Nextcloud Hub 9 ist da: Prozessautomatisierung (nicht nur) für Behörden

Im Rahmen des neuen Hub 9 erweitert Nextcloud seine umfangreiche Kollaborationsplattform um viele neue Funktionen. Unter anderem fügen die Entwickler des Open-Source-Projekts eine Prozessautomatisierung für Unternehmen und Behörden, ein Whiteboard, dezentralisierte Videoanrufe und neue KI-Assistent-Integrationen hinzu.

Zentrale Neuerung ist Flow, also die Prozessautomatisierung. Sie basiert auf der Arbeit von Windmill, Entwickler einer ebenfalls freien Entwicklerplattform und Workflow-Engine. In Flow können Nutzer Komponenten basierend auf Daten der eigenen Nextcloud-Instanz und von Drittanwendungen hinzufügen. Die einzelnen Schritte lassen sich via Events auslösen, anschließend arbeitet Flow die vorab festgelegten Schritte ab. Die Beispiele bei Nextcloud stammen vor allem aus dem öffentlichen Sektor, denn Flow wurde insbesondere im Hinblick auf die vorgeschriebene Digitalisierung ehemals analoger Prozesse entwickelt.

Dabei kann Flow nicht nur vorhandene Daten in zum Beispiel Dokumente oder Tabellen einfügen, sondern auch von Nutzern weitere Informationen etwa via E-Mail anfordern und diese bei Empfang weiterverarbeiten. Schritte zur Benachrichtigung von Mitarbeitern und zur händischen Genehmigung sind ebenfalls mit an Bord.

Federated wie E-Mail oder Mastodon

Für die Zusammenarbeit hat Nextcloud außerdem die Verknüpfung unterschiedlicher Systeme ausgebaut: Ab Hub 9 können Anwender verschiedener Instanzen an einem Videoanruf teilnehmen, ohne ihre eigene Umgebung verlassen zu müssen – Gastzugänge oder öffentliche Links sind nicht mehr nötig, stattdessen genügt die Federated Cloud ID. Bereits zuvor funktionierte das mit geteilten Dokumenten und dem Chat.

Komplett neu ist das Whiteboard, auf dem Nutzer ihre Ideen gemeinsam sammeln können. Hierzu stehen die von vergleichbaren Anwendungen bekannten Werkzeuge zur Verfügung, das Ergebnis lässt sich im PNG- oder SVG-Grafikformat exportieren. In Nextcloud Office gibt es jetzt Dokumentvorlagen mit Formularen. Nutzer können letztere über ein eigenes Interface ausfüllen, anschließend erzeugt die Software das fertige Dokument. Auf deren Basis können Entwickler zudem Informationen für Datenbanken abfragen: So lassen sich über Dokumente Informationen von Mitarbeitern automatisiert einsammeln, an einer Stelle zusammentragen und auswerten.

In der Dateiverwaltung Files können Nutzer mit Hub 9 von anderen Anwendern Dateien anfordern. Dazu erzeugt Nextcloud einen Link oder verschickt an die Person eine E-Mail; geht die Datei ein, verschickt das System eine Benachrichtigung. In der Anwendung zum Datenmanagement Tables gibt es jetzt den neuen Spaltentyp Nutzer und Gruppen. In ihr lassen sich bekannte Anwender klickbar hinzufügen. Außerdem kann man ein Tablets-Schema nun exportieren und anderen Nutzern zur Verfügung stellen.

Im E-Mail-Client kann der KI-Assistent automatisch Erinnerungen hinzufügen, wenn er im Text der Nachricht eine unbeantwortete Frage erkennt. Aber auch abseits der klassischen Office-Anwendungen hat Nextcloud den KI-Bereich ausgebaut: In einem neuen Chat können sich Anwender jetzt mit ihrem lokal betriebenen Assistenten austauschen. Der Kontext-Chat kann nun auf Daten aus Analytics zugreifen, wobei es sich um eine Community-Software zur Datenaufbereitung handelt. Die KI-Übersetzungen finden sich jetzt direkt im Menü des Assistenten wieder, Nextcloud hat zudem die Anzahl der unterstützten Sprachen erweitert.

Darüber hinaus gibt es neue Funktionen im Kalender mit einem erweiterten Detailfenster, Verfügbarkeitsanzeigen für Räume sowie Einstellungen zur eigenen Verfügbarkeit. In den Kontakten lassen sich zum Beispiel für den Urlaub vertretende Kollegen angeben, die Nextcloud an anderen Stellen wie im Chat automatisch anzeigt. In letzterem können Moderatoren andere Nutzer jetzt ausschließen; Talk erhält ferner eine Offline-Synchronisierung für Android sowie Support für einen zweiten Lautsprecher und die Apple Vision Pro.

Detailverbesserungen und Performance

Auch die grafische Oberfläche erhält ein Update und einen neuen, dynamischen Hintergrund. Bei den Verknüpfungen mit Drittanbietern sind jetzt LLama 3 und XWiki neu mit an Bord. Für den kommerziellen Einsatz gibt es im Store für Enterprise Apps jetzt direkt eine Option für Abonnements. Für reguläre Nutzer sind hier hingegen die neuen Spenden gedacht. Wie in jedem Release haben die Entwickler an der Geschwindigkeit und Security-Aktualisierungen gearbeitet. Details hierzu und allen Updates finden sich im Blog.

(fo)