Marktübersicht: Was Wissensmanagementsysteme leisten
Wissensmanagementsysteme entwickeln sich zum Rückgrat vieler agiler Unternehmen. Wir stellen die wichtigsten Produkte vor und schauen ihnen unter die Haube.
- Martin Gerhard Loschwitz
Noch Mitte der 2000er-Jahre dominierten die Datensilos: Experten für Storage, Netzwerk und Systemadministration arbeiteten in separaten Teams, das großflächige Teilen von Wissen zwischen Teams fand schlicht nicht statt. Die Cisco-Experten der Netzwerkteams hätten mit Infos zu den Storage-Systemen von NetApp oder EMC ebenso wenig anfangen können wie die Linux-Developer mit Handbüchern für Router von Cisco.
Nicht zuletzt im Sog der Cloud hat sich aber die agile Arbeitsweise in den vergangenen Jahren radikal ausgebreitet. An Bedeutung verloren hat dabei vielerorts das klassische Silodenken mit separaten Teams für Netzwerk, Storage und Linux-Administration. Stattdessen gilt das Mantra des Software-defined Everything: Switches nutzen Linux, Storage ist in Form von Ceph auch nur ein Programm, das auf Standardhardware läuft, und Linux-Admins müssen Probleme in Ceph ebenso aufstöbern können wie jene in den Linux-Switches. Statt zertifizierter Experten brauchen die Plattformen der Gegenwart gute Allrounder, vor allem aber eine unternehmensweite "Single Source of Truth". In der müssen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alle relevanten Informationen jederzeit auf Abruf zur Verfügung stehen.
Das Prinzip eines zentralen Firmenwikis ist nicht neu und sie finden sich heute in fast allen Unternehmen. Im Kontext agiler Methoden ist die Bedeutung dieser Systeme in den vergangenen Jahren allerdings kontinuierlich gestiegen. Aber heute ist die "Single Source of Truth" in Firmen eher ein zentrales System für das Management von Wissen denn ein einfaches Wiki, in das jede und jeder hineinschreibt, was ihr oder ihm gerade einfällt.
- Confluence dominiert den Markt für Wissensmanagementsoftware. Hersteller Atlassian stellt allerdings sein Geschäftsmodell um und drängt seine On-Premises-Kunden in die Cloud.
- Es gibt eine Reihe unternehmenstauglicher Wikis zur lokalen Installation als Alternative zu Confluence.
- Darunter sind diverse Open-Source-Projekte, die mit vielen Features und innovativen Ideen glänzen.
Dass das zentrale Wissensmanagement in Firmen immer wichtiger wird, ist denn auch vielen Dienstleistern nicht entgangen. Atlassians Confluence hat bald 17 Jahre auf dem Buckel und sich definitiv zum Marktführer entwickelt. Dennoch gibt es leistungsstarke Alternativen zum Branchenprimus, die diesen in mancherlei Hinsicht auch ausstechen.
Wer etwa Wert auf Open Source legt, ist bei Confluence definitiv falsch. Wer mit der Struktur von Confluence mit unterschiedlichen Spaces nichts anfangen kann, ist mit einer Alternative vielleicht besser bedient. Die Redaktion stellt in dieser Marktübersicht aktuelle Tools für Wissensmanagement vor, namentlich BlueSpice, DokuWiki, Professional.Wiki (MediaWiki), TikiWiki und XWiki, und misst sie am Marktführer Confluence von Atlassian.
Fünf Kriterien im Fokus
Der Artikel legt sein Hauptaugenmerk dabei auf fünf Punkte: Neben der Struktur, in der die Software Wissen organisiert (Subwikis, Spaces, Baumstrukturen in Seiten), ist auch von Bedeutung, wie gut die jeweilige Lösung gespeicherte Informationen durchsuchbar hält. Bestimmte Compliance-Features sind zudem ein Muss, etwa die Fähigkeit, die Software an eine Benutzerverwaltung per LDAP oder Active Directory anzuschließen. Weil das Wissen auch irgendwie in die Software hineingelangen muss, ist die Möglichkeit zur Texteingabe ein ebenso relevantes Kriterium: Ist der Editor auch für Nicht-Profis zu bedienen? Lässt er sich per Plug-in austauschen? Lassen sich überhaupt weitere Funktionen per Plug-in nachrüsten? Diese fünf Kriterien bilden den Testparcours.
Confluence von Atlassian
Für viele Admins ist "zentrales Wissensmanagement" bedeutungsgleich mit dem Produktnamen Confluence. Dass diese Sichtweise zu kurz greift, wird der Artikel im weiteren Verlauf noch darlegen. Zur Wahrheit gehört aber auch, dass Confluence sich den Ruf des Klassenprimus hart erarbeitet hat.
Denn Confluence war als umfassende Lösung früh am Markt und nicht nur leicht zu installieren, sondern auch überaus gut benutzbar und kommt ab Werk mit sinnvollen Standardeinstellungen. Das merken Nutzer wie Admins an vielen Stellen, etwa der Struktur, in der Confluence Wissen speichert und verwaltet. Die Lösung geht einerseits von einem großen Namespace aus, bietet aber die Möglichkeit, diesen in unterschiedliche Spaces zu unterteilen. Weil für jeden Space separate Berechtigungen zu vergeben sind, lässt Confluence sich faktisch recht bequem übersichtlich halten – zumindest auf der Ebene der Spaces. In diesen ist allerdings ein Stück Arbeit notwendig, um eine Baumstruktur sinnvoll für Seiten und deren Unterseiten einzurichten. Diese Arbeit erledigen die Autoren der Seiten im schlimmsten Falle selbst per Drag-and-Drop, was nicht sonderlich bequem ist.
Zudem erlaubt es Confluence per Rechtesystem, Relationen zwischen Inhalten in Spaces einzuschränken. Eine Seite aus einem Space lässt sich etwa nur mit Seiten in anderen Spaces verbinden, wenn der zugreifende Nutzer auch auf beide Spaces Zugriffsrechte hat. Wer die Confluence-Rechteverwaltung auf der Ebene von Spaces nutzt, um bestimmte Bereiche der Wissensdatenbank nur bestimmten Gruppen von Nutzern verfügbar zu machen, unterbindet hier Interaktion und damit auch Kreativität.
Die Unterteilung in Spaces mit eigener Rechteverwaltung erschwert zudem den zweiten Aspekt des Tests. Zentrales Wissen ist nur nützlich, wenn eben die Personen Zugriff darauf haben, die es auch benötigen. Will ein Benutzer in Confluence auf Inhalte zugreifen, für die ihm die Berechtigungen fehlen, wirft die Lösung natürlich eine Fehlermeldung aus. Dasselbe gilt aber für Suchergebnisse, in denen Seiten mit Treffern gar nicht erst auftauchen, wenn dem suchenden Benutzer die Zugriffsrechte auf den Space oder die Seite fehlen. Abgesehen davon funktioniert die integrierte Suche in Confluence aber zuverlässig – sie ist eine Eigenimplementation von Atlassian und unterstützt etwa auch die Suche nach Keywords oder nach bestimmten Parametern. Eine semantische Suche bietet Confluence jedoch ab Werk nicht.
Compliance
Ist ein Produkt seit so langer Zeit etabliert wie Confluence, dann sind die Compliance-Anforderungen in normalen Unternehmen für die Software keine große Herausforderung. Confluence verfügt über eine eigene interne Benutzer- und Rechteverwaltung. Alternativ zur internen Benutzerdatenbank lässt sich Confluence auch an ein LDAP- oder ein Active-Directory-Verzeichnis anschließen. Es bezieht Nutzer- und Gruppeninformationen dann aus diesen Verzeichnissen, legt seine eigene Rechteverwaltung jedoch darüber. Nutzt man die eingebaute User-Datenbank, sind Funktionen wie Passwortwechsel, erzwungene Passwortwechsel und andere Standardprozeduren möglich. Generell wird Confluence Admins in Sachen Zugriffskontrolle keine Schwierigkeiten bereiten.
Besonders große Firmen wünschen sich oft, dass täglich genutzte Werkzeuge wie Confluence zumindest Elemente des Corporate Design nutzen. Confluence hat verschiedene Theming-Optionen und erlaubt die optische Anpassung, allerdings nur bis zu einem bestimmten Grad – die grundsätzliche Struktur der Seiten, wie Confluence sie darstellt, bleibt erhalten.
Editoren in Confluence
Ab Werk kommt in Confluence ein WYSIWYG-Editor ("What you see is what you get") zum Einsatz. Während der Nutzer also Texte eingibt, sieht er bereits, wie die später im Wiki aussehen werden. Außerdem erkennt der Editor in Confluence Markup-Blöcke im Text oder die Eingabe von Code. Das hilft, etwa Programmiertext elegant in Confluence-Seiten zu integrieren. Wer den Confluence-Editor nicht mag, hat allerdings Pech: Alternativen gibt es nicht und per Plug-in lässt er sich auch nicht austauschen.
Weniger Blöße gibt sich Confluence beim Thema Plug-ins. Das gilt sowohl für die Schnittstelle der Software-Plug-ins als auch für die API-Schnittstelle zur Software, die vorbildlich penibel genau dokumentiert ist. Auch beim Blick auf die Anzahl der verfügbaren Plug-ins ist Confluence das Maß aller Dinge: Eine ganze Reihe von Unternehmen bietet Plug-ins und die Entwicklung derselben für Confluence an. Entsprechend breit ist der Funktionsumfang: Manche Plug-ins integrieren andere Onlinedienste wie Draw.io, andere erweitern Confluence um automatische Abläufe. Compliance-Plug-ins bieten Revisionssicherheit und erlauben es, in Confluence Dokumente etwa für ISO-Zertifizierungen standardkonform zu verwalten.
Und natürlich sind sämtliche Werkzeuge aus der Atlassian-Toolchain perfekt in Confluence integriert. Das geschieht zwar nicht per Plug-in, sondern per API, funktioniert im Alltag aber bestens. Wer etwa Jira als Issue Tracker nutzt, verlinkt in Confluence Jira-Tickets aus Dokumenten heraus. Das macht Spaß und hilft in der Praxis sehr, die verschiedenen Verzeichnisse übersichtlich und verzahnt zu halten.
Lizenzen: Atlassian zwingt Anwender in die Cloud
Im November 2020 hat Atlassian angekündigt, die bisher verfügbaren Lizenzen für die On-Premises-Nutzung von Confluence und diverser anderer Produkte wie Jira einzustellen. Stattdessen verweist der Anbieter auf die Atlassian-Cloud, in der sich Confluence, Jira und Co. auf monatlicher Basis mieten lassen. Die Kontrolle behält dabei stets der Anbieter: Die Cloud-Produkte hostet Atlassian, ein unter US-Gesetzgebung stehendes Unternehmen, auf eigener Hardware. Nicht nur also, dass Confluence keine Open-Source-Software ist und Nutzer der Software bedingt durch diesen Umstand einen Teil der Kontrolle über ihre Daten aufgeben: On Premises lässt sich die Software künftig nur noch betreiben, wenn man zur Datacenter-Lizenz wechselt, die mit mindestens 27000 US-Dollar für bis zu 500 Nutzer zu Buche schlägt – und zwar pro Jahr.
Allerdings ist die Cloud-Version gerade vor dem Hintergrund des wachsenden Verlangens nach Datensouveränität für viele Anwender schlicht keine Option. Viele Firmen schließen es in ihrem eigenen Compliance-Regelwerk explizit aus, kritische Daten wie Firmengeheimnisse anderen Unternehmen zu überantworten. Mit Confluence on Premises war das bisher kein Problem, doch die Cloud-Variante wirft Rechts- und Compliance-Fragen auf. Gerade das Schrems-II-Urteil (zum Ende des Privacy Shield) hat viele Unternehmen sensibilisiert, und die Entscheidung Atlassians erregte den Unmut der Kunden.
So ist Confluence (Download) zwar eine gelungene Lösung für das zentrale Speichern von Wissen, die mit großem Funktionsumfang und vielen Möglichkeiten zur Erweiterung aufwartet. Mit der Änderung seines Lizenzmodells drängt Atlassian neue Kunden allerdings in die Cloud. Wer hier aus Compliance-Gründen nicht mitgehen möchte, muss auf die teure Datacenter-Lizenz ausweichen – oder auf ein anderes Produkt.
BlueSpice: das Enterprise-MediaWiki
BlueSpice ist ein Unternehmenswiki, das auf der quelloffenen Software MediaWiki basiert, die das Fundament der Wikipedia bildet. Wer BlueSpice jedoch als Abklatsch von MediaWiki betrachtet, tut der Software unrecht. Denn das Regensburger Unternehmen Hallo Welt! GmbH hat sich in den vergangenen elf Jahren viel Mühe gegeben, MediaWiki zu einem potenten System für Wissensmanagement zu machen, das agilen Ansprüchen gerecht wird.
Seine interne Struktur übernimmt BlueSpice allerdings weitgehend von seinem Urahn, was zu deutlichen Unterschieden etwa zu Confluence führt – Unterbereiche wie die Spaces bei Confluence sind möglich, werden aber nicht so bequem unterstützt. Wer Spaces analog zu Confluence haben will, muss zur BlueSpice Farm greifen. BlueSpice-Nutzer legen möglichst viele Seiten in einen zentralen Namespace und klassifizieren sie anhand verschiedener Kriterien, etwa nach der Art des Inhalts. So ist das Arbeiten mit Unterseiten möglich, sie spielen im Alltag jedoch eine merklich untergeordnete Rolle. Kategorien sind implementierbar und erlauben die Einführung einer gewissen Hierarchie – die strenge hierarchische Struktur, wie Confluence sie vorgibt, ist bei BlueSpice aber nicht zu erreichen. Das kommt den Nutzern entgegen, die ihre Daten lieber qualitativ als hierarchisch organisieren, verwirrt aber alle, die schon mal mit Systemen wie Confluence zu tun hatten. Zumal Kategorienseiten innerhalb von BlueSpice letztlich auch wieder nur Tags sind, die keine bestimmte Hierarchie erzwingen.
In der Pro-Farm-Variante bietet BlueSpice die Möglichkeit, Subwikis innerhalb einer BlueSpice-Installation zu betreiben.
Semantische Suche möglich
Um etwas Ordnung in dieses Chaos zu bringen, liefert BlueSpice nicht nur eine Suchfunktion mit, sondern bietet eine erweiterte Suche als Erweiterungspaket an. Die Suche ab Werk entstammt MediaWiki und erlaubt das Durchforsten der Inhalte über Schlüsselwörter. Mittels der SemanticData-Erweiterung lässt sich in BlueSpice aber auch eine semantische Suche erreichen. Seiten lassen sich dann anhand verschiedener Parameter so katalogisieren, dass ihre Inhalte für Computer interpretierbar werden. Das SemanticData-Paket übernimmt BlueSpice von MediaWiki; es erleichtert die Suche gerade in techniklastigen Wikis erheblich. Semantische Suche ist ein Feature, das BlueSpice der Konkurrenz voraushat, denn in Confluence etwa lässt sich semantische Suche nur über externe Anwendungen per Plug-in integrieren.
Beim Thema Compliance zeigt sich BlueSpice auf der Höhe der Zeit. Das gilt sowohl für die wichtigsten Security-Features als auch für die Anpassbarkeit des Erscheinungsbilds. LDAP- oder AD-Integration übernimmt die Software unmittelbar von MediaWiki, wo beides seit vielen Jahren gut funktioniert. Eine eigene Benutzerdatenbank lässt sich alternativ direkt in BlueSpice verwalten. Ein simples GUI ermöglicht das zudem intuitiv und durchaus leistbar auch für Nicht-Profis. Nutzer- und Gruppenrechte lassen sich unabhängig von einem zentralen Benutzerverzeichnis verwalten. Sobald BlueSpice an LDAP oder AD angeschlossen ist, können aber die Gruppenzugehörigkeiten auch von dort kommen. Auf der Wiki-Ebene lässt sich dann festlegen, welche Gruppe auf welche Bereiche des Wikis Zugriff haben soll. Seitenbasierte Rechte sind möglich, können aber im Unterschied zu Confluence nicht über eine integrierte Oberfläche gesteuert werden – zum einen weil Wikis hier eine andere Philosophie verfolgen, zum andern aber weil das laut Hersteller auch nur selten benutzt wird. Auch deshalb ist das Feature weder sonderlich feingranuliert noch sehr komfortabel.
Wer bereits mit MediaWiki gearbeitet hat, weiß, dass dessen grafische Schnittstelle ab Werk nun nicht gerade den Preis für das modernste Design erhält. Wer bei BlueSpice deshalb mit ähnlich altbackener Optik rechnet, sieht sich eines Besseren belehrt – denn das Programm wartet mit einem – natürlich blauen – Standardthema auf, das modern und elegant wirkt. Obendrein lässt sich BlueSpice an die GUI-Anforderungen von CI/CD-Guidelines anpassen, Theming ist also möglich.
Editoren: alt und neu
Wer schon mal einen Artikel in der Wikipedia bearbeitet hat, erinnert sich vielleicht noch mit Schrecken an den alten MediaWiki-Editor. Den hat die Software aber seit einiger Zeit hinter sich gelassen, stattdessen steht auch hier ein moderner WYSIWYG-Editor zur Verfügung, den auch BlueSpice übernimmt. Der neue MediaWiki-Editor präsentiert sich zeitgemäß und ermöglicht auch weniger erfahrenen Anwenderinnen und Anwendern das unkomplizierte Ändern von Seiten in der Wissensdatenbank. Aber "übernehmen" stimmt nur zum Teil: Der Editor in BlueSpice basiert zwar auf dem VisualEditor von MediaWiki, jedoch reichern die Entwickler die Lösung mit ein paar Komfortfunktionen und optischen Verbesserungen an.
BlueSpice übernimmt die Plug-in-Schnittstelle von MediaWiki und damit auch die Fähigkeit, MediaWiki-Plug-ins zu verwenden. BlueSpice selbst steuert verschiedene Features in Plug-in-Form bei, einen Plug-in-Store wie bei Confluence suchen Anwender aber noch vergebens. Der Hersteller arbeitet derzeit an einem solchen Store. Einstweilen hält sich die Erweiterbarkeit dadurch in Grenzen, denn die verfügbaren MediaWiki-Plug-ins decken vornehmlich Spezialfälle ab und sind für die meisten Benutzer im Alltag vermutlich von untergeordnetem Interesse.
Mehrere Varianten
In Summe präsentiert sich BlueSpice als zeitgemäße Wissensmanagementsoftware, die die im Enterprise-Umfeld gängigen Funktionen bietet. Sie lässt sich problemlos on Premises hosten, erscheint jedoch in mehreren Varianten mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Die meisten hier vorgestellten Funktionen sind Bestandteil der "BlueSpice free"-Version, die sich jederzeit aus dem Netz herunterladen und sofort nutzen lässt. Wer auf die semantische Suche steht, verschiedene QA-Features braucht oder die Option haben will, Seiten aus BlueSpice gleich in ein Format zu exportieren, das sich für den Buchdruck eignet, braucht die Pro-Variante. Die umfasst zudem Support und kostet mindestens 83 Euro pro Monat. Die Module, die BlueSpice nur als Teil der Pro-Version ausliefert, sind übrigens ebenso wie die Komponenten der Free-Edition Open-Source-Software.
Wer Subwikis will, muss zur "BlueSpice Farm"-Variante greifen, die 235 Euro pro Monat kostet. Alle BlueSpice-Varianten sind ohne Einschränkung nutzbar, was die Anzahl der verfügbaren Accounts angeht. Angesichts der gebotenen Funktionen ist BlueSpice (Download) gerade im KMU-Sektor ausgesprochen konkurrenzfähig.
XWiki: potente Confluence-Alternative
XWiki existiert bereits länger als Confluence: Seit Anfang 2003 buhlt das Werkzeug um die Gunst der Nutzer und zumindest aus Sicht von Open-Source-Fans spricht für XWiki, dass es wie BlueSpice auf quelloffener Software basiert und Anwender so vor einem Vendor Lock-in bewahrt.
XWiki vereint in seiner internen Struktur Elemente miteinander, die man von Confluence und BlueSpice kennt. Grundsätzlich geht auch XWiki wie BlueSpice von einem großen Namespace aus, innerhalb dessen sich sämtliche Seiten befinden. Anders als bei BlueSpice sind "Nested Pages" aber keine Seltenheit, sondern fixer Bestandteil der Wiki-Struktur. Geschachtelte Seiten fungieren als eine Art Kategorieüberschrift, die eine Hierarchie mit sich bringt – letztlich sind "Nested Pages" damit den Spaces in Confluence sehr ähnlich. Wie BlueSpice bietet XWiki Subwikis für verschiedene Themen, die sich per Rechteverwaltung separat zuweisen lassen. Praktisch vereint XWiki also das Beste aus den Strukturen von Confluence und BlueSpice.
Suchfunktion als Standard
Hinter BlueSpice zurück bleibt XWiki im Hinblick auf die Suchfunktion. Zwar existiert ein Plug-in, das es erlaubt, semantische Begriffe Seiten zuzuordnen. Eine komplette Suchfunktion wie die semantische Suche in MediaWiki und mithin in BlueSpice pro ersetzt das aber nicht. Die normale Suche von XWiki präsentiert sich indes auf der Höhe der Zeit: Sie findet Inhalte zuverlässig, wenn der suchende Anwender Zugriff auf die Bereiche des Wikis hat, in denen die Informationen lagern.
Keine Blöße gibt sich XWiki in Sachen Compliance. Die Anbindung an zentrale Benutzerverzeichnisse gehört seit vielen Jahren zum Lieferumfang und funktionierte im Test so gut wie bei allen anderen Probanden. Für Active-Directory-Anbindungen gibt es sogar ein kommerzielles Plug-in, das über den XWiki-Store zu beziehen ist und diverse Zusatzfeatures von Active Directory implementiert. Die Zuweisung von Berechtigungen für verschachtelte Seiten, Subwikis und einzelne Seiten geschieht in XWiki stets auf der Wiki-Ebene selbst. So lassen sich zwar aus dem zentralen Verzeichnis Mitgliedschaftsinformationen für Gruppen übermitteln. Welche Berechtigungen sich daraus ergeben, entscheidet XWiki aber unabhängig von der Active-Directory-Anbindung selbst.
Vorbildlich gibt sich XWiki beim Theming, denn hier ergeben sich mehrere verschiedene Ansätze. Wer lediglich ein bisschen Make-up auf seinen Seiten benötigt, kann zentrale Elemente wie das angezeigte Logo oder die genutzten Farben verändern. XWiki bietet über Themen aber auch eine deutlich tiefer gehende Möglichkeit zur optischen Veränderung. Dadurch lässt sich die gesamte Optik von XWiki den jeweiligen Bedürfnissen anpassen. Ein Selbstläufer ist das aber nicht. Wer die Oberfläche anpassen will, wird sich mit Themen wie CSS ausgiebig befassen oder die Arbeit an XWiki-Experten auslagern müssen.
Viel Auswahl bei den Editoren
Beim Page Editing bietet XWiki viel Auswahl. Dem Produkt liegt ein klassischer WYSIWYG-Editor bei, der niemanden vor Herausforderungen stellen wird, der die Arbeit mit Word, LibreOffice Writer oder einem anderen gängigen Schreibprogramm gewohnt ist.
Im XWiki-Extension-Store finden sich aber diverse Editoren, die fast ausschließlich von Drittanbietern speziell für XWiki entwickelt oder daran angepasst worden sind und den Standardeditor ersetzen können. Zum Teil sind diese Editoren dem Standardeditor deutlich überlegen.
Auf der XWiki-Website findet sich ein eigener Extension Store, der sowohl freie als auch Bezahl-Plug-ins listet. An die Vielfalt des Stores von Confluence kommt XWiki dabei nicht heran, doch lohnt es sich, beim Fehlen eines Features einen Blick in den XWiki-Store zu werfen. Denn dass bereits jemand anderes ein Problem hatte und daraus ein XWiki-Plug-in geworden ist, ist nicht so unwahrscheinlich. Generell erscheint die Plug-in-Schnittstelle in XWiki als die versatilste im Test. Einerseits ermöglicht sie es, fast jeden Aspekt von XWiki zu verändern. Andererseits existiert im Netz eine nennenswerte Auswahl an Plug-ins.
(Bild: Xwiki)
Das Beste an der Art und Weise, wie XWiki externe Editoren einbindet, ist, dass es den Admin nicht zum Festlegen einer ausschließlichen Option zwingt. Stattdessen kann jeder Nutzer für sich aus einer Liste verfügbarer Editoren festlegen, welchen er verwenden möchte.
(Bild: Xwiki)
Das erlaubt es den Anwenderinnen und Anwendern, ihre Arbeitsumgebung in XWiki an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.
Insgesamt präsentiert sich auch XWiki (Download) als aktuelles Produkt, das über alle Standardfeatures verfügt und sich problemlos per Plug-in erweitern lässt. Die Open-Source-Software existiert in mehreren Editionen. Geld macht der Hersteller vorrangig mit professionellem Support, die zugehörige Firma heißt XWiki SAS. Zusätzlich gibt es mehrere Firmen in unterschiedlichen Ländern Europas, die ebenfalls an der XWiki-Entwicklung beteiligt sind und Vor-Ort-Support für das Produkt anbieten. Eine komplette Übersicht über die Dienstleister findet sich auf der XWiki-Website.
Professional.Wiki – das MediaWiki-Original
Confluene, BlueSpice und XWiki eint, dass kommerzielle Firmen Support für das Produkt liefern und seine Entwicklung maßgeblich vorantreiben. Gerade für kleinere Unternehmen sind Werkzeuge aus dem Open-Source-Baukasten aber vielleicht eine bessere Alternative, besonders für IT-Start-ups. Denn das Mindset derer, die diese Lösungen bauen, und derer, die sie nutzen möchten, ist sich häufig ähnlich. Der erste Open-Source-Kandidat ist Professional.Wiki (MediaWiki), das sich von BlueSpice in ein paar Punkten unterscheidet.
So fehlten dem Original MediaWiki die Subwikis, also der Betrieb mehrerer föderierter Wiki-Instanzen parallel zueinander. Seine Suchfähigkeiten hat Professional.Wiki vollständig von MediaWiki geerbt, ebenso sind die Compliance-Features von MediaWiki weitgehend identisch mit BlueSpice.
In Sachen Editor unterscheidet sich der originale MediaWiki-Editor in Details von dem in BlueSpice verbauten. Welche Variante der Benutzer besser findet, hängt von der persönlichen Präferenz ab. Bei den Plug-ins bietet MediaWiki die native Schnittstelle, die auch BlueSpice letztlich nutzt, und ein eigenes Plug-in-Verzeichnis.
MediaWiki (Download) ist an vielen Stellen klar als Urahn von BlueSpice erkennbar und entspricht in weiten Teilen dessen "BlueSpice free"-Variante. Die bietet einen verbesserten Editor und eine deutlich frischere Optik sowie eine vereinfachte Installation. Für ausgefeiltere Features wie die semantische Suche greift man bei BlueSpice zur kostenpflichtigen Pro-Version, die auch Support beinhaltet. Wer diesen Umweg nicht gehen oder das Geld nicht ausgeben möchte, kann sich ein vergleichbares Set-up auf MediaWiki-Basis alternativ selber bauen – muss aber die Zeit, die dafür notwendig ist, in die Kalkulation einbeziehen. MediaWiki ist noch immer ein ausgezeichnetes Wiki für die zentrale Verwaltung von Wissen, die allerdings etwas hemdsärmeliger erscheint als seine kommerzielle Quasidistribution BlueSpice.
DokuWiki: Flexibilität – oder Bastelpflicht?
DokuWiki, ebenfalls freie Software, richtet sich ganz offen nicht nur an Firmen, sondern – ähnlich wie MediaWiki – ebenso an freie Projekte, Organisationen und ähnliche Einrichtungen.
Intern folgt es einer Organisationsstruktur, die auf "Namespaces" im DokuWiki-Sprech basiert, in Form und Umfang aber eher den Kategorien in BlueSpice entspricht. Auch in DokuWiki haben Nutzer es also grundsätzlich mit einem Namespace und einer weniger hierarchischen Struktur zu tun. Das Besondere: DokuWiki nutzt keine Datenbank, sondern speichert seine gesamten Inhalte in Textdateien. Das macht das Thema "Suche" fundamental unkompliziert: Wer in DokuWiki etwas sucht, bemüht das webbasierte Äquivalent von grep, unterstützt von einem großen Index.
Unter der Haube setzt DokuWiki auf eine Plug-in-Architektur, um Features per Erweiterung nachzurüsten. Auch eine Website mit der Liste bestehender Erweiterungen existiert. Per Plug-in lässt sich etwa LDAP-Unterstützung oder Support für Active Directory nachrüsten, und zwar jeweils nativ (das Plug-in für Active Directory nutzt also nicht die LDAP-Kompatibilität, die AD bietet). Themes lassen sich bei DokuWiki mittels Template steuern; ähnlich wie bei XWiki kann ein Template einzelne Teile der Oberfläche verändern oder diese komplett umkrempeln.
Erst seit ein paar Monaten steht für das Programm ein neuartiger Editor zur Verfügung, der speziell für DokuWiki entwickelt wurde und auf dem ProseMirror-Framework basiert. Von allen Probanden im Test verfügt DokuWiki damit über den modernsten WYSIWYG-Editor, und tatsächlich gestaltet sich dessen Nutzung im Alltag angenehm und bequem. Andere Editoren lassen sich auf Wunsch aber in Form eines Plug-ins nachladen.
DokuWiki (Download) hinterlässt einen guten Eindruck, bietet aber keine typischen Enterprise-Features. Für Entwicklungsprojekte oder kleine Unternehmen kann es jedoch ausreichen. Wer MediaWiki als zu dröge empfindet und bereit ist, selbst Hand anzulegen, könnte mit DokuWiki glücklich werden.
TikiWiki: mehr als ein Wiki
Nicht fehlen darf im Test auch TikiWiki. Das Produkt bezeichnet sich ganz unbescheiden als "Wiki mit den meisten Features am Markt", aber die Frage stellt sich, ob diese in einer Wiki-Software wirklich gut aufgehoben sind oder ob die Einhaltung der "One job, one tool"-Regeln nicht vielleicht die bessere Option gewesen wäre. Wie alle Produkte im Vergleich außer Confluence basiert TikiWiki auf quelloffener Software und steht selbst auch unter einer offenen Lizenz. Das Projekt existiert seit 2002. Da wundert es nicht, dass TikiWiki mit den Basiskriterien keine nennenswerten Probleme hat.
Vom internen Aufbau her ähnelt TikiWiki Confluence; eine hierarchische Struktur von Seiten und Unterseiten bietet eine ähnliche Benutzererfahrung wie die "Spaces" bei der kommerziellen Konkurrenz. Eine eigene Suchfunktion gehört ebenfalls dazu, auch wenn eine semantische Suche in TikiWiki unmittelbar nicht zur Verfügung steht. Dafür gibt es aber diverse Compliance-Features: Active-Directory-Anbindung und LDAP sind seit Jahren etabliert, und wer Themes benötigt, kann diese über die Theme-Engine von TikiWiki unkompliziert nutzen. Auf den eingebauten WYSIWYG-Editor sind die Entwickler besonders stolz – im Test vermochte der Autor diese Begeisterung aber nicht zu teilen. Ja, der Editor ist gut und funktional, aber den Editoren der anderen Probanden im Test ist er ganz sicher nicht so überlegen, wie das TikiWiki-Eigenmarketing es suggeriert.
Ohnehin vermitteln die Entwickler den Eindruck, dass sie TikiWiki weniger als zentrales System für Wissensmanagement und eher als eine Art Wiki mit CMS-Funktionen betrachten. Blogseiten lassen sich damit ebenso betreiben wie Foren für den Austausch zwischen Benutzern. Indem es einen Kalender und Eventfunktionen bietet, wildert TikiWiki obendrein im Revier klassischer Groupware. Umfragen und Quizze, die sich zentral erstellen und anzeigen lassen, wirken vor diesem Hintergrund fast schon wie Klamauk.
Damit hier kein falscher Eindruck entsteht: Was TikiWiki verspricht, hält die Software. Alle Features funktionierten im Test so, wie die Entwickler es versprechen. Doch beim Testen entstand der Eindruck, TikiWiki wolle zu sehr die Eier legende Wollmilchsau sein. Wer die Software nur als Wiki benutzt, schöpft ihre Möglichkeiten nicht aus. Wer alle Funktionen von TikiWiki nutzen will, baut fast zwangsläufig doppelte Infrastruktur auf. Die Zielgruppe ist da nicht ganz klar.
TWiki: Geschmackssache
Auch TWiki ist Open-Source-Software und von den Probanden im Test mit am längsten im Geschäft: Seit 1998 buhlt es um die Gunst der Nutzer. In den vergangenen Jahren hat sich die TWiki-Entwicklung allerdings erheblich verlangsamt: Seit 2018 gilt die Version 6.1.0 als stabil, für die seither keine Updates erschienen sind. Das lässt Zweifel aufkommen, ob die Software noch aktiv gewartet wird. Da passt es auch ins Bild, dass keiner der auf den Webseiten genannten Verantwortlichen bereit war, die Fragen der Redaktion für die Tabelle in diesem Artikel zu beantworten.
Wer mit diesen Bedingungen leben kann, findet in TWiki ein umfassendes Wiki mit Zusatzfunktionen, das sich bei den Basisfeatures keinen Lapsus erlaubt. Seine interne Organisationsstruktur ähnelt stark jener von MediaWiki, orientiert sich also eher an Inhalten denn an einer Hierarchie. Das Abbilden einer Dokumentenhierarchie ist dennoch möglich. Mittels einer eigenen Suchfunktion auf CGI-Basis ermöglicht TWiki die Suche in seinen gespeicherten Inhalten. Auf eine semantische Suche muss die Anwenderin jedoch verzichten.
Kein Mangel herrscht jedoch an Compliance-Features. Nutzer lassen sich aus LDAP oder Active Directory beziehen. Benutzerrechte definiert der Admin auf TWiki-Ebene, sie lassen sich also nicht in externen Systemen festlegen. Themes sind möglich, sie zu erstellen ist jedoch ähnlich komplex wie bei DokuWiki. Ein WYSIWYG-Editor liegt dem Produkt seit vielen Jahren bei, sein Funktionsumfang unterscheidet sich nicht besonders von dem der anderen Kandidaten im Test. Das ist beim Plug-in-Store von TWiki anders: Eine eigene Schnittstelle erlaubt das Nachrüsten von Features, die in der Standardvariante fehlen.
Hier glänzt TWiki mit dem größten Archiv von Erweiterungen und der Existenzberechtigung in diesem Vergleich. Verschiedene Exportformate, der Zugriff auf diverse Datenbankinhalte oder ein Plug-in, mit dem sich Spreadsheets auf Wiki-Seiten erstellen lassen, sind nur ein paar Beispiele. Wer es genauer wissen will, sei auf den TWiki-Plug-in-Store verwiesen, der nur deshalb nicht "App-Store" heißt, weil es den Begriff bei seiner Entstehung noch nicht gab.
Trotz der etwas unklaren Zukunft von TWiki (Download) präsentiert sich das Tool als eine umfangreiche Wiki-Software, die Wissensverwaltung im agilen Umfeld ermöglicht. Erste Wahl wäre sie vermutlich trotzdem nicht, weil die Migration von einem auf ein anderes Wiki-System im Falle eines Falles keinen Spaß macht.
Fazit und Tabelle
Der Vergleich verschiedener Wiki-Produkte zeigt deutlich: Software, die Wissen in Unternehmen verwaltet, existiert zur Genüge. Wie üblich haben die einzelnen Probanden spezifische Stärken und Schwächen. Confluence etwa geriert sich noch immer als eine Art Wunschlos-glücklich-Paket mit genug gutem Leumund, um in jedem Set-up zu funktionieren. Im Hinblick auf ihre Features ist das gerechtfertigt. Das kürzlich geänderte Lizenzmodell dürfte jedoch bei manchem Admin Fluchttendenzen auslösen.
Mit BlueSpice und XWiki stehen Confluence gleich zwei kommerzielle Alternativen mit mächtig Dampf unter der Haube gegenüber. BlueSpice zieht aus seiner Basis MediaWiki viele Vorteile und kann Confluence in den meisten Aspekten das Wasser reichen. Auch XWiki blickt auf eine lange Geschichte zurück und bietet reizvolle Features, bei denen Confluence teilweise nicht mithalten kann.
Zu den proprietären Produkten gesellen sich mehrere Open-Source-Werkzeuge, die eher der Machermentalität vieler freier Projekte ähneln als auf Enterprise getrimmten Lösungen – ohne dass das ein Makel wäre. MediaWiki als Fundament für BlueSpice ist klar erkennbar, wobei die Empfehlung eher in Richtung BlueSpice free geht denn in Richtung des originalen MediaWikis. Denn das bisschen Infrastruktur, das BlueSpice um MediaWiki in Sachen Installation und Betrieb herumbaut, tut dem Produkt merklich gut. DokuWiki verfolgt einen minimalistischen Ansatz, der gerade im Open-Source-Umfeld mit seinem KISS-Prinzip sicher Befürworter hat. TikiWiki will mehr als ein reines Wiki sein, versteigt sich dabei jedoch in Komplexität und die Doppelung von Funktionen. TWiki präsentiert sich als Wiki auf der Höhe der Zeit, hinterlässt aber offene Fragen im Hinblick auf die eigene Zukunft.
Sämtliche im Test vorgestellten Produkte sind entweder kostenlos zu beziehen oder bieten zumindest eine kostenlose Evaluation an, bei Confluence jedoch mit beschränkter Anzahl an Anwendern. Wer auf Basis dieser Übersicht also potenzielle Kandidaten auserkoren hat, kann diese vor einer finalen Entscheidung auf Herz und Nieren prüfen.
Die Empfehlung lautet, bereits vor einem eventuellen Test eine Liste mit Features zu erstellen, die für den eigenen Use Case unverzichtbar sind. Damit ist sichergestellt, dass die große Auswahl bei Wiki-Produkten Segen bleibt und nicht zum Fluch wird.
Martin Gerhard Loschwitz ist Cloud Platform Architect bei Drei Austria und beackert dort Themen wie OpenStack, Kubernetes und Ceph.
| Marktübersicht Wissensdatenbanken | ||||||
| Produkt | BlueSpice pro | Confluence | DokuWiki/ICKEwiki | Professional.Wiki (MediaWiki) | Tiki Wiki CMS Groupware | XWiki |
| Hersteller | Hallo Welt! GmbH | Atlassian | CosmoCode GmbH | Professional.Wiki | OSS | OSS |
| Kontakt | wiki@bluespice.com | k. A. | info@cosmocode.com | info@professional.wiki | k. A. | k. A. |
| Lizenz | Open Source | proprietär | Open Source | Open Source | Open Source | Open Source |
| Support/SLA/Preismodelle | Subskriptionsmodell, Support, SLA | Free, Standard, Premium, Enterprise | SLA (ab 110 EUR/h) | ✓/✓/diverse | k. A. | Community |
| Zielgruppe/Use Case (Enterprise/KMU/Endanwender) | Enterprise | „Teams jeder Größe“ | KMU | Enterprise, KMU | k. A. | Enterprise, KMU, Anwender |
| Version | 3.2 | Cloud (keine Versionen) | 44041 | LTS Release Branches | 22 | 12.10 |
| Deployment (on Premises/Container/Cloud) | on Premises, Cloud, Docker, VM | Cloud (on Premises nur bis 2021/2024) | on Premises oder hosted | on Premises, Cloud, Docker, VM | on Premises, Cloud, Docker, VM | on Premises, Cloud, Docker, VM |
| Betriebssystem | Linux, Windows | Cloud-System | Linux, Windows, macOS | Linux | jedes OS mit PHP und MySQL/MariaDB | jedes OS mit JDK 1.8 |
| Programmiersprache(n) | PHP, JavaScript | k. A. | PHP | PHP | PHP, Smarty, JavaScript | Java, HTML/ JavaScript/CSS |
| Struktur | ||||||
| Spaces/Subseiten mit Schlagwörtern | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Tagging | ✓ | Labelling | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Highlighting | ✓ | ✓ | Plug-in | ✓ | k. A. | ✓ |
| Kommentarfunktion (im Text / unter Beiträgen) | ✓ | ✓ | Plug-in | ✓ | ✓ | ✓ |
| Diagramme/Grafiken (nativ / per Plug-in) | ✓ | ✓ | Plug-in | ✓ | ✓ | ✓ |
| Datenbank | MySQL 5.6+ oder MariaDB 10+ | k. A. | Dateisystem, SQLite | ✓ | ✓ | via Hibernate |
| Speicherort für Binärdateien | Dateisystem | k. A. | Dateisystem | ✓ | ✓ | Dateisystem |
| semantische Daten | ✓ | k. A. | ✓ | ✓ | ✓ | AppWithinMinutes (eigene Struktur) |
| Suchfunktion | ||||||
| Suche (eigene/fremde) | Elasticsearch | ✓ | Elasticsearch (oder eigene) | ✓ | Elasticsearch oder MySQL | Solr |
| Indexing-Funktion | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Benutzerverwaltung | ||||||
| eigene/LDAP/AD | ✓/✓/✓ | k. A./k. A./✓ | ✓/optional/optional | ✓/✓/✓ | ✓/✓/via LDAP | ✓/✓/✓ |
| Sicherheitsfeatures (Passwortänderung, Password Expiry) | ✓ | ✓ | Plug-in | ✓ | ✓ | ✓ |
| RBAC | ||||||
| eigene Rollenverwaltung | ✓ | – | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ (Gruppen) |
| Rollen auf Ebenen (Benutzer, Seiten, Spaces …) | ✓ | – | ✓ | ✓ | optional | ✓ |
| Rollen aus LDAP | ✓ | – | ✓ | ✓ | k. A. | ✓ |
| Rollen aus Active Directory | ✓ | – | ✓ | ✓ | k. A. | ✓ |
| Hidden Spaces | ✓ | ✓ | ✓ | – | ✓ | ✓ |
| Hidden Pages | ✓ | ✓ | ✓ | – | ✓ | ✓ |
| Qualitätssicherung, Workflow (Entwürfe, Freigabe) | ✓ | ✓ | Plug-in | ✓ | ✓ | ✓ |
| Theming | ||||||
| Theming-Funktionalität | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Theming-Ebenen: ganzes Wiki / Bereiche / Benutzerseiten | ✓ | – | ganzes Wiki | ✓ | ✓ | ✓ |
| Vorlagen/Seitenvorlagen | ✓ | ✓ | Namensraumvorlagen | ✓ | ✓ | ✓, strukturierbar |
| Plug-in-Schnittstelle | ||||||
| vorhanden | ✓ | ✓ | ✓ | – | in Arbeit | ✓ |
| App-Store vorhanden | ✓ | ✓ | – | – | – | ✓ |
| Anzahl verfügbarer Plug-ins | 1000+ | Tausende | 1200+ | 700 | Erweiterungen sind integriert | 700+ |
| Editor | ||||||
| WYSIWYG-Editor | ✓ | k. A. | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Markup-Editor | ✓ | k. A. | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Editor extern ersetzbar | – | k. A. | ✓ | – | – | ✓ |
| Backup | ||||||
| Komplettexport/Import aller Inhalte | ✓ | ✓ | Dateisystem | ✓ | ✓ | ✓ |
| Export einzelner Spaces/Seiten | ✓ | ✓ | einzelne Seiten | ✓ | – | ✓ |
| Interoperabilität | ||||||
| Exportformate für Inhalte | PDF, DOCX, XML, CSV, XLS, XLSX, HTML, RDF, Print | ✓ | HTML, PDF, Wikitext | ✓ | ✓ | HTML, XML/XAR, PDF, LaTeX, RTF, DOC,ODT u. a. |
| SharePoint-Integration | optional | ✓ | – | – | – | – |
| Office-Integration | geplant | ✓ | – | – | k. A. | ✓ (Erweiterung) |
| andere Dienste (z. B. CMS/DMS) | optional | ✓ | – | ✓ | k. A. | ✓ (Erweiterung) |
(mfe)
