Digital Ordnung schaffen: Fünf Dokumentenmanagement-Systeme im Test
Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen eine systematische Ablage, revisionssichere Aufbewahrung sowie einen einfachen Abruf digital archivierter Unterlagen.
(Bild: Thorsten Hübner)
- Dr. Hans-Peter Schüler
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind für Geschäftsleute schon von Rechts wegen unverzichtbar, weil sie eine revisionssichere Ablage ermöglichen. Wie in den Grundlagen für ordnungsgemäße Buchführung und Datenzugriff (GoBD) vorgeschrieben, lassen sich abgelegte Dokumente dann nicht mehr unbemerkt verändern oder löschen.
Darüber hinaus hilft ein DMS allen Nutzern im täglichen Papierkrieg. Mithilfe einer solchen Anwendung fördern Sie das gesuchte Objekt anhand vielseitiger – auch kombinierter – Vorgaben wie Textinhalt, Dokumenttyp und Stichwörter ratzfatz aus einem riesigen Datenbestand zutage. Papierunterlagen könnten Sie hingegegen bestenfalls alphabetisch nach Absender und Datum etwa in Ordner für Eingangsrechnungen und für Kundenaufträge sortieren. Aber schon, wenn Sie nur alle Ein- und Ausgaben für eine Ihrer Dienstleistungen sichten wollen, müssen Sie mehrere Ordner durchblättern und riskieren eine Aktenstaublunge.
Voraussetzung für eine systematische Ablage ist die Aufbereitung der Unterlagen, wobei Sie die marktüblichen DMS-Pakete unterschiedlich gut unterstützen. Daraufhin haben wir die Programmpakete CompuDMS Professional, Dr. Doc mit Einzelplatzlizenz, ecoDMS, ELOoffice und Office Manager Pro untersucht, die allesamt kostenlos oder zumindest auch für Privatanwender erschwinglich sind.
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