Kostenlos & kostenpflichtig: PDF-Editoren im Vergleich

Letztes Update: 08.02.2024. Alle Preisangaben verstehen sich inklusive deutscher Mehrwertsteuer (19%). Die Hersteller selbst geben in manchen Fällen Netto- statt tatsächlicher Kaufpreise an, weshalb deren Preisangaben von unseren abweichen können.

PDF-Dateien haben gegenüber Word-Dokumenten und anderen Office-Formaten einen großen Vorteil: Sie sehen überall gleich aus, denn PDF ist genormt. Dadurch eignen sich PDF-Dokumente ideal zur Weitergabe: Wer etwa eine Bewerbung, ein Dokument oder eine Powerpoint-Präsentation als PDF verschickt, kann sicherstellen, dass alle Nutzer den gleichen Stand des Dokuments sehen, ohne Darstellungsfehler durch fehlende Schriftarten oder verschiedene Programmversionen. Dadurch ist PDF auch optimal geeignet, um Dokumente zu archivieren. Und anders als JPEG-Dateien besitzen PDF-Files die Möglichkeit, Textinhalte zu speichern, etwa bei einem Scan mit Texterkennung (OCR).

PDFs mit Editoren bearbeiten

Neben vielen Vorteilen hat das Portable Document Format (PDF) aber auch einen großen Nachteil: Die Dateien lassen sich nachträglich nur schwer bearbeiten. Abhilfe versprechen sogenannte PDF-Editoren – Programme also, die Inhalt und Form von PDF-Dateien nachträglich verändern können. Sie erlauben unter anderem, Texte zu ändern, Bilder zu verkleinern oder schlicht die Seiten neu anzuordnen. Zudem besitzen viele dieser Editoren Komprimierungsroutinen, um die Dateigröße zu verringern. Kurzum: PDF-Editoren sind extrem praktische Werkzeuge für jeden, der häufig mit PDF-Dateien zu tun hat.

PDF-Editoren im Vergleich

Im Folgenden stellen wir acht PDF-Editoren mit unterschiedlichem Funktionsumfang vor. Die Tools eignen sich je nach Variante für Heimanwender, Bildungseinrichtungen sowie Unternehmen und sind in den meisten Fällen für die gängigen Betriebssysteme (auch mobil) verfügbar.

Adobe Acrobat: Standardlösung für professionellen Einsatz

Software-Hersteller Adobe kann sich die Erfindung von PDF auf die Fahnen schreiben: 1993 wurde das portable Dokumentformat ins Leben gerufen, um etwa Drucksachen vorlagengetreu zwischen verschiedenen Rechnern auszutauschen. Inzwischen ist PDF als Dateiformat genormt und für alle verfügbar. Doch obwohl das Dateiformat kein exklusives Eigentum von Adobe mehr ist, ist Adobe Acrobat* nach wie vor der PDF-Editor, der am nächsten am Format dran ist – und den Quasi-Industriestandard bildet. Wichtig ist die Unterscheidung zum kostenlosen Acrobat Reader: Damit können Anwender PDF-Dateien lediglich anzeigen, unterschreiben, drucken und kommentieren. Wer PDFs bearbeiten will, muss daher zum kostenpflichtigen Adobe Acrobat ohne „Reader“ greifen.

Adobe Acrobat ist in den Versionen „Standard“ oder „Pro“ verfügbar: Die Standard-Version eignet sich für alle regulären Bearbeitungsschritte, etwa die Erstellung und Konvertierung von PDFs, die Sortierung von Seiten, das Erstellen von Formularen, das Zusammenführen von PDF-Dateien oder das Scannen mit OCR-Texterkennung direkt ins PDF-Format. Auch die Bearbeitung des Layouts oder der Inhalte – etwa die Behebung eines Textfehlers – ist mit Acrobat Standard möglich.

Adobe Acrobat Pro ist für professionelle Anwender gedacht – etwa Agenturen oder Behörden, die PDFs für die (hoch)sichere Weitergabe oder Archivierung vorbereiten müssen. So kann Acrobat Pro gescannte Bilder in durchsuch- und editierbare PDF-Dateien umwandeln oder PDFs aus technischer Dokumentation erzeugen. Auch die Erstellung genormter ISO-PDF-Dateien wie PDF/A und PDF/X sind der Pro-Version vorbehalten.

Spartipp: Derzeit ist die Adobe Creative Cloud mit allen Anwendungen, darunter auch Photoshop, Premiere, Lightroom, Illustrator und Acrobat Pro im Paket für 39,85 € pro Monat* im Jahres-Abo erhältlich. Das entspricht einem Rabatt von über 40 %. Die Einzelversion von Acrobat Standard gibt es in den ersten drei Monaten für 9,95 € pro Monat*, die restlichen neun Monate dann zum regulären Monatspreis. (Stand: 07.02.2024)

PDFelement: PDF-Editor für Windows ohne Abozwang

Anders als viele Programme von Wondershare richtet sich PDFelement* vorwiegend an anspruchsvolle Heimanwender, Bildungseinrichtungen und Einzelnutzer im professionellen Umfeld. So ist die Bearbeitung von PDF-Dateien ähnlich wie in einem Desktop-Publishing-Programm möglich: Elemente können per Drag & Drop bearbeitet und verschoben werden, zudem gibt es die Möglichkeit, PDF-Dateien zurück in Word- oder Excel-Dateien zu konvertieren. Dabei hilft auch die leistungsstarke Texterkennung.

Eine Unterstützung für PDF/A ist ebenso an Bord wie die Möglichkeit, Dokumente zu unterschreiben. Das sowohl im Abo als auch als Dauerlizenz erhältliche Tool ist primär in der Windows-Version interessant: Die Mac-Variante ist leider arg beschnitten.

PDF Expert: PDF-Editor für Mac ohne Abozwang

PDF Expert* ist ein ausgesprochen leistungsstarkes PDF-Tool für Mac, iPad und iPhone erlaubt genau wie das Adobe-Original die umfangreiche Erstellung, Konvertierung und Bearbeitung von PDF-Dateien. Zudem kann es PDF-Dateien aufteilen, zusammenführen oder neu sortieren. Der große Vorteil des Tools ist, dass es sehr schlank und speziell auf Mac-Nutzer zugeschnitten ist. Die Integration in macOS und iOS ist vorbildlich, die vorhandene Apple-Hardware wird optimal ausgereizt. Diesbezüglich ist das Tool Adobe deutlich überlegen, genau wie beim Lizenzmodell: Im AppStore als Einmalkauf erhältlich, kann es über die Website des Herstellers Readdle Technologies auch als Abo gebucht werden. Die kostenlose Testversion beinhaltet 7 Tage Zugriff auf die Premium-Funktionen.

ABBYY FineReader: PDF-Editor mit erstklassiger Texterkennung

ABBYY FineReader* ist ein professioneller PDF-Editor für Selbstständige und Unternehmen, der sich vor allem auf die Texterkennung konzentriert. Die Standard-Version besitzt alles, was für den Umgang mit eingescannten Dokumenten notwendig ist, inklusive OCR-Texterkennung. FineReader PDF Corporate richtet sich an die Bedürfnisse größerer Unternehmen und ist eine Rundumlösung für den PDF-Einsatz, inklusive Dokumentenvergleich, Schwärzung und automatischer PDF-Konvertierung.

Beide Lösungen sind nur für Windows und im Abo erhältlich. Mac-Nutzer erhalten mit FineReader PDF for Mac* eine Software, die sich zwar an den beiden Windows-Versionen orientiert, aber bei der PDF-Bearbeitung deutlich beschnitten ist.

Soda PDF 360: PDF-Bearbeitung im Browser

Anders als die Adobe-Software und so manche Alternative, die nach wie vor mit lokalen Apps arbeiten, ist Soda PDF in der aktuellen Version nur als Webdienst erhältlich. Dadurch kann das Tool auf jedem nur denkbaren Endgerät eingesetzt werden. Schön: Basisfunktionen wie das Zusammenführen von PDF-Dateien oder die Konvertierung nach Word und Excel sind online kostenlos möglich. Eine mögliche Unsicherheit bei einer reinen Browser-Version liegt im Datenschutz, da man (ggf. vertrauliche) Dokumente zur Bearbeitung auf den Server des Anbieters hochlädt.

Es gibt drei verschiedene Lizenzen: Soda PDF 360 Standard, Pro und Business. Die Standard-Lizenz beinhaltet alle Editor-Funktionen, bei der Pro-Version kommen Profi-Funktionen wie die PDF/A-Konvertierung, E-Sign und OCR sowie das Anlegen von Formularen und die Stapelverarbeitung hinzu. Die Business-Version erweitert hauptsächlich den Support für Unternehmen und ermöglicht es, die OCR-Inhalte eines PDFs zu bearbeiten.

Leider sind diese Versionen nur im Abo erhältlich. Einige Händler führen mit Soda PDF 11 aber noch den Vorgänger, der sich klassisch kaufen und auch offline nutzen lässt. Wir haben Links dorthin unter dem Kaufen-Button ergänzt.

Softmaker FlexiPDF: DSGVO-konformer Offline-Editor

Softmaker FlexiPDF für Windows setzt als Adobe-Acrobat-Alternative auf das gegenteilige Modell von SodaPDF: Die Software gibt es nur als lokale Windows-Version. Neben der Abo-Lizenz, für welche die Preise aber auf einem vertretbaren Niveau liegen, gibt es die Pro-Version auch zum Einmalkauf. Der große Vorteil von FlexiPDF ist, dass es als lokale Software ohne Cloud-Anschluss automatisch DSGVO-konform ist – und sich damit perfekt für Anwender mit Datenschutz-Sorgen oder für Freiberufler und Unternehmen eignet.

Der PDF-Editor punktet durch umfangreiche Bearbeitungsfunktionen, die teils sogar über das Niveau von Adobe Acrobat hinaus gehen, insbesondere im Bereich von Text und Grafiken. Auch PDF/A, digitale Signatur und PDF-Vergleiche sind ab der Universal-Version an Bord. Damit User die für sie passende Variante finden, bietet FlexiPDF drei Lizenzen: NX Home für Privatanwender, NX Universal für Nutzer mit höheren Ansprüchen (beide nur als Abo) sowie Professional. Nur in der Professional- und NX-Universal-Edition sind OCR-Funktionen enthalten, um Text aus Dokumenten-Scans und -Fotos zu generieren. Für die Erstellung von Formularen ist mindestens die Universal-Lizenz nötig. Wer sich ganze PDF-Seiten mit DeepL unter Beibehaltung des Original-Layouts automatisch übersetzen lassen möchte, muss Universal NX erwerben. Bei der Jahresversion sind 750.000 Zeichen pro Jahr zum Übersetzen im Abopreis enthalten, bei der Monatsversion 75.000 Zeichen pro Monat.

Foxit PDF Editor: Funktional auf Augenhöhe mit Adobe

Mit dem Foxit PDF Editor erhalten Nutzer einen leistungsstarken PDF-Editor im Abo oder zum Einmalkauf, der mit Lizenzmodellen für Solo-Selbstständige oder Unternehmen aufwartet. Die Foxit PDF Editor Suite ist wahlweise in der Cloud, in jedem Fall aber nur per Abo erhältlich. Der Foxit PDF Editor (ohne "Suite") steht für Windows und Mac weiterhin zum Einzelkauf zur Verfügung, legt aber standardmäßig ein jährliches Support-Abo mit in den Warenkorb, das man immerhin abwählen kann. Die Editoren für iOS und Android wiederum gibt es ausschließlich im Abo.

Gemeinsam haben alle Desktop-Editionen, dass sie erst in der Pro-Version zur vollständigen Bearbeitungslösung heranwachsen, denn erst hier ist die freie Bearbeitung von PDF-Dateien möglich. Ansonsten unterscheidet sich die Pro-Version vor allem durch die bessere PDF-Komprimierung, Dokumentzertifizierung und Möglichkeiten, barrierefreie Dokumente zu erstellen. Grundsätzlich ist Foxit in den Pro-Versionen für Mac und Windows funktional vergleichbar mit Adobe, die Mobilversionen bieten deutlich weniger.

PDF XChange: Schneller, schlanker Editor ohne Abo

Der PDF XChange Editor konzentriert sich vor allem auf die schnelle und einfache Bearbeitung von PDF-Dateien. Anders als die Mitbewerber legen die Macher Wert darauf, dass das Programm besonders leichtgewichtig und ressourcenschonend ist – dadurch ist PDF XChange Editor nicht nur flott, sondern auch für relativ schwache Rechner geeignet.

Wie bei den Mitbewerbern bietet erst die Pro-Version den vollen Umfang, der sich hier aber vor allem auf tatsächlich für den Business-Einsatz relevante Funktionen erstreckt. Anwender ohne entsprechende Ambitionen finden in der preiswerten Editor oder Editor Plus-Version den passenden Kompanion zur PDF-Bearbeitung. Schön: Die Software ist ein klassischer Einmalkauf und kein Abonnement.

Kostenlose PDF-Editoren

Es gibt eine Reihe Möglichkeiten, PDF-Dateien kostenlos zu bearbeiten, in aller Regel haben diese aber nicht den Komfort oder die Funktionalität von entsprechenden Bezahlprogrammen. Am nächsten kommt den Profitools noch PDFgear, das in Machart und Funktionalität PDF Expert für MacOS ähnelt – dabei aber vollständig kostenlos ist. Auch eine Registrierung ist nicht nötig. Allerdings behält sich der Entwickler vor, einige fortgeschrittene Funktionen zukünftig hinter eine Bezahlschranke zu stellen. Das Tool ist sowohl für Windows, als auch für MacOS sowie Apple- und Android-Mobilgeräte erhältlich.

Zusätzlich gibt es im Open-Source-Bereich die Tools Gimp, Inkscape und das Tool Draw aus dem LibreOffice-Paket, die allesamt in der Lage sind, mehr oder weniger tiefgreifende Veränderungen an PDF-Dokumenten vorzunehmen. Auch PDFsam bietet entsprechende Funktionen, ist aber erst in der kostenpflichtigen Pro-Version eine wirklich leistungsfähige Alternative zu den kommerziellen Tools und dementsprechend auf ähnlichem Preisniveau. Mac-Anwender finden mit dem Tool Vorschau, das unter MacOS dabei ist, einen praktischen Editor für kleinere Arbeiten an PDFs, etwa das Unterschreiben, Hinzufügen von Informationen oder Sortieren von Seiten.

PDF-Editoren: Kostenlos oder kostenpflichtig?

Grundsätzlich sind die kommerziellen Lösungen den Freeware-Varianten deutlich überlegen: Wer wirklich ernsthaft und regelmäßig mit PDF-Dokumenten arbeiten und diese erstellen, anpassen und verändern möchte, kommt daher kaum an einer der Kauf-Lösungen vorbei. Und auch hier lohnt es sich, auf die größeren Versionen zurückzugreifen, um den wirklich vollständigen Funktionsumfang zur Hand zu haben.

Kostenlose Tools reichen dann aus, wenn man lediglich einzelne Seiten aus einem Dokument heraustrennen oder mehrere Dokumente aneinanderfügen möchte: hier leistet PDFsam schon in der Gratis-Version gute Dienste. Das Kommentieren von PDF-Inhalten beherrschen inzwischen die meisten PDF-Reader, sodass man sich alleine für diese Funktion ebenfalls keinen vollwertigen PDF-Editor zulegen muss.

Fazit

Wenn man viel mit PDF-Dokumenten arbeitet, diese erstellt und Wert auf Standards legt, kommt man am teuren, aber funktional hervorragenden Original Adobe Acrobat Pro* nicht vorbei. Leider gibt es die Software nur noch im Abo. Wer nicht abonnieren möchte, kann per Einmalkauf zum Beispiel das eingängige PDFelement* (Windows) oder das Apple-optimierte PDF Expert* in aktuellen Versionen erstehen. Der ABBYY FineReader* punktet mit starker Texterkennung, ist aber inzwischen auch nur noch im Abo erhältlich. Gleiches gilt für Soda PDF 360, das als Webdienst mitsamt aller dazugehörigen Vor- und Nachteile angeboten wird. Hier gibt es immerhin den Vorgänger Soda PDF 11 noch zum Einmalkauf, der zudem Offline funktioniert.

Auch das leistungsstarke FlexiPDF verzichtet auf Cloud-Anschluss und ist damit DSGVO-konform. Der Foxit PDF Editor verwirrt mit unübersichtlichem Lizenzmodell und versucht dort, wo ein Einzelkauf möglich ist, ein Support-Abo unterzujubeln. Funktional sind die Pro-Versionen aber mit Adobe Acrobat vergleichbar. Schlank, schnell und käuflich ist der PDF XChange Editor.

Fast alle Tools sind als Testversionen erhältlich, Anwender können sich also vor dem Kauf ausgiebig mit den Programmen auseinandersetzen. Kostenlose oder quelloffene Programme stellen nur bedingt eine Alternative dar, sollten in die Überlegungen aber einbezogen werden. Wer nur gelegentlich schnelle Anpassungen an PDF-Dokumenten vornehmen möchte, ist mit dem (noch) kostenlosen PDFgear gut beraten.

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Redaktion & Aktualisierung: heise Download-Team