Seite 2: Kommunikation

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Kommunikation muss sein

Mit beiden Aspekten – weniger dokumentieren und in kürzeren Iterationen arbeiten als bislang – geht ein weiterer wesentlicher Aspekt der Agilität einher. Der Aufwand für Kommunikation steigt und muss steigen. Teams, die stetig lernen, sich an aktuelle Gegebenheiten anpassen und Ergebnisse in kurzen Abständen liefern, tauschen zwangsweise viele Informationen aus. Ob tägliche Statusmeetings von relativ kurzer Dauer, Reflektionsrunden oder Workshops zur Erhebung von Anforderungen: Alle Beteiligten sind in das Kommunikationsnetz im Projekt eingebunden und müssen gewillt sein, Informationsaustausch zu betreiben. Geschieht das nicht, steuert das Projekt schnell in unterschiedliche Richtungen, was unmittelbar zu Spannungen und Konflikten führt. Die Folge ist die bekannte Situation "A weiß nicht, was B tut". Eine regelmäßige und zielgerichtete Kommunikation fördert außerdem ein gewisses Maß an Selbstkontrolle. Jedes Projektmitglied erhält einen transparenten Einblick in aktuelle Arbeitspakete, Lösungen und Probleme. Es lassen sich einfacher Maßnahmen ergreifen, die notwendig sind, um das Projekt im richtigen Fahrwasser zu halten.

Räumliche Entfernung behindert die Kommunikation. Da Letztere in agilen Projekten jedoch eine große Rolle spielt, lässt sich daraus ableiten, dass man ein Team an möglichst einem Standort zusammenziehen sollte. Falls alle Beteiligten an einem Ort zusammenarbeiten können und somit kurze Wege zueinander haben, erhöhen sich die Chancen für ein erfolgreiches agil durchgeführtes Projekt. Jegliche Kommunikation, die via Telefon oder Mailverkehr läuft, ist als nachteilig zu betrachten. Erste Wahl sollte immer das persönliche Gespräch sein. Und das erreicht man, indem Projektleiter ihr Team möglichst wenig räumlich trennen. Das ist nicht immer zu vermeiden – vor allem bei Auftraggeber-Auftragnehmer- Verhältnissen. In solchen Konstellationen bewährt es sich jedoch, das Projekt so zu gestalten, dass die Beteiligten wenigstens einen Großteil der Zeit gemeinsam an einem Standort arbeiten. Der kleinere Teil der Arbeitszeit lässt sich an unterschiedlichen Orten ausführen. Zu achten ist lediglich darauf, dass die Aufgaben der Beteiligten so zu wählen sind, dass sie kommunikationsintensive Aufgaben gemeinsam erledigen können. Andere Aufgaben lassen sich gut auch im "stillen Kämmerlein" erledigen.

Team abschotten

Wichtig ist die Rolle des Projektleiters. Er muss in agilen Projekten neben seinen regulären Tätigkeiten dafür Sorge tragen, sein Team von äußeren Einflüssen während der Iterationen abzuschotten. Die Arbeit der Mitarbeiter sollte während einer Iteration nicht gestört werden. Leider geschieht das allzu oft. Die Folge: Die Planung der aktuellen Iteration ist sofort zu hinterfragen. Definiert man neue Aufgaben, sind andere geplante aus der Iteration zu streichen. Das gestaltet sich jedoch schwierig, da sich das Team immer auf die Drei-Wochen-Zyklen konzentriert und somit in seiner Arbeit gestört wird. Es kommt demnach unweigerlich zu Verzögerungen. Um das zu vermeiden, sollte es zur Regel werden, neue Aufgaben frühestens in der nächsten Iteration einzuplanen. Jede andere Vorgehensweise ist nachteilig für das Fortschreiten des Projekts und geht meist mit einer Demotivation der Mitarbeiter einher. Eine Situation, die man eigentlich verhindern möchte. Der Projektleiter sollte als Trennwand zwischen Team und äußeren Einflüssen fungieren, egal ob sie fachlicher, politischer oder organisatorischer Natur sind.

Übermäßiges Controlling, oft einhergehend mit übertriebenen Reports, ist einem agilen Projekt abträglich. Reports für die Projektleitung oder das Management sind zwar vonnöten, besser jedoch auf ein Minimum zu begrenzen. Sie kosten Zeit und werden meist nicht genutzt, um Maßnahmen zu entwickeln. Ein agiles Team vertraut auf sich selbst. Es lernt und passt sich an. Somit sollte die Projektleitung ihrem Team vertrauen und das auch zeigen. Das funktioniert jedoch nur, falls das Team mit den richtigen Menschen besetzt ist. Nicht alle Personen sind dafür geboren, agil zu arbeiten. Das bedeutet, dass der Auswahlprozess der einzelnen Mitarbeiter, das Zusammenstellen des Teams, von enormer Bedeutung für das durchzuführende Projekt ist. Hier kann es zu Fehlentscheidungen kommen, die später kaum mehr zu korrigieren sind. Denn eine weitere Devise sollte lauten, das Team möglichst nie zu verändern. Daher ist sicherzustellen, die richtigen Menschen an Bord zu haben und Zeit in Vorstellungsgesprächen mit Anwärtern zu investieren, bevor das Projekt startet.