Seite 3: Geschäftskritische Prozesse mit Open-Source-Software: ERP, CRM, Projektverwaltung

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Projektmanagement bei probusiness

Die Probusiness AG vertreibt nicht nur Hardware, sondern ist auch ein IT-Dienstleister. Damit steht sie vor dem Problem, diese Dienstleistungsprojekte zu verwalten und abzurechnen - und zwar mit möglichst hoher Qualität bei geringem Aufwand. Die Kunden bezahlen schließlich für die eigentliche Dienstleistung und nicht für die interne Verwaltung der Projekte.

Auch hier wurden im Vorfeld der Entscheidung viele Tools analysiert und geprüft. Besonders wichtig war hierbei, dass jederzeit alle erfassten Zeiten und Budgets im Blick bleiben, dass die Erfassung der Zeiten für die Mitarbeiten möglichst einfach erfolgen kann und dass die Arbeitsnachweise für die Kunden automatisiert erstellt werden können. Außerdem waren noch einige - für den Ablauf genauso wichtige - Vorgaben aus dem Controlling-Bereich zu erfüllen: Die erfassten Zeiten müssen automatisiert an das vorhandene Rechnungswesen übergeben werden können und die Mitarbeiter sollten automatisch wöchentliche Zusammenfassungen über Ihre geleisteten Zeiten erhalten, um diese zeitnah überprüfen zu können. Für Kundenprojekte sind auch die Erfassung von Reisezeiten und Entfernungen unabdingbar - schließlich müssen auch diese Daten auf den Arbeitsnachweisen ausgewiesen werden, damit sie korrekt in Rechnung gestellt werden können. Neben diesen Hauptforderungen gibt es noch viele weitere kleine Forderungen, etwa dass Projekte wahlweise mit projekt- oder mitarbeiterbezogenen Preisen geführt werden können und dass man wahlweise gegen ein festes Budget planen kann oder eben so, dass sich die Gesamtprojektsumme von unten hochgerechnet aus den Planungen der Einzelpakete ergibt. Natürlich müssen auch die Mitarbeiter gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten können.

Die Evaluation im Vorfeld ergab auch hier, dass es kein geeignetes und gleichzeitig bezahlbares proprietäres Produkt gab, dass alle diese Anforderungen erfüllte. Allerdings gab es auch keine OSS, die alle Anforderungen erfüllt. Daraufhin wurde die Entscheidung getroffen, selbst in die Entwicklung einzusteigen und an einem Open-Source-Projekt aktiv mitzuarbeiten. Die Wahl fiel auf phpGroupWare. Die Zusammenarbeit wurde so organisiert, dass alle Teile, die inhaltlich geeignet waren, in das Stammprojekt phpGroupeWare aufgenommen zu werden, als Auftragsarbeit an die Entwicklerin des vorhanden Projektplanungsmoduls in phpGroupWare vergeben wurden. Alle speziellen Erweiterungen nur für Probusiness wurden im Hause mit eigenen Entwicklern entwickelt und gepflegt. Auch die interne Schulung der Mitarbeiter und die Pflege im laufenden Betrieb sowie alle weiteren Anpassungen werden mit eigenen Entwicklern weiter durchgeführt. Dadurch war es sogar möglich, aus dem Projektmodul ein eigenes Dienstleistungs-Produkt zu schaffen. Die erstellte Software tut also nicht nur intern ihren Dienst und vereinfacht insbesondere das Projektcontrolling, sondern es kann damit auch aktiv am Markt Geld verdient werden.

Eine Abwägung der finanziellen Vorteile ist hierbei recht einfach: alle in Frage kommenden proprietären Softwareprodukte wären so teuer gewesen, dass allein die Lizenzkosten über fünf Jahre gerechnet die Entwicklungskosten an phpGroupWare um ein Mehrfaches überstiegen hätten. Außerdem hat die Probusiness Group auf diese Weise ein zusätzliches Dienstleistungsprodukt im Portfolio, was den Return on Inverstment weiter positiv beeinflusst. Eine detaillierte ROI-Betrachtung wurde - da keine weiteren Alternativen existierten - nicht durchgeführt.

Customer Relationship Management

Auch für den Bereich CRM setzt die probusiness AG im Rahmen der internen Open-Source-Strategie OSS ein: sugarCRM. In diesem Fall handelt es sich um einen Kompromiss: Proprietäre Lösungen haben sich nach einer längeren Evaluation und mehreren Produktvorstellungen durch verschiedene Hersteller als zu teuer und zu unflexibel erwiesen. Eine umfassende Neuentwicklung oder Erweiterung einer bestehenden Open-Source-Lösung kam aus Termingründen nicht in Frage. Aus dieser Situation heraus wurde sugarCRM eingeführt, um schnell eine Basis-Arbeitsmöglichkeit zu haben. Die Lösung wird nun im laufenden Betrieb nach und nach den jeweils auftauchenden Anforderungen aus Marketing und Vertrieb mit internen Entwicklern angepasst und erweitert. Auf diese Art wurde dem Vertrieb eine Einstiegssoftware sofort angeboten, ohne ein großes Anfangsinvestment tätigen zu müssen. Die Erweiterung der Funktionalitäten erfolgt je nach Dringlichkeit und verfügbaren internen Ressourcen nach und nach und ist damit ebenfalls finanziell günstig, da "Leerlaufzeiten" der vorhandenen Entwickler für diese Zwecke eingesetzt werden können. (odi)

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Eingesetzte Open Source Software

Compiere: Websites: www.compiere.org, www.compiere.com
Projektseite: http://sourceforge.net/projects/compiere/
Lizenz: Mozilla Public License 1.1 (MPL 1.1)

phpGroupware: Websites: www.phpgroupware.org, www.phpgroupware.info Erweiterungen: www.pbdemo.de/pbgw.html
Lizenz: GNU General Public License (GPL) und LGPL

sugarCRM: Websites: www.sugarcrm.com, http://sugarforge.org/
Lizenz: SugarCRM Public License 1.3, abgeleitet aus der Mozilla Public License 1.1.3

Über Probusiness

Probusiness bietet IT-Prozessoptimierung aus einer Hand. Als herstellerunabhängiger IT-Dienstleister und Anbieter komplexer IT-Lösungen verfügen wir über umfassende Expertise in den Bereichen IT-Dienstleistungen, IT-Infrastrukturen sowie Softwarelösungen mit Fokus auf OpenSource-Business.

Unser Leistungsportfolio reicht dabei von der Analyse und Projektplanung über kompetente Technologie- und Applikationsberatung bis hin zur Entwicklung und Implementierung von maßgeschneiderten Lösungen zur Realisierung neuer strategischer IT-Konzepte. Darüber hinaus stehen unsere hochqualifizierten Mitarbeiter unseren Kunden mit umfangreichen Services wie Training, Support, Administration, Wartung und Betreuung bestehender Dienste und Infrastrukturen zur Verfügung.

Die Unternehmensgruppe Probusiness beschäftigt derzeit mehr als 100 Mitarbeiter an acht Standorten in Deutschland.

Kontakt

Probusiness AG - Expo Plaza 1 - 30539 Hannover
Telefon: 0511 / 6 00 66-0 ? Telefax: 0511 / 6 00 66-155
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Technischer Kontakt Probusiness AG: Dr. Christian Böttger, Principal Consultant Linux & Open Source
Telefon: 0511 / 6 00 66-331 - Telefax: 0511 / 6 00 66-355
cboettger@probusiness.de

Kai Dupke, Teamleiter Open Source Business
Telefon: 0511 / 6 00 66-328 - Telefax: 0511 / 6 00 66-355
kdupke@probusiness.de

Marketing Probusiness AG: Dagmar Wolf
Telefon: 0511 / 6 00 66-700 - Telefax: 0511 / 6 00 66-755
dwolf@probusiness.de (odi)