Was Sie beachten sollten, bevor Sie eine Perso-Kopie weitergeben

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Sie kennen es vielleicht vom Hoteltresen: Bisweilen genügt es nicht, die Nummer des Personalausweises auf dem Check-in-Bogen einzutragen. Manche Hotels wollen unbedingt eine Kopie anfertigen, die dann auf unbestimmte Zeit zusammen mit der Anmeldung im Aktenordner verschwindet – datenschutzrechtlich eine mehr als zweifelhafte Praxis.

Dennoch hat sich diese aus der Offlinewelt bekannte Absicherung der Identität längst auch online etabliert – ein Ausweis lässt sich im Flachbettscanner schnell digital kopieren und via E-Mail verschicken. Zudem gelten alternative Verfahren als aufwendiger, wenig verbreitet (E-Perso) oder nicht ausreichend sicher (Videoident). Und gerade im Onlinebusiness wollen Anbieter ihre Zugangsschwellen so niedrig wie möglich halten. Doch auf dem Personalausweis finden sich einige Informationen, mit denen man nicht allzu freizügig umgehen möchte und sollte. Deshalb geben wir Ihnen im Folgenden einen Überblick, wo und wie Sie off- und online Ausweiskopien weitergeben können und mitunter sogar müssen.

Personalausweis ist Pflicht

Der Gesetzgeber hat viele Fragen im "Gesetz über Personalausweise und den elektronischen Identitätsnachweis" (kurz: "Personalausweisgesetz" oder PAuswG) beantwortet. Demnach muss jeder deutsche Staatsangehörige ab dem Alter von 16 Jahren einen Personalausweis oder Reisepass besitzen. Die Ausweise bleiben allerdings Eigentum der Bundesrepublik. Grundsätzlich gilt: Niemand darf vom Ausweisinhaber verlangen, das Dokument zu hinterlegen oder in sonstiger Weise "den Gewahrsam aufzugeben". Folglich verbietet das PAuswG beispielsweise, den Ausweis als Pfand für eine Leihe oder Miete einzuziehen.

Bis 2010 war es verboten, Ausweiskopien anzufertigen. Seitdem gestattet das PAuswG grundsätzlich diese Praxis – allerdings nur, wenn der Inhaber selbst die Kopie anfertigt oder dem zumindest explizit zustimmt. Empfänger der Kopie dürfen diese keinesfalls an Dritte außerhalb der eigenen Organisation weitergeben.

Die Kopie muss laut Gesetz "eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar" sein. Mit allzu realitätsnahen Ablichtungen bewegt man sich sogar schnell im strafrechtlich relevanten Bereich. Gleich vier Vorschriften im Strafgesetzbuch (StGB) stellen das Verändern, Fälschen, Verschaffen oder Missbrauchen von Ausweispapieren unter teils rigide Strafen. So steht auf das Verschaffen von amtlichen Ausweisen nach Paragraf 276 StGB eine Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder eine Geldstrafe.

Perso und Datenschutz

Mit Namen, Geburtsdatum und Wohnort sowie biometrischen Informationen wie Augenfarbe und Körpergröße enthält der Personalausweis zahlreiche personenbezogene Daten, die in den Anwendungsbereich des Datenschutzrechts fallen. Sie lassen die Identifikation des Ausweisinhabers zu. Auch die Seriennummer und das Lichtbild gehören in diese Kategorie. Logisch also, dass die strengen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einen allzu freigiebigen Umgang mit dem Dokument einschränken.

Ohnehin ist es nur sehr selten nötig, mit der Kopie alle Angaben auf einem Personalausweis zu erfassen und weiterzugeben. Sie sollten deshalb in jedem Einzelfall prüfen, welche Daten für das Gegenüber tatsächlich erforderlich sind, um Sie für den konkreten Anlass zu identifizieren. Muss etwa wirklich der Geburtsort, die Augenfarbe und Größe oder die Seriennummer des Ausweises vorhanden sein? Falls nicht, sollten Sie die Angaben auf der Kopie schwärzen – und zwar irreversibel.

Nutzen Sie dazu nicht etwa einen PDF-Editor, sondern drucken Sie die Kopie aus, schwärzen Sie die Zeilen mit einem schwarzen Filzstift und scannen Sie das Ergebnis nochmals. Gerade wenn Sie die Kopie an Ihrer Arbeitsstätte fertigen, sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass moderne Büroscanner und Kopierer die Ablichtung oft dauerhaft auf ihrer internen Festplatte speichern.

Im europäischen Datenschutz gilt, dass personenbezogene Daten nur dann verarbeitet werden dürfen, wenn dafür eine Rechtsgrundlage existiert. Den Umgang mit Informationen in Personalausweisen regelt nicht nur das PAuswG, sondern es greifen auch viele andere Gesetze, die für besondere Situationen Regeln definieren. Im Folgenden finden Sie die häufigsten Anwendungsfälle.