PDF automatisch verschicken – von Mac, iPhone und iPad

Für meine Online-Buchhaltung versende ich regelmäßig PDFs mit gleichlautender Betreffzeile an immer dieselbe E-Mail-Adresse. Lässt sich das in macOS (und iOS) nicht vereinfachen?

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Lesezeit: 1 Min.
Von
  • Immo Junghärtchen

Am Mac hilft der Automator, um ein kleines Programm für diesen Zweck zu erzeugen. Hier legen Sie ein neues Programm an. Mit der Aktion „Finder-Objekte filtern“ sorgen Sie mit der Einstellung „Art ist PDF“ dafür, dass nur Ihr bevorzugter Dateityp gesendet wird. Die Aktion „Neue E-Mail“ übernimmt dann die durchgereichte Datei der vorherigen Aktion als Anhang.

Automator hilft auf dem Mac dabei, E-Mails schneller zu verschicken.

Fügen Sie Empfänger, Betreff und eventuell notwendigen E-Mail-Text ein. Mit „Ablage/Sichern“ legen Sie das Automator-Programm auf dem Schreibtisch oder einem anderen leicht zugänglichen Ort ab – allerdings nicht auf dem iCloud Drive, denn dann funktioniert es nicht. Ziehen Sie eine PDF-Datei darauf, macht es sich automatisch auf den Weg.

Wer Rechnungen häufig erst in PDF-Form bringen muss, kann sich diesen Ablauf alternativ als Drucker-Plug-in speichern. Dann steht dieser Automatismus direkt im PDF-Menü des Druckdialogs von macOS zur Auswahl.

Auf iOS-Geräten leistet die vor kurzem von Apple aufgekaufte App „Workflow“ Ähnliches: Ein Arbeitsablauf des Typs „Action Extension“, das PDFs als Eingabe akzeptiert, benötigt lediglich die Aktion „Send Email“. Über das Freigabe-Menü steht es dann in allen Programmen zur Auswahl.

Die iOS-App Workflow bringt ähnliche Fähigkeiten wie der Mac-Automator auf iPhone und iPad.

(imj)