Dropbox Paper: Teamwork-Newcomer gegen Google Docs & Co.

Teamwork findet schon lange nicht mehr nur im Büro statt - Zusammenarbeit im Netz ist mittlerweile Teil so ziemlich jeder Branche. Emails und Chat reichen nicht aus, wenn man gemeinsam an Dokumenten arbeiten und komplexe Projekte betreuen muss. Vielseitige Online-Tools wie Google Docs, Slack und Co. helfen bei der Koordination und Synchronisation. Nun kommt mit Dropbox Paper ein neuer Herausforderer in die Stadt, der den alteingesessenen Kollegen ans Leder will.

Die Cloudspeicher-Spezialisten von Dropbox haben schon mehrfach versucht, in andere Bereiche der Geschäftsbranche vorzudringen - mit eher weniger als mehr Erfolg. Mit Dropbox Paper wollen sie im Bereich Teamworking und Zusammenarbeit zwar nicht das Rad neu erfinden, es aber weiter optimieren und runder laufen lassen. Nachdem Paper ein Jahr in einer geschlossenen Beta-Phase von interessierten Nutzern getestet und mit Verbesserungs-Vorschlägen bedacht wurde, steht es Mitte 2016 nun in der Open Beta allen Anwendern offen - inklusive eigener Apps für iOS und Android. Das Tool basiert auf Hackpad, das vor nicht allzu langer Zeit von Dropbox aufgekauft worden war. Während "Kollegen" wie Microsoft Office, Google Docs oder Slack jeweils ihren Fokus auf einen der Bereiche Content-Erstellung, Verwaltung und Zusammenarbeit legen, will Dropbox Paper laut Entwickler in allen drei Gebieten gleichermaßen glänzen.

Dropbox Paper: Was will der Neue in der Stadt?

Die unkomplizierte, direkte Verknüpfung von verteilten Teams, die transparente Synchronisation von Content fast in Echtzeit, die direkte Einbettung in den Dropbox-Cloudspeicher-Dienst - und das alles in Form eines Editors für multimediale Texte, interaktive Aufgabenlisten, Tabellen, Code und mehr. All das will Dropbox Paper bieten - und zwar besser, intuitiver und leichter zu bedienen als die Konkurrenz. Ein ehrgeiziges Ziel, muss man da wohl sagen. Ganz besonders, da Paper sich in Sachen Prinzip und Idee quasi nicht von Google Docs und Co. unterscheidet. Demnach muss die Power im Detail liegen. Was genau kann man mit dem Tool also anstellen?

Das kann der Newcomer im Detail: Verwaltung, Freigabe, Management

Nach dem Login - für den man übrigens einfach sein bereits bestehendes Dropbox-Konto verwendet - fällt recht schnell auf: Paper hat in Sachen Look ein wenig mehr Swag als etwa das leicht altbacken wirkende Google Docs. Auf der stylish-hellen, aufgeräumten Oberfläche bekommt man erstmal ein interaktives Tutorial serviert, das Anwender in die Benutzung des Dienstes einführt. Für ein paar gängige Projekt-Typen gibt's Vorlagen - man kann aber natürlich auch ein Blanko-Dokument anlegen. Hier lassen sich dich in Dropbox-Speicher abgelegten Dokumente auch auf Quasi-Metaebene verwalten - so kann man sie etwa für definierbare Nutzer freigeben, und auch die Rechte der freigegebenen User verändern.

Auch verschiedene Ordner lassen sich anlegen. So kann man etwa mithilfe von Company-Ordnern für leichtere Auffindbarkeit im ganzen Team sorgen, während Invite-Only für mehr Privatsphäre sorgt. Dokumente kann man auch als Favoriten markieren - so lassen sie sich noch leichter wiederfinden. In der App sorgt Favorisieren außerdem dazu, dass sich Dokumente auch offline bearbeiten lassen. Dank Cloud-Speicherung gehen Dokumente bei Dropbox Paper natürlich auch nicht so leicht verloren. Passiert ein Malheur - was ja durchaus mal vorkommt, wenn eine oder mehr Personen an einem Projekt arbeiten - kann man dank Zwischenspeicher und Rollback auch verlorene oder verhunzte Daten wiederherstellen und retten. Sehr fein: Schnittstellen zu Google Calendar und Google Drive sind ebenfalls vorhanden, sodass man aus Projekten heraus auch direkt die nächsten Meetings samt Protokoll ansetzen, sowie auf Daten der Cloud-Speicher-Konkurrenz zugreifen kann.

Formatierung, Code, Tabellen - Das kann der Newcomer im Detail

Markiert man eine Textpassage, klappt automatisch ein kleines Menü auf, in dem unterschiedliche Format-Optionen zur Wahl stehen. Fett setzen, durchstreichen, verlinken, Bullet-Points, nummerierte Listen und mehr. Komischerweise sucht man Kursiv jedoch vergebens. Gibt man ":" ein, kann man außerdem aus sieben Sammlungen von Emojis und Stickern wählen, mit denen sich die Dokumente aufhübschen lassen. Praktisch bei alldem ist, dass jeder Nutzer, der derzeit im Dokument tätig ist, mit seinem eigenen, farblich markierten Cursor zu sehen ist. So lässt sich in Echtzeit verfolgen, wer wo gerade was verändert und kommt sich nicht ins Gehege.

Mit Tabellen sowie Code kann Paper ebenfalls umgehen. Bei letzterem hilft Syntax-Highlighting mehr als die noch etwas unausgereifte Spracherkennung.

Tabellen lassen sich zwar wie andere Medien über das "+" am linken Dokumenten-Rand simpel einfügen und anschließend formatieren. Allerdings fühlt sich das teilweise noch etwas hakelig an, und macht bei Im- und Export ein paar Zicken. Im- und Export sind auch ansonsten Funktionen, bei denen sich hoffentlich im Laufe der Beta-Phase noch etwas tut. Beides fühlt sich noch recht unhandlich an - Ergebnisse sind gerade in Sachen Layout teilweise gerne mal etwas durcheinander gewirbelt.

Bilder, Videos, Medien - Hier glänzt der Newcomer besonders

Intuitiv bedienbar und insgesamt gelungen ist der Umgang mit Medien verschiedener Art - etwa Bildern, YouTube-Links, SoundCloud-Musik oder Dateien. Auch solche Medien fügt man einfach über das "+" am linken Rand ins Dokument ein. Natürlich naheliegend ist, dass man problemlos Dateien aller Art aus dem eigenen Dropbox-Cloudspeicher in den Dokumenten einbetten kann, etwa Fotos, Grafiken oder Videos. Zu anderen Dateien kann man einfach den Link einfügen, sodass alle Mitarbeitenden darauf zugreifen können. Das Gleiche gilt auch für Daten, die bei Google Drive gespeichert sind. Hat man die entsprechenden Medien nicht selber auf dem Rechner oder in der Cloud, kann man sie auch via Links direkt im Dokument einbetten. Das geht etwa mit YouTube- und Vimeo-URLs, Musik von Spotify, SoundCloud und Co. oder Bildern diverser Art und Formate. Nach dem Einbetten kann man die Medien im Dokument auch rudimentär formatieren - etwa ihre Position im Text sowie dessen Umlauf.

Aufgabenlisten, Kommentare, Benachrichtigungen - So hilft Dropbox Paper bei der Zusammenarbeit

Für jedes Element eines Dokuments - egal ob Buchstabe, Satz, Bild, Video, Link oder sonstwas - könnt ihr bei Paper an beliebiger Stelle Kommentare einfügen. Die könnt ihr dann flink mit Text, Emojis und auch animierten Stickern versehen. Markierte Elemente im Text werden farblich hinterlegt, eine Vorschau auf den Kommentar ist am rechten Rand des Dokuments zu sehen. Metadaten zu den Kommentaren, etwa Name des Kommentierenden oder das Anlegedatum, sind ebenfalls ersichtlich.

Möchte man bestimmte Personen auf Änderungen oder Ähnliches aufmerksam machen, kann man sie durch die Eingabe von "@" plus Namen oder Mail-Adresse in Kommentaren verlinken. Das Gleiche gilt auch für Aufgabenlisten, die sich mit Dropbox Paper ebenfalls anlegen lassen. Spezifiziert man hier ein To-Do, und fügt einen Nutzer via "@" hinzu, wird dieser dem entsprechenden Task automatisch zugewiesen. Bei jeder Verlinkung eines Nutzers erhält dieser Benachrichtigungen per E-Mail, über das Benachrichtigungs-Center von Dropbox sowie als Push-Nachricht in der zugehörigen App. Solche Benachrichtigungen lassen sich auch grundsätzlich für favorisierte Dokumente aktivieren - wann immer in einem der Favoriten eine Änderung vorgenommen wird, wird man darüber in Kenntnis gesetzt. Dies wirkt auf den ersten Blick ein wenig aufdringlich und nicht unbedingt notweding. Laut Entwickler war es jedoch eins der meist erwünschten Features während der Closed Beta - die Funktion scheint also seine Berechtigung zu haben.

Alle Erwähnungen, Verlinkungen, Nachrichten, Chats und dergleichen mehr laufen im Benachichtigungs-Center von Dropbox zusammen. Dies ist nicht Paper-spezifisch - solange man mit einem Dropbox-Konto angemeldet ist, bekommt man die Benachrichtigungen auch beispielsweise auf der Cloudspeicher-Oberfläche. Im Center ist auch eine History enthalten, die genau festhält, wann man wo verlinkt oder erwähnt wurde - und wann einem etwa ein bestimmter Task einer To-Do-Liste zugewiesen wurde. Das Benachrichtigungs-Center wird übrigens auch in die zugehörige Paper-App auf iOS- und Android-Gerät gespiegelt.

Die Dropbox Paper-App

Zusätzlich zum Webdienst bietet Dropbox auch Apps für Paper an. Diese sind kostenlos für iOS sowie Android erhältlich und befinden sich noch in der Beta-Phase. Derzeit ist aber nur die Android-App in der EU erhältlich - die App für iPhone und iPad ist noch dem US-Markt vorbehalten. Neben dem Benachrichtigungs-Center wurden auch einige Funktionen des Editors selbst "mobil gemacht" - wenn auch in abgespeckter Form. Grundlegende Textbearbeitung ist möglich, Dokumente lassen sich anlegen und verwalten. Zum Einbinden von Medien hat man in den Apps nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten - hierfür greift man besser auf die Browser-Version zurück.

Um sich über den Zwischenstand von Projekten schlau zu machen, kleinere Änderungen auch unterwegs vorzunehmen, oder mal eben in der Bahn einen Kommentar zu einem Dokument abzugeben, sollte die App jedoch allemal reichen. Favorisierte Dokumente speichert die App lokal auf dem Gerät, sodass man auch ohne Internet-Verbindung an ihnen arbeiten kann.

Genau wie bei Dropbox Paper selbst gilt auch für die zugehörigen Apps natürlich der Beta-Disclaimer. Alle Features sollen mithilfe von Feedback aus der User-Community noch verbessert, verfeinert und erweitert werden. Fehlerbehebung und der standardmäßige "Bug-Hunt" sind natürlich ebenfalls noch im Gange. Daher sind alle Kritiken oder "Aufregis" über fehlende und fehlerhafte Funktionen mit Vorsicht zu genießen. Da soll und kann in Zukunft noch einiges passieren.

Dropbox Paper vs. Google Docs und Co. - ein Beta-Fazit

Nun ist mit Dropbox Paper also ein neuer Player in Sachen Teamwork und Online-Zusammenarbeit auf den Plan gereten. Das Tool macht schon einen ganz anständigen Eindruck, bietet abgesehen vom Look and Feel aber noch keinen wirklichen Mehrwert gegenüber Google Docs. Hübsch ist Paper schon, und die meisten Funktionen tun auch schon genau das, was sie sollen - in Sachen Medien-Einbindung sogar ziemlich gut. An anderen Stellen hakt es aber teilweise noch ein bisschen - ja, Import und Export, ihr seid gemeint!

Schon während der Closed Beta - in der laut Entwickler bereits über eine Millionen Dokumente von Testern und frühen Anwendern erstellt wurden - gab es ordentlich Feedback von der User-Front. Das hat sich bereits in einigen Verbesserungen niedergeschalgen, etwa besser skalierbaren Tabellen oder den besagten Push-Nachrichten in der Paper-App. Gerade auch in der Public Beta ist es natürlich weiterhin an den fleißigen Nutzern, die Macher über Fehler, Bugs, und natürlich gewünschte Veränderungen und Funktionen in Kenntnis zu setzen.

Dropbox Paper wirkt schon jetzt ganz ordentlich - lasst da noch mal ein Jahr Public Beta ins Land gehen, und das Teamwork-Werkzeug könnte sich zu einem echten Konkurrenten zu Google Docs und Konsorten mausern.

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