So gelingt die Teamarbeit aus der Distanz
Wir bieten Tipps für die Teamkommunikation und den sicheren Datenaustausch im Home-Office – für Admins ebenso wie für noch nicht so versierte Computernutzer.
(Bild: Pixabay / Markus Spiske)
- Dorothee Wiegand
Noch vor wenigen Monaten zog es die meisten Büroarbeiter an den Schreibtisch in der Firma: In einer repräsentativen Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom unter 1002 Berufstätigen gaben zwar 41 Prozent der Befragten an, im Homeoffice arbeiten zu dürfen. Zwei Drittel der Personen mit Homeoffice-Erlaubnis wollten damals jedoch lieber im Unternehmen arbeiten als daheim. Die Befragung fand Ende 2019 statt.
Ganz anders das Bild drei Monate später: Erneut befragte Bitkom Research mehr als 1000 Bundesbürger ab 16 Jahren: Von den berufstätigen Befragten arbeitete Mitte März bereits jeder Zweite im Homeoffice. Für 18 Prozent der Heimarbeiter war das eine ganz neue Erfahrung, weitere 31 Prozent arbeiten nun häufiger oder sogar ausschließlich daheim. Wie viele von Ihnen mit der Heimarbeit zufriedener sind, wird der Bitkom-Verband wohl erst in ein bis zwei Monaten erfahren.
c't-Schwerpunkt Teamarbeit im Home-Office
Bei einem so plötzlichen Wechsel der Arbeitsweise läuft nicht sofort alles glatt. Mit den folgenden Artikeln wollen wir Unternehmen und ihren Mitarbeitern den Umstieg erleichtern. Viele der Hinweise sind auch im Privatleben anwendbar oder um während der Corona-Krise die Kommunikation im Sportverein aufrechtzuerhalten.
Der heiße Draht in die Firma
Wer das Firmennetzwerk per VPN auch von daheim erreichen kann, ist fein raus: Die gewohnten Verzeichnisstrukturen lassen sich weiter nutzen und um die Sicherheit der Daten und regelmäßige Backups kümmern sich weiterhin die Admins. Doch die merken sehr wohl, ob 5 oder 50 Kollegen gleichzeitig aus dem Homeoffice ein VPN aufbauen und nutzen. Wie Heimarbeiter und Admins dazu beitragen können, dass die Firmen-IT dem Ansturm gewachsen bleibt, lesen Sie in unserem Ratgeber-Artikel zum flüssigen Arbeiten zu Hause.
Gerade in kleineren Firmen ist die IT-Struktur möglicherweise nicht gut darauf vorbereitet, wenn die Mitarbeiter plötzlich im Homeoffice arbeiten. Die gegenwärtige Krise mag denkbar ungünstig erscheinen, um neue Strukturen aufzubauen und neue Werkzeuge einzuführen. Doch so aufwendig, wie es zunächst scheint, muss das gar nicht sein. Alles, was kleine Unternehmen für die Teamkommunikation und den Dateiaustausch benötigen, haben wir in eine Containerzusammenstellung gepackt. Wer über grundlegende Linux-Kenntnisse verfügt und sich auf der Kommandozeile sicher fühlt, setzt damit schnell einen eigenen Server auf. Wir geben dazu eine Anleitung, wie man Dateiablage, Videokonferenz und Chat auf dem eigenen Server betreiben kann.
Falls die gewohnten Verzeichnisse und Ordnerstrukturen des Firmennetzwerks für Heimarbeiter nicht per VPN zur Verfügung stehen und auch die Nutzung unseres Server-Pakets keine Option ist, muss unter anderem der Dateiaustausch auf anderen Wegen stattfinden. Naheliegend, aber fahrlässig wäre es, Dokumente als unverschlüsselten Mail-Anhang auf die Reise zu den Kollegen zu schicken. Möglichkeiten, spezielle Dienste für den Dateiaustausch oder Speicherplatz in der Cloud zu nutzen, um Dateien sicher gemeinsam zu bearbeiten, haben wir in einem Artikel zusammengestellt.
Kommunikation aufrechterhalten
Das regelmäßige wöchentliche Meeting des gesamten Teams, der informative Smalltalk an der Kaffeemaschine, die Ad-hoc-Besprechung mit der Projektgruppe – erst wenn jeder für sich im Homeoffice sitzt, wird deutlich, wie viel man an einem normalen Bürotag miteinander spricht. Um die Kommunikation aufrechtzuerhalten, braucht man nun eine Softwarelösung. Diverse Kommunikationsplattformen ermöglichen Videokonferenzen und informelle Chats. Sie sind Messenger, Informationsspeicher, Telefonzentrale und virtueller Treffpunkt zugleich. Am Beispiel von Microsoft Teams erklären wir im folgenden Artikel, wie man diese Funktionsvielfalt sinnvoll für sich nutzen kann.
Survival-Tipps für's Homeoffice
Struktur hilft
Wer das Privileg hat, seiner Arbeit daheim nachgehen zu können, ist erst einmal in einer glücklichen Situation. Gleichzeitig erleben derzeit viele Heimarbeiter, dass die Arbeit im Homeoffice auch Stress auslöst. Psychologen und Arbeitswissenschaftler raten, gerade bei Heimarbeit auf einen geregelten Tagesrhythmus zu achten, der sich am normalen Arbeitsalltag im Büro orientiert. Halten Sie regelmäßige Pausen ein und machen Sie zur gewohnten Zeit eine längere Mittagspause. Gerade wenn die Grenzen zwischen Privatleben und Arbeit verschwimmen, sind ein klarer Zeitplan sowie Tages- und Wochenziele wichtig. Eine Reihe hilfreicher Tipps und Tricks für die meist ungewohnte Arbeitssituation in den eigenen vier Wänden finden Sie über den unten stehenden Link.
