Studie: Druckprozessmanagement mangelhaft

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Das Druckerumfeld ist ein beliebtes Ziel von Kostenoptimierern in Unternehmen. Mit Recht, denn Druckprozesse sind komplex und bieten daher viele Ansatzpunkte. Die aktuelle Printerumfrage10 der Firma Dokulife, im Auftrag von Brother, ist denn auch für Druckprozessoptimierer eine lohnenswerte Lektüre, denn sie bringt einige ganz simple und offensichtliche Fehler in der Prozesskette an den Tag, die zu höchst empfindlichen Produktivitätsstörungen führen, jedoch mit gutem Willen vergleichsweise einfach zu beheben sind.

Bei der Frage nach den häufigsten Fehlerquellen, entpuppen sich vermeintlich kleine Pannen wie etwa ein leerer Papierschacht als wahre Produktivitätskiller. 74 Prozent der Befragten nennen ihn als häufigsten Grund, weshalb sie nicht drucken könnten, "Toner/Tinte leer" liegt mit 29 Prozent an zweiter Stelle. Hier versagt ganz eindeutig das Prozessmanagement bei der Versorgung der Geräte mit Verbrauchsmaterialien. Dabei wäre das Problem durch die Vergabe eindeutiger Verantwortlichkeiten für die Materialversorgung – und sei es an das Reinigungspersonal – in den Griff zu bekommen.

Die "Papierstaus", die 26 Prozent der befragten Anwender oft stören, haben zwar weniger menschliche als technische Ursachen, allerdings delegiert Theo Reinerth, Unternehmenssprecher von Brother, auch einen Gutteil der Verantwortung für diesen Fehler ans Druckermanagement. Zu oft werde an der Papierqualität gespart, lautet sein Vorwurf: "Schon vergleichsweise preisgünstige Geräte müssen hohe Druckvolumina bewältigen und damit höchst präzise arbeiten. Deshalb ist ein Papierstau in vielen Fällen direkt auf die mangelnde Qualität oder die fehlerhafte Lagerung des Druckerpapiers zurückzuführen."

Zwei getrennte Beschaffungswege

Dieser Wunsch nach Qualität wird wohl noch einige Zeit unerfüllt bleiben, denn das Auswahlkriterium ist bei Unternehmen und Privatleuten gleichermaßen der Preis und nicht die Qualität. Ein Grund dafür liegt darin, dass der Einkauf von Verbrauchsmaterialien in getrennten Vertriebskanälen verläuft, wie die Printerumfrage10 belegt. Während bei kleineren Unternehmen der Geschäftsführer oder die IT-Abteilung über die Anschaffung von Geräten entscheiden, werden in größeren Firmen Verbrauchsmaterialien und Papier beschafft wie vor 20 Jahren: Diese Aufgabe erledigen in der Regel Assistenz, Hausmeister oder Empfang im Rahmen der Büromaterialbestellung – oft bei Viking oder Memo nach der Vorgabe "so günstig wie möglich".

Im privaten Bereich gaben 20 Prozent der Studienteilnehmer an, dass sie zwar ihre Geräte im Fachhandel erstehen – aber nur 13 Prozent kaufen dort auch ihre Verbrauchsmaterialien. Bei Elektronikflächenmärkten ist der Unterschied sogar noch größer: 39 Prozent besorgen sich ihre Druckgeräte in Flächenmärkten, aber nur 18 Prozent erstehen dort auch Papier, Tinte, Toner. Als Hauptbezugsquelle für Verbrauchsmaterial nennen 61 Prozent der Befragten klar den Versandhandel.

Die Hersteller fordern deshalb den Handel immer wieder auf, Gerät, Papier und Verbrauchsmaterial im Verkauf so zu bündeln, dass der Kunde alle drei Produkte als Lösungspaket aus einer Hand kauft – am besten noch inklusive Software und Service. "Dabei müssen die Preise so gestaltet sein, dass es sich für den Kunden lohnt, seine bisherigen Kaufangewohnheiten zu ändern und alles aus einer Hand zu kaufen", schlägt Reinerth vor. Doch das ist oft leichter gesagt als getan, wenn eine Tonerkartusche den Kaufpreis eines Druckers manchmal schon fast übersteigt und die Werbung von Drittanbietern glaubhaft vorgaukelt, ebenso gute Dienste zu tun.

Langstreckenlauf zum Drucker

Prozesstechnisches Verbesserungspotenzial outet folgendes Studienergebnis, wenn auch erst auf den zweiten Blick: Der Großteil der abgesandten Druckjobs umfasst weniger als sechs Seiten. 89 Prozent der Befragten gaben an, dass sie häufig oder sehr häufig nur eine Seite pro Druckjob drucken, 93 Prozent der Befragten zwei bis fünf Seiten. Größere Druckaufträge mit sechs bis 15 Seiten führen nur 49 Prozent häufig oder sehr häufig durch, mit 16 bis 40 Seiten sind nur noch 18 Prozent dabei. Da dieses Verhalten für kleinere Geräten am Arbeitsplatz ebenso gilt wie für große Arbeitsgruppengeräte im Flur oder Kopierraum, wird auch hier wieder der Fehler im System offenbar: Wo bleibt das Einsparpotenzial, wenn die Mitarbeiter ohne Arbeitsplatzdrucker für jede einzelne Seite den Gang zum Kopierraum unternehmen müssen? Oder: Der Mitarbeiter wartet bis mehrere Seiten zusammen kommen, mit dem Resultat, dass ein freundlicher Kollege den Output-Schacht leergeräumt hat. Also wird nochmals gedruckt. Befürworter von rigoroser Konsolidierung und zentralen Druckräumen sollten ihre Maßnahmen anhand dieser Studienergebnisse nochmals überdenken.

Druckkostensparen durch Mitarbeiterschulung

Ein Fragenblock der Studie befasst sich mit den Druckkostensparmaßnahmen, die sich in Unternehmen der größten Beliebtheit erfreuen. Gerätekonsolidierung steht hier an vorderster Stelle. 29 Prozent der Befragten ist diese Sparmaßnahme am Arbeitsplatz gut bekannt, bei größeren Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern sind es gar 43 Prozent. Auch der Farbdruck wird gerne eingeschränkt, Tintenstrahler werden aus den Büros verbannt.

Nicht ganz so offensichtlich für die Kostenoptimierer ist jedoch, dass sich auch durch Mitarbeiterschulungen so richtig Druckkosten einsparen lassen. Nur fünf Prozent der Befragten, so die Studie, werden beispielsweise über die kostensparenden Möglichkeiten von Multifunktionsgeräten aufgeklärt – wie etwa durch Scan-to-Funktionen. "Generell mangelt es an der entsprechenden Einführung der Mitarbeiter in moderne multifunktionale Druckmaschinen", moniert Reinerth. "Das führt letztendlich dazu, dass ein komplexer Netzwerkkopierer aus Unkenntnis zum Analogkopierer degradiert wird."