Seite 2: Visualisierung

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Die gemeinsame Sprache

Ein den meisten Informationen gemeinsamer Punkt ist die Möglichkeit, sie bildhaft darzustellen. Schon immer haben Menschen Gedanken und Erlebnisse in Bildern ausgedrückt, etwa bei den Höhlenmalereien, die Jagd- oder Alltagsszenen früherer Völker darstellen. Das Schöne daran ist: Auch in heutiger Zeit, die so viel komplizierter ist als die Urzeit, werden diese Bilder verstanden. Man erkennt schnell, vor welchen Tieren man lieber davonläuft, welche man jagen kann und wie man das am besten anstellt. Man versteht, wie das Zusammenleben in diesen Völkern funktioniert hat und wer für was zuständig war. Bilder sind schon immer eine universelle Sprache und ermöglichen Verständigung über die Grenzen von Muttersprache, Alter und Vorwissen hinaus.

Visualisierungen kommen auch in der IT zum Einsatz, beispielsweise wenn es um die Gestaltung einer GUI geht. Das hat sich durchaus bewährt, weil sich sofort Änderungen und Feinjustierungen
anzeigen lassen. Das mag noch einfach nachvollziehbar sein, weil sich leicht etwas Optisches auch optisch darstellen lässt. Wenn es jedoch an Prozesse, Abläufe oder Zuständigkeiten geht, verlässt viele die Kreativität schnell.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Haben alle Beteiligten ein gemeinsames Bild, dann haben sie von einem Sachverhalt auch ein gemeinsames Verständnis. Und haben Entscheider das gleiche Verständnis wie ihre Projektmitarbeiter, kann ihr Wissen in ihre Entscheidung einfließen.

Auch rational betrachtet lohnt es sich, seine Kommunikation um visuelle Anteile zu erweitern. Forschungen haben ergeben, dass Menschen Sachverhalte, die sie visuell erfassen, zu 30 Prozent besser verstehen als mündlich oder schriftlich. Da niemand einfach wortlos eine Visualisierung übergibt und wieder geht, sondern den abgebildeten Sachverhalt erklärt, werden verschiedene Wahrnehmungskanäle kombiniert und die Verständlichkeit erhöht.

Wie es funktionieren kann

Auf die eingangs beschriebene Situation folgte ein Meeting, in dem der Entwickler dem Projektleiter zu erklären versuchte, warum er gerade jetzt nicht auf die Mitarbeiter verzichten könne. Er merkte
schnell, dass das Verständigungsproblem so nicht zu lösen war, und erkannte auch den Grund dafür. Parallel suchte er also nach einer Möglichkeit, komplizierte oder gar komplexe Sachverhalte einfach darzustellen.

Bei seinem nächsten Termin half ihm eine Meetinglandkarte, die er sich aus dem Internet heruntergeladen hatte. Damit konnte er schnell und unkompliziert arbeiten und sein Anliegen strukturiert vortragen. Die Basis einer solchen Karte ist ein Bild, das Benutzer einfach um eigene Anteile erweitern können. In dem Fall war das Ausgangsbild die bildhafte Darstellung der gesamten zu bewältigenden Aufgaben. Die Mitarbeiter und ihre Möglichkeiten, einzelne Aufgaben zu bewältigen, zeichnete er in Form verschieden großer Mengen. Die Überlappungen zeigten, welche Aufgaben sich übernehmen ließen, die Lücken zeigten, wo es Nachholbedarf gab. So konnte er seinem Projektleiter erklären, welche Überschneidungen und welche Lücken es bei den Kenntnissen und den zeitlichen Ressourcen in seinem Team gab und dagegen den Bedarf für die nächsten Wochen aufzeigen.

Der Projektleiter verstand damit sofort, warum der Entwickler die Mitarbeiter tatsächlich brauchte und darüber hinaus noch weitere anfragen wollte. Sie arbeiteten an der Landkarte gemeinsam
weiter, verschoben Mitarbeiter und passten die Aufgaben an. Anhand des gemeinsamen Bildes fanden sie einen Kompromiss, der allen Seiten gerecht wurde. Mit diesem Vorgehen bringt man die Kommunikation auf eine andere Ebene: weg von Details oder sogar persönlichen Befindlichkeiten hin zu sachlicher Diskussion und zielführenden Lösungen.

Von diesem ersten Erfolg überzeugt wollten beide wichtige Kommunikation zukünftig öfter auf die bewährte Art durchführen und organisierten einen Workshop. Die Projektleiter, das Entwicklerteam und andere Teammitglieder lernten dabei nicht nur, eigene Sachverhalte in Bildern darzustellen, sondern auch gemeinsam Bilder für komplexe Sachverhalte zu entwickeln und darauf aufbauend zu entscheiden und zu planen. Schließlich hatten sie einen eigenen Bilderkatalog, den sie immer wieder einsetzen konnten, und verloren alle Scheu davor, den Stift in die Hand zu nehmen und mit den Kollegen zu visualisieren.

Einfach anfangen

Das Urteil des Kunstlehrers aus Schulzeiten zählt jetzt nicht mehr. Man muss nicht lebensecht malen oder zeichnen können, um gut visualisieren zu können. Denn jetzt kommt es nicht mehr darauf an,
eine möglichst gute Kopie zu erschaffen, sondern etwas so weit wie nur möglich zu vereinfachen.

Eine gute Visualisierung überzeugt durch Einfachheit. Dabei kann eine schlechte Zeichnung eine wirklich gute Visualisierung sein. Schönheit liegt allein im Auge des Betrachters. Die Visualisierung ist Mittel zum Zweck, ein Werkzeug, das unterstützt, sich mit Kollegen auf Augenhöhe auszutauschen. Diese werden dankbar sein für die Wertschätzung, die ihnen damit entgegengebracht wird. Und das motiviert, an einem gemeinsamen Ziel zu arbeiten.

Alle sowieso schon bekannten Formen fließen ein – Linien, Kreise, Buchstaben, Zahlen und vieles andere mehr. So haben Menschen keine Gesichter, Laptops nur neun Tasten und das kleine "b" wird zum "Daumen hoch". Dreidimensionalität wird höchstens angetäuscht, und Farben werden nur zielgerichtet eingesetzt. Ob ein Kreis wirklich rund oder eine Linie hundertprozentig gerade ist, interessiert niemanden. Automatisch richten die Teilnehmer den Blick auf das Ziel, nämlich das gemeinsame Verständnis und damit die bestmögliche Entscheidung.

Das bedeutet für den Visualisierer allerdings, dass der Weg zu einer einfachen Visualisierung steinig sein kann. Er muss alle Komplexität über Bord werfen, sein Vorwissen runterbrechen und immer wieder gedanklich in die Rolle seines Gegenübers schlüpfen. Dagegen braucht er sich um Vollständigkeit, Detailtreue oder gar Perfektion nicht kümmern.

Wer noch unsicher ist, sucht sich am besten eine Meetinglandkarte, die zum Thema passt. Man sollte darauf achten, dass man ausreichend Stifte, ein Flipchart oder eine Klemmwand, Post-Its oder andere Hilfsmittel bereithat. Wer Meetingteilnehmer mit einbeziehen möchte, kann Landkarte und Stifte auch in die Tischmitte legen.

Anfangs wird ein solches Meeting etwas holprig sein, es ist wahrscheinlich auch für die Kollegen ein neuer Ansatz. Doch mit der Zeit gewinnen sie ein Gefühl dafür, wie das Wissensnetz der Projektkollegen aussieht und an welchen Punkten sich gut ansetzen lässt. Und das mag sich in kurzer Zeit in den Projektergebnissen niederschlagen.

Für die Übersetzung komplizierter Inhalte können Visualisierungen auch in anderen Ausprägungen unterstützen. So kann ein Facilitator mithilfe von Bildern Coaching-Prozesse unterstützen, mit einem Team Ziele ausarbeiten oder Präsentationen einprägsam ergänzen. Mit dem Graphic Recording werden ganze Vorträge und Events live mitgezeichnet. Die Zuhörer werden doppelt angesprochen, diskutieren nach der Präsentation weiter über die Inhalte und geben sogar Impulse für eigene Bilder – so werden sie vom Zuhörer zum Teilnehmer.

Visuell unterstützte Erklärungen sind für alle Teilnehmer verständlich, einprägsam und kommen schneller wieder ins Gedächtnis. Besonders dann, wenn die persönlichen Bilder immer wieder genutzt werden – ob als "Zielposter" in der Kaffeeküche oder zur Kommunikation mit Eventteilnehmern.

Stephanie Selmer
unterstützt immer dann, wenn IT-Unternehmen und -Abteilungen Impulse für eine gewinnbringende Zusammenarbeit suchen. Sie übersetzt komplizierte IT-Sachverhalte und stellt so den Austausch über Abteilungsgrenzen hinweg her. (ane)