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Datenschutz

Spätestens an diesem Punkt kommt es aber aus juristischer Sicht zu einem Konflikt zwischen der Pflicht zur Archivierung und dem Datenschutz. Dabei steht dem Gebot zur Aufbewahrung das datenschutzrechtliche Verbot gegenüber, fremde Daten ohne Zustimmung des Betroffenen oder gesetzliche Erlaubnis zu speichern und zu verarbeiten. Dies gilt für die Nachrichten der eigenen Beschäftigten ebenso wie für eingehende Mails von Dritten.

Für die Abgrenzung, ob und unter welchen Umständen E-Mails archiviert werden dürfen, ist die Frage von zentraler Bedeutung, ob in dem Unternehmen die private Nutzung elektronischer Nachrichten erlaubt oder verboten ist. Grundsätzlich steht es dem Arbeitgeber frei, wie er diese Frage regelt. Ein Anrecht darauf, die Infrastruktur der Firma auch privat zu nutzen, gibt es nicht. Allerdings sollte im Interesse aller Beteiligten eine klare Regelung gefunden werden, die Rechtssicherheit für alle Seiten garantiert.

Problem Privatnutzung

Entscheidet sich der Arbeitgeber dafür, seinen Mitarbeitern – sei es auch nur gelegentlich – die private Nutzung des E-Mail-Systems zu ermöglichen, so trägt dies zweifellos zu einem positiveren Betriebsklima bei. Rechtlich allerdings ist diese Konstellation problematisch. Denn so erbringt der Arbeitgeber geschäftsmäßig Telekommunikationsleistungen für Dritte – nämlich für seine Beschäftigten. Auf eine Entgeltlichkeit für die erbrachten Leistungen kommt es für diese Einordnung nicht an.

Damit unterliegt das Unternehmen aber den Vorgaben des Telekommunikationsgesetzes (TKG) und somit den gleichen Vorgaben wie ein professioneller Anbieter von E-Mail-Dienstleistungen. Und nicht anders als etwa bei GMX oder Google Mail darf der Arbeitgeber keinen Einblick in die E-Mails seiner Beschäftigten nehmen; er hat den strengen Anforderungen des Telekommunikationsgeheimnisses und des Datenschutzes zu entsprechen.

Hieraus ergibt sich, dass eine automatisierte Archivierung aller ein- und ausgehenden Mails unmöglich ist. Private Mails und aufzuhebende Geschäftsbriefe kann also nur der einzelne Mitarbeiter trennen. Diese Lösung aber ist enorm zeitaufwendig und damit teuer. Gleichzeitig dürfte ein manuelles Aussortieren auch zu ungenau und fehleranfällig sein, um den Anforderungen der Gesetze und dem Finanzamt dauerhaft zu genügen.

Um diesem Problem zu entgehen, bieten einige Unternehmen den Mitarbeitern zwei Mail-Adressen an – eine zum privaten und die andere zum geschäftlichen Gebrauch. Doch auch dieses Verfahren ist recht umständlich und zudem teuer. Sinnvoller wäre daher eher ein Mittelweg. Dieser könnte zum Beispiel so aussehen, die private Nutzung der Büro-Adresse zwar zu verbieten, die gelegentliche private Nutzung von Web-Mailern aber zu erlauben.