Seite 2: Schritt für Schritt

Inhaltsverzeichnis

Der Prozess, den man zum Erstellen und Etablieren einer Produkterfahrungsdatenbank durchlaufen muss, setzt sich aus den folgenden fünf Schritten zusammen.

1. Wesentliche Projekttypen identifizieren

Im besten Fall lässt sich auf eine vorhandene PRINCE2-Umgebung im Unternehmen zurückgreifen, womit die Chance besteht, bereits erstellte Produktstrukturpläne (PSP) nutzen zu können. Sollte dies nicht der Fall sein, ist es möglich, die folgende Methode zum Erstellen eigener Produktstrukturpläne zu nutzen.

Im ersten Schritt sollte man die wesentlichen und typischen Projekttypen im Unternehmen identifizieren. Sie versprechen zu Beginn den größten Mehrwert. Die Projekttypen können je nach Unternehmen unterschiedlich sein: Bei einem Softwareentwicklungsunternehmen stehen eher neue Projekte im Vordergrund und bei einem Handelsunternehmen die Weiterentwicklung der bestehenden Anwendungen.

2. PRINCE2-Produktstrukturplan erstellen

Zunächst ist die Beschreibung des am Ende des Projekts stehenden Produkts zu erstellen. Darauf aufbauend lässt sich der Produktstrukturplan (PSP) und das Projektendprodukt in Teilprodukte untergliedern. Bei der Form des PSPs kann frei gewählt werden. Als Darstellungsformen bietet sich ein Baumdiagramm, eine Mindmap oder eine eingerückte Liste an.

Im Produktstrukturplan wird das Endprodukt des Projekts (zum Beispiel die Software) in einzelne Teil- und Zwischenprodukte (zum Beispiel Kundenverwaltung oder das Erstellen der Rechnung) zerlegt und schematisch dargestellt (s. Abb. 1). Dabei lassen sich einfache und zusammengesetzte Produkte in Form eines Rechtecks, Produktgruppen als Raute und externe Produkte (Produkte, die nicht im Rahmen des Projekt hergestellt, aber für ein Projektprodukt benötigt werden) als Ellipse darstellen [7]. Bei der Definition der Produkte ist mit Hinblick auf die Erfahrungsdatenbank auf deren Wiederverwendbarkeit zu achten, damit sie sich in den nächsten Schritten übernehmen lassen.

Die Vollständigkeit des Produktstrukturplans lässt sich mit einem Produktflussdiagramm, in dem die Produkte in eine zeitliche Abfolge gebracht werden, überprüfen (Abb. 2). Planungslücken in Form von übersehenen Produkten sind dabei einfach zu identifizieren. Aus den einzelnen Produkten im Strukturplan können abschließend die (Teil-)Produkte für zukünftige Aufwandsschätzungen abgeleitet werden.

3. Kosten für einzelne Produkte schätzen

PRINCE2 macht zur Schätzmethode zum Ermitteln der Produktkosten keine weiteren Vorgaben. Sie sollte nur zuverlässig, valide, objektiv und ökonomisch sein und sich bewährt haben [8]. Bei der Aufwandsschätzung ist darauf zu achten, dass sich der Aufwand für eine Einheit des Produkts ableiten lässt. Dadurch kann man das Produkt später einfacher an die gewünschte Produktanzahl anpassen.

4. Struktur der Erfahrungsdatenbank festlegen

Vor der Übernahme der Produkte in die Erfahrungsdatenbank ist die Struktur der Datenbank zu definieren. Tabelle 1 zeigt eine bewährte Gliederung:

Attribute	Inhalt
Produktbeschreibung	Produktbeschreibung
Produkt-Verantwortlicher	eindeutiger Verantwortlicher für das Produkt
Produktergebnis	Beschreibung der Arbeitsergebnisse, die aus dem Produkt resultieren
Kosten in EUR für das Produkt	Kosten getrennt nach den einzelnen Ressourcen und Sachkosten
Betriebskosten in EUR	In einer Business-Case-Betrachtung sind auch die zu erwartenden Betriebskosten einzubeziehen. Daher bietet es sich an, diese direkt mitzupflegen.
Voraussetzungen	Welche Voraussetzungen/Vorbedingungen bestehen vorm Erstellen des Produktes?
Multiplikator	Anzahl herzustellender Produkte

Tabelle 1: Bewährte Produktstruktur für die Erfahrungsdatenbank

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist es, die Erfahrungsdatenbank den Projektleitern und Experten zugänglich zu machen.

5. Regelprozess und Qualitätssicherung etablieren

Der Projektverantwortliche sollte sicherstellen, dass die Produkterfahrungsdatenbank tatsächlich verwendet wird. Zu Beginn empfiehlt es sich, mit einem niedrigen Anteil zu übernehmender Produkte zu starten. Dadurch sollte das Projekt nicht ins Stocken geraten, falls noch wesentliche Produkte fehlen. Sobald sich die Handhabung etabliert hat, lässt sich der Anteil sukzessiv erhöhen, wobei dem Projektleiter jedoch weiterhin Freiräume gelassen werden sollten. Mit ihm ist darüber hinaus regelmäßig zu prüfen, ob aus den gegebenen Freiräumen weitere Produkte ableitbar sind. Es sollte einen Verantwortlichen für die Erfahrungsdatenbank geben, der unter anderem das Coaching und die Aufnahme neuer Produkte in die Datenbank verifiziert und autorisiert – das Prüfen der Wiederverwendbarkeit als Kriterium steht dabei im Vordergrund.