Seite 2: Batch-Betrieb: eines nach dem anderen

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Der Mensch arbeitet schlecht im Multitasking. Das beliebte Mem, Frauen könnten es effizient, hat sich für die Büroarbeit in der Forschung als unwahr herausgestellt. Jeder Kontextwechsel kostet uns massiv Zeit und Konzentration. Deshalb sollte Arbeit am sinnvollsten im Batch-Betrieb erledigt werden: eine Aufgabe nach der anderen in fokussierten, dafür reservierten Zeiteinheiten. Wie Sie Ihre Aufgaben am sinnvollsten zu Verarbeitungsstapeln zusammenfassen, kann ich Ihnen natürlich nur persönlich sagen, nicht pauschal in einem Text für alle.

Die meisten Homeoffice-Arbeiten lassen sich jedoch gut aufteilen in Peripherieblöcke und Hauptarbeitsblöcke. Eine typische Peripherie ist Kommunikation. Ich habe zum Beispiel drei Kommunikations-Blöcke pro Tag: morgens, mittags, abends. Darin erledige ich alle planbare schriftliche Korrespondenz, alle mündlichen Gespräche.

Das Wichtige dabei: Während der Kommunikation-Blöcke arbeite ich alle Kommunikation effizient in einem Stapel weg, damit ich in der darauf folgenden Arbeit möglichst gar keine mehr mache. In einem Hauptarbeitsblock lese ich also keine Mail, keine Whatsapp, kein Facebook, kein Twitter, gar nichts außer der Hauptarbeit. Selbst für meinen kommunikationslastigen Job als Schreiber reichen drei Blöcke am Tag dicke, ja, sind schon ein Zugeständnis an meine "ich-will-nichts-verpassen"-Sucht.

Ehrlicherweise würde ein Block ausreichen, wie es Sascha Lobo praktiziert. Zur Minimierung nutzloser Antworten siehe auch Lobos Ratgeber zum "Hermetischen Schreiben" auf Spiegel online. Wenn Sie mehr als drei Blöcke Kommunikation brauchen (ungleich: wollen!), dann ist Kommunikation wahrscheinlich Ihre Hauptarbeit (Beispiele sind Helpdesk oder Pressestelle). Dann sollten Ihre Nebenblöcke (etwa private Kommunikation) dennoch möglichst wenige sein, auch wenn sie Ihrer Hauptarbeit ähneln.

Selbstverschuldete Ablenkungen

Damit eine solche Stapelverarbeitung funktioniert, müssen Ablenkungen reduziert werden. Jede Ablenkung kostet uns viel mehr Zeit und Nerven, als wir denken. Bei "Ablenkung" denken wir zunächst an andere Menschen. Bevor es jedoch um andere Menschen geht, müssen wir beim Hauptproblem anfangen: uns selber, jeder für sich. Die meisten Ablenkungen tun wir uns selbst an.

Die Technik ist darauf optimiert, unsere Aufmerksamkeit an sich zu reißen. Sie kann jedoch genauso auf Ruhe optimiert werden, und das sollte jeder tun, der mehr gebacken kriegen will über den Tag.

Ich habe üblicherweise ALLE Benachrichtigungen auf ALLEN Geräten auf AUS. Alle Betriebssysteme haben dazu mittlerweile sehr einfach zu verwendende Einstellungen, vor allem die Mobilbetriebssysteme Android und iOS. Wer das nur blockweise will, kann Modi wie "Bitte nicht stören" auf sich anpassen und verwenden. Nur minimale Kanäle bleiben offen für wichtige Kommunikation, die nicht drei Stunden warten kann bis zum nächsten Block (das ist sehr wenig). Bei mir ist das das Telefon, damit ich meine Kunden sofort verarzten kann (oder Sie Ihren Vorgesetzten) und ausgewählte Whatsapp-Einzelverbindungen. Alle Gruppen sind stummgeschaltet. Wer das nicht versteht, dem möchte ich das Wort "Whatsapp-Elterngruppe" zur Meditation darüber mitgeben.

Richtig, dann verpasse ich den exakten Zeitpunkt, wenn irgendjemand auf Facebook auf "Gefällt mir" klickt oder wenn der Gesangsverein einen Witz herumschickt. Ich kann mich jedoch jederzeit konzentriert und explizit Facebook widmen, indem ich Webapp oder App öffne und dann dort herumlike. Ich kann mich in Ruhe meinen Whatsapp-Gruppen widmen.

Es sollte aber nur im dafür reservierten Block passieren, den Sie bestimmen, statt zum wahllosen Zeitpunkt, an dem ein Like oder Kommentar oder Witz hereinflattert. Reden Sie sich zudem nicht ein, Sie könnten aufgrund von Aufmerksamkeitssucht schwer von solchen Tools lassen, selbst wenn das stimmt. Turkcapar et al (2005) und Matthews et al (2017) zeigten, dass bei Süchten eine schlechte Selbsteinschätzung die Selbstdisziplin schwächt und umgekehrt: Sagen Sie sich das lieber, denn das hilft, die Ablenkung hintenanzustellen, wo sie hingehört.