Zusammenarbeit: MS Teams als Lockangebot in eine geschlossene Microsoft-Umgebung
Seite 2: Externe Gäste direkt hinzuziehen
iX: Stichwort interne Kommunikation: Viele Organisationen setzen auch auf einen Anbieter wie Microsoft, weil sie so leichter mit externen Nutzern kommunizieren können. Wie funktioniert das mit einem solchen freien Ansatz?
Universität Innsbruck: Wie oben Beschrieben war ein wichtiger Grund für die Wahl von Matrix/Element die Möglichkeit der Föderation – der nahtlosen Zusammenarbeit über verteilte Server hinweg. Als Universität sind internationale Kooperationen eher die Regel als die Ausnahme. Ein interner "Walled Garden" hätte diese Use-Cases nicht abgedeckt. Erfreulicherweise gibt es bereits dutzende Hochschulen, die ein kompatibles System betreiben. Die TU Dresden führt hierzu eine Liste. Aber auch hunderte öffentlichen Server können genutzt werden, um externen Personen Zugriff zu relevanten Kommunikationskanälen zu bieten.
Wir sehen natürlich, das Microsoft Teams sehr weit verbreitet ist – aber es ist eine geschlossene System- und Kommunikationslandschaft, die nicht für jeden einfach zugänglich ist. Zudem sehen wir die behauptete großflächige Durchdringung nur bedingt.
Und diese Geschlossenheit ist wohl eine Design- und Systementscheidung. Sie erschwert die Zugänglichkeit des Systems und die Integration mit anderen Systemen. Und wir sehen auch die Gefahr, dass sich die Geschichten um Office oder später Exchange wiederholen – dass es ein neues „Lockangebot“, ein neuer Eintrittspunkt in eine geschlossene Microsoft-Umgebung ist – und damit gezielt offene Entwicklungen/Systeme/Standards in einem heterogenen Umfeld verhindert.
iX: Freier Software hängt der Ruf nach, dass Administratoren sie lieben und die Anwender mit ihr kämpfen. Welche Erfahrungen hat die Universität Innsbruck mit ihrer doch umfangreichen Nutzerbasis gemacht?
Universität Innsbruck: Wir haben ein breites Studienangebot (über 120 Studiengänge), über 5.000 Mitarbeitende und zirka 27.000 Studierende. Unsere Services werden also von Personen mit sehr unterschiedlichen Interessen und Schwerpunkten verwendet. Zugänglichkeit (und Barrierefreiheit) sind daher wichtige Argumente bei der Auswahl und Entwicklung von Lösungen.
Unabhängig von Softwarelizenzen bevorzugen viele Personen verständlicherweise Lösungen, mit denen sie bereits vertraut sind. Man stößt also bei der Einführung neuer Services fast zwangsweise auf kritische Stimmen, weil eine Alternative eine bestimmte Funktion mehr hat, "einfacher ist" oder aus anderen Gründen bevorzugt werden sollte. Derartige Diskussionen gibt es genauso unter den Kolleg:innen in der IT. Dieser sachlich-kritische Zugang und die offene Diskussion zeichnet die Universität als Arbeitsumfeld aus.
Der Support-Aufwand korreliert viel mehr mit der Komplexität eines Softwareproduktes. Bei einem Chat-Tool ist diese Einstiegshürde kaum ein Problem. Um den Einstieg so einfach wie möglich zu gestalten, setzen wir auf ein Webinterface als primären Zutrittspunkt und haben dies an einigen Stellen angepasst.
Zusätzlich arbeitet die Universität Innsbruck stetig daran, das Schulungsangebot für die Angehörigen der Universität an neue Anforderungen anzupassen und auszubauen.
Speziell in der Phase der Systemauswahl war uns bewusst, dass Matrix/Element im Bereich der Bedienbarkeit gegenüber anderen Lösungen noch deutliche Nachteile aufwies. Aber auch hier haben wir eine sehr positive Dynamik wahrgenommen – und dies war ein wesentlicher Teil unserer Entscheidung für Matrix/Element. Im letzten Jahr hat es hier sehr große Fortschritte gegeben. Und mit Blick auf bevorstehende neue Versionen wissen wir, dass Matrix/Element diese Lücke schon sehr bald noch weiter schließen wird.
