groupware im Klaren sein. Dieser Artikel befasst sich exemplarisch mit drei Open-Source-Projekten und stellt sie an zentralen Punkten der verbreitetsten Groupware-Lösung, Microsoft Outlook/Exchange, gegenüber. Die kommerziellen Vertreter für Linux werden in einer der nächsten Ausgaben hinsichtlich ihrer Eignung als Exchange/Outlook-Ersatz untersucht.

Die Wahl fiel auf phpGroupware, TUTOS und Kroupware, da diese weit entwickelt sind und einen guten Überblick über das verschaffen, was Open-Source-Projekte anbieten können. Da die Kroupware-Entwicklung im Auftrag des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für den Deutschen Bundestag erfolgt, dürfte das Projekt zunehmende Bedeutung erlangen. Für phpGroupware spricht, dass es derzeit im Rahmen eines größeren Fördervorhabens des Landes Niedersachsen eine gründliche Überarbeitung erfährt; die darin enthaltenen Ergänzungen für den kommerziellen Einsatz sollen es auch für große Organisationen fit machen.

Damit ist schon die erste Hürde beim Einsatz von Produkten genannt: es existieren viele Ansätze mit teils unterschiedlichen Zielsetzungen, die sich unter dem Begriff ‘Groupware’ scharen. Dies reicht von einfachen Programmen, die Adressen, E-Mail und eine Terminverwaltung bereitstellen, über Produkte, die ihren Schwerpunkt in der Projektverfolgung und Teilen der Buchhaltung setzen, bis hin zu den eierlegenden Wollmilchsäuen, die fast alles bieten, was man irgendwie gemeinsam nutzen kann respektive muss.

Thin-Client oder Fat-Client?

Ein wesentliches Merkmal der Open-Source-Vertreter ist ihr rein webbasierter Ansatz. Diese - von Kroupware abgesehen - reinen Thin-Client-Lösungen bieten viele bekannte Vorteile: Auf dem Arbeitsplatzrechner ist außer einem Webbrowser keine Installation erforderlich, der Zugriff funktioniert sowohl im Intranet als auch - gesichert via HTTPS - von außen. Darüber hinaus ist die Anwendung plattformunabhängig (Browser gibt es für jedes erdenkliche Betriebssystem), und Software-Updates gestalten sich denkbar einfach, da sie nur auf dem Server einzuspielen sind. Zudem arbeiten alle Nutzer immer auf dem gleich aktuellen, zentralen Datenbestand des Servers.

Dem stehen einige Nachteile gegenüber klassischen Client/Server-Lösungen wie Microsofts Outlook, Lotus Notes oder anderen entgegen. Gerade Außendienstler und andere Mitarbeiter, die nur zeitweise an ihrem Schreibtisch sitzen, verfügen nicht immer über einen Internetzugang. Ohne einen solchen oder eine Direkteinwahl zur eigenen Firma stehen bei reinen Weblösungen überhaupt keine Daten zur Verfügung: sie sind nicht offline-fähig.

Weiter existieren prinzipielle Schwierigkeiten bei der Synchronisation mit PDAs wie Palm, Psion, Windows-CE-Geräten, Zaurus und anderen. Zum einen unterstützt die den PDAs beiliegende Synchronisationssoftware meist nur bestimmte, kommerzielle Windows-Groupware-Produkte - wie Outlook oder Lotus Notes - und installiert sich häufig direkt als Plug-ins in diese Lösungen. Zum anderen muss ein PDA zur Synchronisation am Arbeitsplatzrechner angeschlossen sein. Dort läuft bei den Weblösungen aber keine Groupware-Software, sondern nur ein Browser. Es sind daher einige Klimmzüge zu veranstalten, um die Daten überhaupt vom PDA auf den Groupware-Server zu bekommen - und vice versa. Für Palm-OS-PDAs existieren, im Gegensatz zu den anderen, immerhin einige Open-Source-Ansätze, die das unter Palm OS dafür eingesetzte Hotsync-Protokoll implementieren. Bei anderen PDAs, insbesondere WinCE und Psion, existieren derzeit keine geeigneten Synchronisationslösungen.

Weboberflächen mit Tücken

Ein Fat-Client bietet als eigenständiges Programm mehr Optionen zur Gestaltung der Nutzeroberfläche als ein Thin-Client, der mit den Fähigkeiten eines Browsers auskommen muss. Elemente wie Roll-Down-Menüs, Popup-Fenster, Auswahlboxen, Menüs mit gegebenenfalls mehreren Untermenüs oder andere Dialoge sind wesentlich einfacher zu gestalten und können direkt auf die Nutzereingaben beziehungsweise den aktuellen Status reagieren. Der Einsatz von Javascript behebt zwar in weiten Bereichen diese Einschränkungen, allerdings erkauft man sich dies durch oft erhebliche Browserinkompatibilitäten. Eine Javascript-basierte Lösung wird nur auf einer kleinen Auswahl von Browsern fehlerfrei funktionieren. Oft reicht schon ein Release-Wechsel des Browsers, und die Lauffähigkeit ist dahin. Daher muss man ständig neuen Browserversionen ‘hinterherprogrammieren’.

Um keine Missverständnisse aufkommen zu lassen: Findige Programmierer schaffen es immer wieder, trotz der Beschränkungen von webbasierten Oberflächen ansprechende und gut bedienbare Lösungen zu entwickeln. Oft haben diese Ansätze den Charme, wesentlich schlanker und übersichtlicher zu sein als übliche Fat-Clients. Wie immer gibt es nicht ‘die’ Lösung für alle Anwendungsfälle. Vielmehr muss man bei der Auswahl einer Groupware, wie bei jeder Software, die Vor- und Nachteile abwägen und entscheiden, welche Applikation sich für den jeweiligen Zweck am besten eignet.

Als weitere prinzipbedingte Eigenart benutzen die webbasierten Lösungen beliebige externe Mailserver für SMTP und POP3/IMAP4. Einerseits erhöht dies die Flexibilität, andererseits verhindert es die Realisierung von serverbasierten Regeln wie Mailfiltern und insbesondere Abwesenheitsschaltungen. Ein Web-Mail-Client kann eben nicht Filterregeln in einem beliebigen Server setzen. Daher verfügen die Weblösungen auch nicht über Abwesenheitsschaltungen. Ein Ausweg aus dem Dilemma ist, eben doch einen bestimmten Mailserver zu verwenden und die dafür erforderlichen Modifikationen an den Web-Mail-Clients vorzunehmen. Ein Beispiel für ein solches Vorgehen ist das Projekt pb.WebMAUI, das auf der Courier Mailsuite basiert. Passende Modifikationen existieren für den Web-Mail-Client Horde/IMP; für den Web-Mailer in phpGroupware gehört dies zum oben genannten Fördervorhaben. Bei unter der GPL (oder kompatiblen Lizenzen) stehenden Paketen steht den Änderungen zumindest von der rechtlichen Seite her nichts im Wege.

Den vollständigen Artikel mit der detaillierten Vorstellung der drei Linux-Groupware-Projekte sowie deren Abgrenzung zu Microsoft Outlook finden Sie in der aktuellen Printausgabe. (avr)