Anforderungen und Pflichten zu E-Rechnungen in der Praxis meistern

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Bisher beschränkten sich elektronische Rechnungen auf einzelne damit arbeitende Unternehmen sowie auf zahlreiche Behörden, die das europäische Recht verpflichtet, die neue Technik bereits zu nutzen. Das ändert sich ab Januar 2025: Mit dem neuen Jahr müssen nun alle Unternehmen und Selbstständigen in Deutschland, die mit anderen Unternehmen innerhalb Deutschlands Geschäfte machen, E-Rechnungen für Beträge ab 250 Euro annehmen und verarbeiten können. Wenn ein Auftraggeber oder Lieferant darauf besteht, muss ein Unternehmen außerdem in der Lage sein, diesem eine E-Rechnung zu stellen. Diese Pflicht erstreckt sich auch auf Kleinunternehmer und Selbstständige, also beispielsweise auf Gastronomiebetriebe oder Ladenbesitzer.

Im Klartext heißt das: Wer heute noch mit PDF oder Papier hantiert, und das dürften viele sein, muss sich umorientieren. Spätestens ab 2028 dürfen Gewerbetreibende und Selbstständige prinzipiell nur noch E-Rechnungen ausstellen und verarbeiten, Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz sogar schon ab 2027. Erlaubt sind dann nur noch Rechnungsdateien mit strukturierten Daten. Ausgenommen bleiben lediglich Fahrkarten, steuerfreie Umsätze oder Rechnungen an oder von Privatpersonen.

Online-Zahlungsverkehr, E-Rechnung und mehr

• FAQ: Wie unterscheiden sich die E-Rechnung und PDF technisch?
• Anforderungen und Pflichten zu E-Rechnungen in der Praxis meistern
• Die E-Rechnungspflicht aus rechtlicher Sicht
• Was die E-Rechnung auszeichnet: Technische Aspekte und Begrifflichkeiten

Im Folgenden erläutern wir die technischen Grundlagen und stellen Ihnen in einer exemplarischen Marktübersicht einige Anbieter vor, mit deren Hilfe vor allem Selbstständige und kleinere Unternehmen der E-Rechnungspflicht bei Bedarf nachkommen können. Danach gehen wir detaillierter auf die rechtlichen Aspekte der neuen elektronischen Faktura ein. Anschließend sehen wir uns die technischen Details genauer an, die hinter der E-Rechnung stecken.

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