E-Rechnung mit Hindernissen: Was bei der DATEV geht und was nicht
Seit Januar müssen Selbstständige E-Rechnungen akzeptieren. Das geht auch mit dem beliebten DATEV Unternehmen online – wenn man weiß, wie. Unsere Tipps.
Rechnungen, Münzen und ein DATEV-Logo: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Selbstständige E-Rechnungen empfangen können.
(Bild: Erstellt mit Midjourney durch heise online)
Viele Selbstständige mit Steuerberater nutzen das Web-gestützte Programmpaket DATEV Unternehmen online, kurz DUo. Es erlaubt das einfache Erfassen von Rechnungen per Upload, E-Mail-Interface oder eigener App und dank Online-Banking-Anbindung auch gleich das Auffinden passender Gegenbuchungen – respektive das direkte Bezahlen von Rechnungen, wenn man das wünscht. Einmal im Monat oder im Quartal werden die Daten festgeschrieben, der Steuerberater kann die Buchhaltung durchführen und die Umsatzsteuervoranmeldung erstellen. Die Web-App bietet einen einfachen Aufbau und ist auch Laien schnell erklärt. Ja, es soll sogar Menschen geben, denen damit die buchhalterische Vorerfassung Spaß macht.
Mit der am 1. Januar 2025 gestarteten Einführung der E-Rechnung in Deutschland, die den Rechnungsverkehr zwischen Selbstständigen digitalisieren soll, werden solche Systeme noch wichtiger: Denn die XML-basierten Zahlungsaufforderungen müssen nicht nur korrekt ausgelesen, sondern auch rechtssicher gespeichert werden. Und so hofften viele DUo-Benutzer, die immerhin 13,09 Euro pro Monat zahlen (plus der üblichen Buchhaltungskosten des Steuerberaters), dass die E-Rechnung standardmäßig hier gratis implementiert würde. Dem ist allerdings nicht so, denn die DATEV hätte für eine vernünftige Funktionalität gerne Geld – und das nicht zu knapp. Nach einer Gratisphase bis Ende Juni zahlt man ab der 26. E-Rechnung im Monat 50 Cent pro Stück. Und nicht nur das: Die Einrichtung der E-Rechnung ist erstaunlicher- wie unnötigerweise komplex.
Die DATEV sieht die Kunden doppelt
Dreh- und Angelpunkt der E-Rechnung bei der DATEV ist nicht etwa DUo, sondern ein ganz neues Produkt namens DATEV E-Rechnungsplattform, das bis Ende Juni kostenlos ist. Hier tritt allerdings die erste Hürde auf: Man kann sich dort nicht einfach mit seinem bestehenden DATEV-Account für DUo via Smart-Login-App anmelden. Wer das versucht, erhält eine Fehlermeldung. "Unternehmen sind nicht berechtigt, mit der existierenden DATEV SmartCard / DATEV SmartLogin auf diese Seite zuzugreifen", heißt es lapidar, "bitte loggen Sie sich aus und erstellen Sie ein DATEV-Konto, um die DATEV E-Rechnungsplattform zu verwenden".
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