Office-n-PDF

Das PDF-basierte Dokumentenmanagementsystem Office-n-PDF indexiert, verschlüsselt und archiviert Dokumente beliebiger Datei- und Bildformate in einer hierarchisch gegliederten Baumstruktur.

Office-n-PDF importiert nicht nur Dateien mit ganzen Ordnerstrukturen, sondern scannt ebenso Papierdokumente mit integrierter Trennblatterkennung ein, macht diese dank der OCR-Texterkennung durchsuchbar und bietet neben einem generischen Druckertreiber auch ein Add-in für den Datendirektimport aus Microsoft Word, Excel und PowerPoint sowie aus Outlook zur E-Mail-Archivierung.

Das Check-in- und Check-out-Verfahren mit Versionskontrolle erlaubt es zudem, mehrere Versionen einer Datei zu verwalten und bei Bedarf wieder herzustellen. Office-n-PDF enthält Werkzeuge zum Bearbeiten der Dokumente mit Notiz-, Zeichen- und Kommentarfunktionen, unterstützt PDF-Lesezeichen und bietet eine schnelle Volltextsuche, die mit einer Recherche nach Schlagworten, Verfasser, Kommentaren und auch mit Kennungssymbolen kombiniert werden kann.
Das Tool bietet neben der Volltextsuche auch einen Suchassistenten mit Suchmusterverwaltung und ermöglicht das Anlegen individueller Metadatenmasken, durch die sich anschließend themen- und branchenbezogene Datenbankstrukturen verwalten lassen. Zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen von Aufbewahrungsfristen stellt Office-n-PDF eine Validierung von Dokumenten bereit und nutzt zur revisionssicheren Speicherung das Langzeitarchivformat PDF/A – optional mit digitaler Signatur.

Das Programm ist auch als erweiterte Professional-Edition erhältlich, die mehrere hundert Arbeitsplätze unterstützt und eine Benutzerrechteverwaltung mit optionaler Export- und Kopiersperre sowie einem aktivierbaren Löschschutz bietet.

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