Anleitung: Barrierefreie PDFs aus Word-Dokumenten erstellen

Seite 3: Alternativtext und Symbole

Inhaltlich relevante Bilder und Grafiken müssen per Alternativtext objektiv und mit maximal hundert Zeichen Text erläutert werden. Öffnen Sie dazu per Rechtsklick auf das Bild das Kontextmenü und wählen dort den Eintrag "Alternativtext bearbeiten". Bei komplexen Abbildungen wie etwa Diagrammen vermitteln Sie in Ihrer Textbeschreibung deren Funktion – etwa Kreis-, Balken- oder Säulendiagramm – sowie die Kernaussage. Logos, Trennlinien und andere reine Schmuckelemente kennzeichnen Sie über die Option "Als dekorativ markieren".

Per Kontextmenü lassen sich Bilder und Grafiken mit einem Alternativtext hinterlegen. Noch schneller geht es mit dem KI-gesteuerten Beschriftungsgenerator von Office 365. , — Per Kontextmenü lassen sich Bilder und Grafiken mit einem Alternativtext hinterlegen. Noch schneller geht es mit dem KI-gesteuerten Beschriftungsgenerator von Office 365.

Falls Sie Symbole verwenden, muss deren Bedeutung korrekt im PDF ankommen – ein Telefon-Icon sollte die assistive Technik auch als "Telefon" ausgeben. Viele Symbolschriften oder Word-Symbole decken diesen Mechanismus leider nicht ab. Meiden Sie in jedem Fall Webdings und Wingdings.

Mit Formeln begeben Sie sich auf schwieriges Terrain, zumal Word kein dedizierter Formeleditor ist. Einfachere, sporadisch eingestreute Formeln erläutern Sie am besten mit einem Alternativtext, komplexe naturwissenschaftliche Sachverhalte verfassen Sie lieber in LaTeX (Download) oder anderer Spezial-Software.

Formulare

Word ist auch kein guter Formular-Editor und kann erst recht keine PDF-Formulare erzeugen. Da das nachträgliche Hinzufügen von Formularfeldern in barrierefreie Dokumente sehr aufwendig ist, bieten sich folgende Alternativen an: spezielle Word-Add-ons wie CIB pdf brewer (Download), bessere Software wie Adobe InDesign – oder Webformulare. Auch LibreOffice produziert barrierefreie, ausfüllbare PDF-Formulare, allerdings mit einigen (optischen) Mängeln, die man nachträglich beheben sollte.

Unter „Datei/Informationen/Titel“ vergeben Sie einen Titel, der den Inhalt des Dokuments präzise beschreibt., — Unter "Datei/Informationen/Titel" vergeben Sie einen Titel, der den Inhalt des Dokuments präzise beschreibt.

Apropos Optik: Stellen Sie sicher, dass alle im Dokument verwendeten Farben den notwendigen Mindestkontrast aufweisen, am besten mit dem kostenlosen Colour Contrast Analyzer. Dies gilt bei angestrebter WCAG-/BITV-Konformität auch für Grafiken. Vermeiden Sie außerdem, Informationen rein über Farbe oder Layoutmerkmale zu vermitteln, zum Beispiel wichtigen Text oder Tabelleneinträge einfach nur mit Leuchtstift einzufärben.

Abgabe

Wenn Sie mit allem fertig sind, vergeben Sie per "Datei/Informationen/Titel" einen aussagekräftigen Titel und klopfen das Dokument mit der Funktion "Überprüfen/Barrierefreiheit überprüfen" auf potenzielle Schwächen ab. Allerdings übersieht der Prüfer viele Probleme wie zum Beispiel übersprungene Überschriftenebenen und falsch definierte Tabellen.

Die Barrierefreiheitsprüfung findet frühzeitig diverse Probleme, aber leider nicht alle., — Die Barrierefreiheitsprüfung findet frühzeitig diverse Probleme, aber leider nicht alle.

Nun können Sie Ihre Vorlage als barrierefreies PDF ausgeben. Dazu wählen Sie unter "Datei/Speichern unter" als Dateityp PDF und dann die Schaltfläche "Weitere Optionen …". Die Optionen "Standard" und "Minimale Größe" beeinflussen die Barrierefreiheit nicht, erstere generiert meist größere Dateien. Aktivieren Sie die Optionen "Textmarken erstellen …" (generiert Lesezeichen), "Dokumentenstrukturtags für Barrierefreiheit" (erstellt PDF-Tags) und "PDF/A-kompatibel" (vermeidet ein paar Fehler).

Wählt man beim Speichern eines Word-Dokuments PDF als Format aus, öffnet sich ein zusätzlicher Dialog mit differenzierten Optionen für ein barrierefreies Dokument., — Wählt man beim Speichern eines Word-Dokuments PDF als Format aus, öffnet sich ein zusätzlicher Dialog mit differenzierten Optionen für ein barrierefreies Dokument.

Wenn Sie sich an unserer Anleitung orientiert haben, erstellt Word mit diesen Export-Einstellungen ein barrierefreies PDF-Dokument. Insbesondere bei einfachen, textlastigen Vorlagen kann man gute Ergebnisse erwarten. Umfangreiche Tabellen oder Grafiken setzt Word nicht ganz so gut um, produziert aber meist passable Resultate.

Optimieren und prüfen

Word ist selbst in der aktuellen Version für die Anforderungen von barrierefreien Dokumenten nicht optimal aufgestellt. Spezialisierte Add-ons können die Ausgabequalität verbessern oder sicherstellen, dass bestimmte Standards wie WCAG oder PDF/UA formell erfüllt werden.

Eine professionelle Lösung ist das kostenpflichtige Word-Add-on axesWord (Download) der Firma AbleDocs. Damit kann man problematische Inhalte wie komplexe Tabellen besser aufbereiten, zum anderen wird ein qualitativ besseres, PDF/UA-konformes PDF generiert. Gerade wenn Sie größere Mengen von Dokumenten barrierefrei machen wollen, sind solche Add-ons meist eine betriebswirtschaftlich sinnvolle Ergänzung.

Auch die Add-ons, die Adobe Acrobat, Foxit Phantom und CIB pdf brewer (mit kostenpflichtigem PDF/UA-Support) in Word installieren, können mitunter bessere Ergebnisse erzeugen, aber auch weitaus schlechtere. Probieren Sie es im Zweifel einfach mal aus, wenn Sie eines davon bereits besitzen.

Wer alle genannten Schritte sorgfältig ausführt, kommt mit Word relativ weit auf dem Weg zu einem leicht zugänglichen PDF. Bevor Sie das Ergebnis allerdings guten Gewissens barrierefrei nennen dürfen, sollten Sie es sehr genau prüfen.

(atr)