Barrierefreies PDF: Wie Sie Dokumente prüfen und Fehler beheben
Seite 4: Umgang mit Ergebnissen
Hat das Dokument beide Prüfungen bestanden, liegt ein barrierefreies PDF gemäß PDF/UA-1 vor. Die gelben Warnungen des PAC dürfen Sie fast immer ignorieren, sie resultieren meist aus Feinheiten in der Auslegung der Norm.
Alle rot markierten Probleme müssen Sie unbedingt beheben, zumindest wenn Sie ein PDF/UA-konformes Dokument benötigen. Die Schaltfläche "Detail-Bericht" erläutert die Probleme hinter den einzelnen Fehlern und Warnungen. Außerdem verlinkt der Bericht die entsprechende Stelle im Dokument, sofern ein Bezug zu einem Seitenelement besteht – ein wesentlicher Vorteil gegenüber der PDF/UA-Prüfung in Acrobat. Sortieren Sie die Fehler am besten nach folgendem System und arbeiten Sie diese dann nacheinander ab:
- lässt sich im Quellprogramm beheben
- lässt sich automatisch im PDF beheben
- lässt sich manuell beheben
Versuchen Sie nun, möglichst viele Fehler in der Ursprungsanwendung (etwa Word oder InDesign) zu beheben, exportieren Sie das Ergebnis erneut als PDF und prüfen Sie es nochmals. So bleiben die Inhalte konsistent und es entsteht idealerweise ein fehlerfreies Basis-Dokument, das sich auch bei künftiger Verwendung jederzeit überarbeiten und in korrektes PDF/UA exportieren lässt. Damit sparen Sie gegenüber der Fehlerkorrektur im PDF massiv Zeit.
Erst wenn Sie an der Quelle das Maximum herausgeholt haben, korrigieren Sie die verbliebenen Mängel im PDF. In Acrobat DC Pro lassen sich bestimmte Fehler automatisch mit Preflight-Funktionen reparieren, andere nur manuell in der Tag-Struktur. Sehr umfangreiche Dokumentationen der häufigsten Fehler inklusive Videoanleitung zur Tag-Reparatur in Acrobat finden Sie auf Accessible-PDF.info und TaggedPDF.com (nur englisch). Ersteres hat sogar eine eigene Sammlung gegen spezifische Fehler des Word-Exports zusammengestellt.
Das Ergebnis der Prüfung sollten Sie dokumentieren lassen – viele Auftraggeber verlangen dazu den PAC-PDF-Report. Ergänzen Sie diesen möglichst durch eine manuelle Prüfliste.
Fehler im System
Momentan bringen weder Office- noch Layoutprogramme von Haus aus durchweg korrektes PDF/UA zustande. Wenn Sie den PAC-Test also auf ein von Microsoft Word exportiertes Tagged PDF anwenden, werden Sie definitiv Fehlermeldungen erhalten – selbst wenn Sie unsere Anleitung aus "Barrierefreie PDFs aus Word-Dokumenten erstellen" streng befolgt haben. In welchem Umfang dies geschieht, hängt von der eingesetzten Word-Version und den Dokumentinhalten ab.
Ein solches PDF kann durchaus passabel zugänglich sein: Manche Probleme wie zum Beispiel ein fehlender PDF/UA-Identifier sind nur dann relevant, wenn es auf formelle PDF/UA-Konformität ankommt. Auf die Zugänglichkeit für den Nutzer wirkt sich der Identifier in der Praxis fast nie aus. Auch bei textlastigen Dokumenten muss Ihr Publikum meist nur mit kleineren Einschränkungen leben, zum Beispiel nicht ganz korrekt ausgezeichneten Listen. Je mehr Bilder und Tabellen ins Spiel kommen, umso mehr und leider auch gravierendere Fehler werden Sie finden. Einige davon sind nicht ohne größeren Aufwand zu beheben.
Hier stehen vor allem die Softwareanbieter in der Pflicht nachzubessern. Ein PDF in zehn Minuten zu erstellen und dieses dann im Anschluss noch eine Stunde zu reparieren, kann auf Dauer keine akzeptable Lösung sein.
Workflow optimieren
Bis dahin benötigen Sie für einen in jeder Lebenslage zuverlässigen Barrierefrei-Export noch spezielle Add-ons, die auch komplexere Inhalte PDF/UA-konform umsetzen: etwa axesWord für Microsoft Word oder axaio MadeToTag für InDesign. Wenn Sie problematische PDFs in Acrobat nachbearbeiten wollen, gibt es ebenfalls Alternativen, die Abläufe automatisieren oder zumindest beschleunigen. Die Auswahl ist hier sehr vielfältig, empfehlenswert sind unter anderem axesPDF sowie CommonLook PDF.
Ob sich solche Zusatzprogramme für Sie lohnen, ist in erster Linie eine betriebswirtschaftliche Frage. Ein axesWord-Abo kostet 300 Euro pro Jahr, eine Dauerlizenz von MadeToTag 713 Euro pro Arbeitsplatz. Unterschätzen Sie aber auch nicht die Auswirkung auf die Arbeitsmoral: Welcher Mitarbeiter hat schon Lust, mehrere Stunden pro Tag verunglückte Tags hin und her zu schieben?
Unabhängig davon reduzieren gute Vorlagen den Aufwand enorm: Erstellen Sie auf Grundlage unseres Tutorials am besten für jeden Dokumenttyp eine geeignete Barrierefrei-Vorlage – etwa für Berichte, Anleitungen oder Präsentationen – und schulen Sie Ihre Mitarbeiter, diese korrekt zu nutzen. Damit verhindern Sie Fehler schon im Ansatz und müssen später weniger suchen, rätseln und basteln.
