Rechtssicher aufgehoben
Per E-Mail verschickte Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Kündigungen gelten rechtlich als Handelsbriefe, die für die Finanzämter elektronisch archiviert werden müssen. Die Archivierung stellt sich jedoch juristisch geradezu als Minenfeld dar.
- Matthias Parbel
Die rechtlichen Schwierigkeiten bei der E-Mail-Archivierung beginnen bereits damit, dass es an einer klaren und eindeutigen gesetzlichen Vorgabe mangelt. Entsprechende Pflichten finden sich vielmehr in zahlreichen und höchst unterschiedlichen Vorschriften, die zum Teil nur schwer miteinander vereinbar sind. Grundlage sind dabei die Bestimmungen im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO). Relevant sind aber unter anderem auch das Telekommunikationsgesetz (TKG) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Bei international tätigen Betrieben kommen gar noch Vorgaben aus dem amerikanischen Recht dazu, wie der "Sarbanes-Oxley Act" (Sox).
Die Grundfrage danach, welche Mails archiviert werden müssen, beantwortet mit § 147 AO eine Vorschrift aus dem Steuerrecht. Danach müssen alle ein- und ausgehenden Handels- und Geschäftsbriefe dauerhaft gespeichert werden. Darunter versteht das Gesetz jegliche Korrespondenz, die "ein Geschäft vorbereitet, abwickelt, rückgängig macht oder abschließt", also etwa Aufträge, Reklamationsschreiben, Rechnungen, Zahlungsbelege oder Verträge. Nicht als Handelsbriefe behandelt werden etwa reine Werbesendungen oder Angebote, die nicht zu einem Abschluss geführt haben.
Doch als wäre diese Abgrenzung noch nicht unklar genug, fordert der Gesetzgeber in der Abgabenordnung auch noch die Aufbewahrung aller "sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind". Damit wird es nahezu unmöglich, aus der Vielzahl von elektronischen Nachrichten gezielt die auszuwählen, die vorgehalten werden müssen. Daher wäre es naheliegend, für eine zentrale Speicherung aller unternehmensinternen E-Mails zu sorgen, also alle ein- und ausgehenden Nachrichten aufzuheben.
