Wie Sie E-Mails sichern, archivieren und migrieren
Der Posteingang im Mailprogramm ist ein wertvolles Archiv. Wir zeigen, wie Sie Kopien davon anlegen und es sicher zu einem anderen Mailprogramm transferieren.
(Bild: KI, Collage c’t)
Das E-Mail-Programm ist häufig nicht nur Kommunikations-Tool, sondern auch unersetzliches Archiv. Nicht selten finden sich darin Abertausende von Nachrichten vieler Jahre, sei es gesammelt in einem ständig wachsenden Posteingang oder säuberlich in Ordnerstrukturen einsortiert. Sie dokumentieren wichtige Gesprächsverläufe, enthalten wertvolle Informationen von Namen und Adressen bis zu Seriennummern und Links und sind oft einziger Speicherort für Fotos, Dokumente und Dateianhänge aller Art. Praktisch alle Mailprogramme bieten eine ausreichend leistungsfähige Suchfunktion, um bei Bedarf jede Information aufzuspüren, was das Mailprogramm zur umfassenden Wissensdatenbank macht.
Ein solcher Datenschatz ist viel zu wichtig, um ihn ausschließlich dem Server des Providers oder dem nicht immer transparenten und direkt zugänglichen Speicher des Mailprogramms anzuvertrauen. Ein Backup muss her. Wir zeigen auf den folgenden Seiten, woher Sie das bekommen, und erklären zudem, wie Sie mit all den Mails und Daten zu einem anderen Mailprogramm oder Provider wechseln.
Die meisten Desktop-Mailprogramme bieten eine Funktion, mit der sie Ordnerinhalte in lokale Dateien exportieren können. Das verwendete Speicherformat hängt vom Client ab. Meistens handelt es sich um EML oder MBOX, Outlook speichert PST-Dateien. Eine Übersicht über gängige Formate zeigt der Kasten "E-Mail-Archiv- und -Exportformate". Da Mailprogramme normalerweise das von ihnen exportierte Format auch wieder einlesen können, eignen sich die exportierten Daten als Backup oder Archiv. Problematischer kann der Umzug zu einem anderen Mailprogramm werden, wenn der neue Client nicht das Format unterstützt, das der alte ausgegeben hat. Auch für diesen Fall gibt es aber Optionen, zum Beispiel das Tool MailStore Home.
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