E-Rechnungen kommen nur langsam bei Firmen an

E-Rechnungen sind im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen noch längst nicht der Standard, wie eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom zeigt: Demnach sehen sich nur 45 Prozent der befragten Firmen bereit, E-Rechnungen in den strukturierten, maschinenlesbaren E-Rechnungs-Formaten anzunehmen. Beim Versenden von Rechnungen verwendeten 55 Prozent den Standard, davon 30 Prozent häufig und 25 Prozent eher in Einzelfällen.

Beim Empfang von Rechnungen ist bei fast allen Unternehmen die etwa als PDF geschickte Rechnung per E-Mail Standard (96 Prozent) und beim Versand von Rechnungen setzten 99 Prozent darauf. Fast ebenso viele stellten ihren Geschäftspartnern frei, ihnen Rechnungen per Briefpost zuzusenden (93 Prozent). 59 Prozent verschickten auch noch postalisch ihre Rechnungen, wobei 13 Prozent noch häufig dazu griffen, 46 Prozent in Einzelfällen. In der Rechnungszustellung sei die E-Rechnung damit gleichauf zur Briefpost, beim Empfang deutlich seltener.

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58 Prozent der Unternehmen gaben an, ihre Geschäftsprozesse in Buchhaltung, Finanzen und Controlling weitestgehend oder vollständig digitalisiert zu haben. Befragt hat der Bitkom eigenen Angaben nach 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland.

Die E-Rechnungspflicht kommt

Im innerdeutschen Geschäftsverkehr wird die Pflicht zur E-Rechnung gestaffelt eingeführt. Ab 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Im Prinzip genügt erst einmal ein E-Mail-Postfach, um der reinen Empfangspflicht nachzukommen, wie die Bundesregierung im September klargestellt hat. Letztlich ist das aber nur die Minimalanforderung – natürlich benötigt man auch Software, die mit dem strukturierten XML umgehen kann. Ebenfalls ist für E-Rechnungsempfänger auch die revisionssichere Archivierung gemäß gesetzlichen Vorgaben (GoBD) Pflicht.

Ab 2027 ist dann vorgeschrieben, dass im Business-to-Business-Bereich zwischen größeren Unternehmen nur noch E-Rechnungen versendet werden. Kleinere Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro erhalten noch ein Jahr Aufschub, dürfen dann aber ab 2028 auch nur noch elektronische Rechnungen an ihre Geschäftspartner senden. Ausnahme sind die Kleinstunternehmer, eine entsprechende Regelung hat kürzlich den Bundesrat passiert. Für sie soll es keine E-Rechnungspflicht geben, wenn sie innerhalb bestimmter Umsatzgrenzen bleiben. Die in Rechnungen enthaltenen steuerlich relevanten Daten sollen dann bis 2030 in Echtzeit an die Finanzverwaltung übermittelt werden; der EU-Rat einigte sich Anfang November auf ein entsprechendes Gesetzespaket.

Für eine E-Rechnung muss laut den Vorgaben eine XML-Datei in strukturiertem Format vorliegen, die sich automatisiert maschinell verarbeiten lässt. Reine Bilddateien wie TIFF, PNG und PDF, Word-Dokumente, eingescannte Papierrechnungen und Ähnliches erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht. Laut Bitkom-Umfrage herrschen bei den Unternehmen, die bereits E-Rechnungen einsetzen, mit 71 Prozent EDI-Formate vor. 27 Prozent verwendeten mit ZUGFeRD bzw. Factur-X hybride Rechnungen, die ein menschenlesbares Ansichts-PDF mit XML-Daten kombinieren. Nur fünf Prozent nutzten das reine XML-Format XRechnung.

Hinweis in eigener Sache: Der iX-Workshop E-Rechnungspflicht: Software richtig implementieren erläutert die neuen gesetzlichen Vorgaben zur innerdeutschen E-Rechnungspflicht, die Unternehmen ab 2025 erfüllen müssen.

(axk)