Excel-Tabelle als Mailtext versenden

Ich möchte eine Excel-Tabelle mit Outlook versenden. Der Inhalt soll dabei lesbar im Mailtext stehen. Excel bietet mir über "Freigeben" aber nur den Versand als Anhang oder die Weitergabe über einen Link an. Muss ich den Tabelleninhalt manuell über die Zwischenablage einfügen?

Nein, Office enthält eine geeignete Funktion für Excel und Word; sie ist jedoch gut versteckt. Zunächst müssen Sie deren Schnellstartleiste das zugehörige Symbol hinzufügen, zum Beispiel über "Datei/Optionen/Symbolleiste für den Schnellzugriff". Stellen Sie die Auswahlliste unter "Befehle auswählen" von "Häufig verwendete Befehle" auf "Alle Befehle" um und suchen den Eintrag "E-Mail-Empfänger". Markieren Sie ihn, klicken dann zwischen den beiden Listen auf die Schaltfläche "Hinzufügen >>" und schließen mit "OK" ab.

Die Schnellstartleiste zeigt nun als neues Symbol ein Dokument mit kleinem Briefumschlag an. Ein Klick darauf öffnet einen Dialog, in dem Sie wählen können, ob Sie die gesamte Arbeitsmappe als Anhang versenden wollen (was Sie ja nicht möchten) oder nur das aktuelle Arbeitsblatt als Mailtext. Nach Klick auf "OK" erscheint oberhalb der Tabelle ein Bereich mit Eingabefeldern für Empfänger, CC-Adressen, Betreff und optionalen Einleitungs- oder Begrüßungstext. Haben Sie in Outlook mehrere Konten eingerichtet, wählen Sie über "Konten" den gewünschten Mail-Provider und die zugehörige Absenderadresse.

Ein Klick auf "Dieses Blatt senden" erzeugt eine neue Nachricht mit dem Einleitungstext, gefolgt von der Tabelle in lesbarer Form. Die wurde in eine Texttabelle umgewandelt, enthält also zum Beispiel keine Formeln mehr. Die Nachricht wird per Outlook versendet; Sie bekommen das Mailprogramm aber nicht zu Gesicht – es muss nicht einmal gestartet sein.

Diese Methode eignet sich gut, um es dem Empfänger zu ersparen, dass er einen Anhang erst in Excel öffnen muss. Sie sollten sich aber aus Gründen der Übersichtlichkeit (und ab einer gewissen Größe auch der Stabilität) auf kleinere Tabellen beschränken. Mit dieser Methode lassen sich auch nur komplette Arbeitsblätter verschicken – für ausgewählte Ausschnitte müssen Sie dann doch die Zwischenablage bemühen.

In Word funktioniert das Ganze genauso; es wird dann das komplette angezeigte Textdokument als Mailtext versandt.

(swi)