Behörden und Corona – wie steht es um Homeoffice in der Verwaltung?

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Verwaltungsmitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten und auf digitale Akten zugreifen, anstatt in der Behörde Papierberge zu wälzen? Lange Zeit war das nur schwer denkbar. Durch die Corona-Pandemie könnte sich daran jetzt etwas ändern. Denn der Appell, nach Möglichkeit zu Hause zu arbeiten, ist auch in der Verwaltung angekommen.

"Die Städte haben in Sachen Homeoffice eine steile Lernkurve hinter sich", sagt Helmut Dedy, Hauptgeschäftsführer des Deutschen Städtetags. Zu Beginn der Pandemie seien in kürzester Zeit Endgeräte beschafft und digitale Zugänge eingerichtet worden.

Überraschend guter Umstieg

Er sei selbst überrascht gewesen, wie gut die Umstellung am Anfang der Pandemie geklappt habe, sagt Kreisdirektor Dirk Lönnecke vom nordrhein-westfälischen Kreis Soest. Dort setze man zwar schon seit einiger Zeit auf die Digitalisierung der Verwaltung und habe auch vor Beginn der Corona-Krise Homeoffice ermöglicht. Bedenken, dass die IT zusammenbrechen könne, habe er dennoch gehabt, bekennt Lönnecke: "Durch die Pandemie haben wir den Anteil der Arbeit, die zu Hause geleistet wird, natürlich erheblich verändert."

Von den 1500 Kreisverwaltungsangestellten arbeiten laut Lönnecke coronabedingt rund 60 bis 70 Prozent zumindest zeitweise zu Hause – Bereiche eingerechnet, in denen Homeoffice gar nicht möglich ist. Darunter fallen etwa der Rettungsdienst oder der Bauhof. Auch in der Kfz-Zulassungsstelle sei wegen Kundenkontakts Präsenz gefragt. "Das Kreishaus ist aktuell, wenn überhaupt, nur zu einem Drittel besetzt", sagt Lönnecke. Allerdings müssten die Beschäftigten in einigen Bereichen zumindest zeitweise ins Büro kommen, etwa um Papierakten zurückzubringen.

Dass Behörden-Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, ist jedoch auch in der Pandemie keine Selbstverständlichkeit. In jeder zweiten Kommune ist Homeoffice generell nicht möglich, in 20 Prozent der Kommunen nur für wenige Mitarbeiter. Zu diesem Ergebnis kam Anfang Dezember eine repräsentative Umfrage unter rund 600 Bürgermeistern und Digitalisierungsverantwortlichen, die der Digitalverband Bitkom und der Deutschen Städte- und Gemeindebunds (DStGB) in Auftrag gaben.

IT als Haupthindernis

Zu den größten Hindernissen beim Homeoffice gehört demnach eine mangelhafte IT. So gaben 40 Prozent der Befragten an, dass die fehlende technische Ausstattung ausschlaggebend sei. Weitere 24 Prozent meinten, dass nicht genügend finanzielle Mittel für notwendige Investitionen vorhanden seien.

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In Soest arbeiten die Mitarbeiter laut Kreisdirektor Lönnecke an eigenen Geräten und haben durch einen sogenannten Soft-Token Zugriff auf das Kreisnetz. Andere Kommunen legen derzeit bei der Technik nach und statten ihre Angestellten mit Notebooks, Diensthandys und Bildschirmen aus. Die Berliner Senatsinnenverwaltung etwa gab am Freitag bekannt, dass sie 5000 weitere Laptops an die Bezirke ausliefere. Die Anschaffung sei allerdings keine direkte Reaktion auf Corona – sondern Teil einer Fünf-Jahres-Strategie des Senats, möglichst alle infrage kommenden Arbeitsplätze der Berliner Verwaltung auf mobile Endgeräte umzustellen.

Ende des vergangenen Jahres standen für die gut 23.800 Beschäftigten der Berliner Bezirksverwaltungen nur etwa 2600 Laptops zur Verfügung – nach der Lieferung erhöht sich die Zahl entsprechend auf 7600. Damit könnte nicht ganz ein Drittel der Verwaltung mobil arbeiten. Besser ist die Ausstattung bei der Senatsverwaltung für Finanzen. Dort arbeiten laut einer Sprecherin derzeit 80 bis 90 Prozent von zu Hause aus. Bei den Finanzämtern liege der Anteil bei 60 Prozent.

Digitalisierung nicht schnell genug

Dem Deutschen Beamtenbund geht der Digitalisierungsprozess aktuell nicht schnell genug. Defizite behinderten auch die Bekämpfung der Corona-Pandemie, kritisierte der dbb-Vorsitzende Ulrich Silberbach bei der Jahrestagung vergangene Woche in Berlin. "Wegen technischer Mängel und fehlendem Personal in den Gesundheitsämtern gibt es erhebliche Probleme in der Übermittlung von Daten, die zur Kontaktnachverfolgung von Corona-Infizierten notwendig sind."

Trotz aller Probleme meinen viele Verwaltungschefs, dass Corona Verwaltungen modernisieren werde – auch in Sachen Homeoffice. So gaben in der Umfrage von Bitkom und dem Städte- und Gemeindebund 41 Prozent der Befragten an, dass sie die Homeoffice-Regelung nach der Pandemie flexibler gestalten wollen.

Kreisdirektor Lönnecke aus Soest stellt auch bei den Führungskräften in seinem Haus ein Umdenken fest. Durch die Pandemie und die Notwendigkeit zum mobilen Arbeiten habe sich die Meinung bei vielen geändert, sagt er. "Die meisten merken: Es klappt."

(mho)