Elektronische Kontoauszüge reichen nicht aus

Die meisten Banken und Sparkassen bieten ihren Kunden mittlerweile an, sich die Kontoauszüge online in den bankeigenen elektronischen Briefkasten legen zu lassen. Das ist nicht nur für die Bank, sondern auch für den Kunden komfortabel: Er spart sich die Portogebühren bzw. die Fahrt zur Bank. Die meisten Steuerberater und Finanzexperten warnen Selbstständige und Unternehmer allerdings dringend davor, diesen Weg in Zusammenhang mit ihrer Buchführung zu nutzen.

Hintergrund sind die derzeit geltenden gesetzlichen Vorschriften und die entsprechenden Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen über elektronisch erstellte Unterlagen. Demnach ist ein Bankauszug, der elektronisch übermittelt wurde und dann vom Empfänger in seinem Haus oder Unternehmen ausgedruckt wird, keine Originalurkunde. Damit darf dieses Dokument auch auch nicht entsprechend im Rahmen der Buchführung eingesetzt werden und erfüllt auch die Aufbewahrungspflichten gemäß § 147 AO nicht.

So kann es also passieren, dass das Finanzamt diese Nachweise ablehnt und Kontoauszüge in Form der Originalausdrucke als Nachweis verlangt. Das bedeutet, dass die Auszüge mit dem Kontoauszugdrucker der Bank ausgedruckt werden müssen oder von der Bank selbst auf deren Papier per Brief an den Steuerpflichtigen verschickt wurden. Elektronisch übermittelte Kontoauszüge werden daher in der Regel nicht als Originale anerkannt. Das Problem ist, dass der Empfänger die Daten theoretisch auch verändern könnte. Eine Softwarelösung zu diesem Problem gibt es bislang nicht.

Der Unternehmer ist zur Aufbewahrung der Originale verpflichtet. Kommt er dem nicht nach, muss er mit negativen Folgen rechnen: es handelt sich um einen Verstoß gegen die handelsrechtlichen Pflichten und kann zudem zu erheblichen Steuernachforderungen führen.

Was viele Steuerpflichtige ebenfalls nicht wissen: Dieser Unterschied gilt auch für per Pdf verschickte und beim Empfänger ausgedruckte Telefonrechnungen. Wer hier die Vorsteuer ziehen will, muss die dazugehörige Mail zehn Jahre lang archivieren, so dass der Prüfer die Richtigkeit der Daten jederzeit nachvollziehen kann. Oder man besteht auf die Zusendung der Rechnung per Post, auch wenn das im Monat ein paar Euro mehr kostet. (Marzena Sicking) / (map)
(masi)