Ratgeber: Was mit der elektronischen Patientenakte möglich ist

Die elektronische Patientenakte (ePA) soll das Herzstück der Digitalisierung des deutschen Gesundheitswesens werden. Dabei hat die Politik sich nicht für Opt-in sondern für Opt-out entschieden. Das heißt, dass Versicherte in Zukunft – ab 2025 – automatisch eine elektronische Patientenakte erhalten, sofern sie sich nicht wehren.

Einer kürzlich veröffentlichten Analyse des Fraunhofer-Instituts für Sichere Informationstechnologie (SIT) zufolge (PDF), ist das Sicherheitskonzept der geplanten ePA angemessen. Für die Analyse wurden auch die Hilfe von Gematik-GPT genutzt, das vom SIT als "vielversprehendes Werkzeug" bezeichnet wurde, "um die Komplexität der ePA-Spezifikationen besser zu bewältigen".

ePA seit 2021

Die Krankenkassen müssen ihren Versicherten allerdings bereits seit 2021 kostenlos eine elektronische Patientenakte zur Verfügung stellen. Damit ist es möglich, Dokumente mit Ärzten zu teilen.

Die ePA verspricht, alle relevanten medizinischen Informationen wie Befunde, Diagnosen und Impfungen zentral zu speichern, was die Koordination zwischen verschiedenen Ärzten erleichtert. Sie sollen so schneller und einfacher Zugriff auf wichtige Informationen erhalten, was die Behandlung effizienter und sicherer machen soll. Dazu hat das Bundesgesundheitsministerium auch eine Aufklärungskampagne gestartet – mit acht mehr oder weniger redundanten Gründen:

1. Der Einblick in Ihre ePA bringt mehr Durchblick beim Arzt. Weil Sie gezielter nachfragen können.
2. Ihre Ärztin hat Ihre Medikamente sofort auf dem Schirm. Und Sie müssen nicht alles im Kopf haben.
3. Egal ob Balkon, Büro oder Bus: Sehen Sie Ihre Krankendaten ein, wo Sie möchten.
4. Lästiges Suchen in der Krankengeschichte? Bald Vergangenheit - für Sie und für Ihre Arztpraxis.
5. Wer Ihre ePA lesen darf, können Sie selbst bestimmen - mit oder ohne App.
6. Arztbriefe, Krankengeschichte und Medikationsliste fließen einfach in Ihre ePA.
7. Die Daten in Ihrer ePA sind sicher und geschützt.
8. Sie können bestimmen, wer Ihre Daten sehen darf.

Grundlegend sollen die geplante Medikationsliste und der elektronische Medikationsplan ab 2025 bei der Arzneimitteltherapiesicherheit unterstützen. Außerdem gibt es weniger Papierdokumente und Doppeluntersuchungen. Patienten behalten die Kontrolle darüber, welche Ärzte Zugriff auf ihre Daten erhalten. Ärzte können künftig bewusst von der ePA ausgeschlossen werden, ohne es zu bemerken. Wir haben die aktuell wichtigsten Funktionen der ePA zusammengefasst.

Hinweis: Die elektronische Patientenakte befindet sich im Aufbau und funktioniert unregelmäßig. Daher wird dieser Ratgeber laufend erweitert und den aktuellen Informationen entsprechend angepasst. Nicht bei allen Krankenkassen funktioniert beispielsweise die Anmeldung bei der ePA gleich, die erstmalige Anwendung, beziehungsweise die Authentifizierung, in der Regel schon. 2025 wird es ebenfalls Änderungen geben. Sobald die ePA 3.0 ab Januar ausgerollt wird, erweitert heise online die FAQ entsprechend.

Was benötige ich, um die elektronische Patientenakte zu nutzen?

Um die elektronisch Patientenakte zu nutzen, benötigen Sie entweder die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises samt sechsstelliger PIN oder die Gesundheitskarte samt PIN. Auch mit dem Reisepass ist eine Anmeldung möglich. Darüber hinaus benötigen Sie ein NFC-fähiges Smartphone samt App ihrer Krankenkasse. In der Regel funktioniert die App ab Android-Version 8.1 oder iOS 15, das hängt aber von der Software Ihrer jeweiligen Krankenkasse ab. Patientenakten von Personen unter 16 Jahren müssen von deren Erziehungsberechtigten verwaltet werden. Wichtig ist auch aus Sicherheitsgründen, die richtige App der Krankenkasse herunterzuladen, die auf der Website der Gematik, in der Regel aber auch auf der Website der jeweiligen Krankenkassen zu finden ist:

• AOK Mein Leben
• Audi BKK ePA
• Bahn BKK ePA
• Barmer eCare
• BERGISCHE ePA
• Bertelsmann BKK-ePA
• BKK Akzo Nobel ePA
• ePA BKK Diakonie
• ePA BKK GS
• BKK EUREGIO ePA
• BKK Linde Patientenakte
• BKK Pfaff ePA
• Meine BKK Pfalz ePA
• ePA BKK Public
• BKK VerbundPlus
• BKK Werra-Meissner - ePA
• meine BKK W&F ePA (Wirtschaft und Finanzen)
• BKK24 ePA
• Continentale BKK ePA
• DAK ePA
• ePA Debeka BKK
• Meine energie-BKK ePA
• hkk ePA
• ePA Die IK (Innovationskrankenkasse)
• IKK BB ePA
• IKK classic-ePA
• Elektr. Patientenakte (ePA) (IKK Südwest)
• KKH ePA
• Meine GESUNDHEIT. (Knappschaft)
• mhplus ePA
• Mobil Krankenkasse - ePA
• Novitas BKK ePA
• Pronova BKK
• R+V BKK ePA
• SBK-Patientenakte
• SECURVITA ePA
• Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau
• TK-App
• ePA TUI BKK
• VIACTIV - ePA
• WMF Betriebskrankenkasse ePA

Fast alle Krankenkassen bieten die elektronische Patientenakte als eigene App an, die Techniker Krankenkasse hat die Patientenakte in ihre allgemeine Service-App integriert. Nach dem Download müssen sie sich eine GesundheitsID erstellen. Dazu können Sie auswählen, ob Sie den Prozess mit dem elektronischen Personalausweis samt PIN oder der Gesundheitskarte samt PIN durchlaufen wollen. Die jeweilige Karte müssen Sie dazu an die NFC-Schnittstelle Ihres Smartphones halten. Die GesundheitsID muss in der Regel nach sechs Monaten erneuert werden.

Kann ich Daten aus der Vergangenheit in die ePA laden?

Je nachdem, um wasfür Dokumente es sich handelt, können Sie diese selbst in die Patientenakte stellen. Darüber hinaus können Sie auch Ihre Krankenkasse berechtigen, Daten in der ePA zu speichern. Künftig sind Krankenkassen sogar verpflichtet, Daten in Ihre ePA zu laden (laut Digitalgesetz müssen Krankenkassen bis zu 20 Dokumente in zwei Jahren einstellen). Falls Sie die Krankenkasse gewechselt haben, können Sie die Daten aus ihrer vorherigen Patientenakte exportieren, dazu fragen Sie aber am besten bei Ihrer Krankenkasse nach.

Kann ich E-Rezepte darin speichern oder benötigt man weiterhin die E-Rezept-App der Gematik?

Bei einigen großen Krankenkassen lassen sich über die ePA E-Rezepte abrufen, beispielsweise bei der AOK, der Barmer oder bei der Techniker. Für E-Rezepte ist die Nutzung der E-Rezept-App der Gematik vorgesehen. Es kann jedoch in Zukunft Schnittstellen geben, die Integration oder Austausch ermöglichen.

Wie lade ich Daten in die ePA?

Sobald Sie in Ihrer Patientenakte eingeloggt sind, können Sie beispielsweise über ein "+"-Symbol ein Foto aus einer Galerie oder ein PDF-Dokument hochladen, oder ein Foto schießen und hinzufügen. Das kann je nach Krankenkasse variieren. Die Dateigröße darf 25 MB nicht überschreiten.

Welche Daten werden von mir erfasst?

In der ePA können verschiedenste Gesundheitsdaten erfasst werden, darunter Diagnosen, Befunde und weitere medizinische Informationen. Der Arzt kann auch Eintragungen ins Zahnbohnusheft vornehmen. Auch der Mutterpass und das U-Untersuchungsheft für Kinder kann der Arzt befüllen.Welche konkreten Daten erfasst werden, hängt auch davon ab, welche Informationen die behandelnden Ärzte eintragen und welche der Patient zulässt. Notfalldaten können ebenfalls hinterlegt werden, allerdings ist das beispielsweise auch über die elektronische Gesundheitskarte möglich. Darüber hinaus können Versicherte selbst Daten hochladen und sie ihren Ärzten zur Verfügung stellen.

Welche Vertraulichkeitsstufen kann ich bei der ePA einstellen?

Sie können zwischen "Normal", "Vertraulich" und "Streng Vertraulich" auswählen. Sie können die Vertraulichkeitsstufe auch nachträglich oder zwischenzeitlich ändern. Sie können Ärzten beispielsweise Zugriff auf Dokumente der verschiedenen Kategorien geben oder für einzelne Dokumente Berechtigungen erteilen. In Zukunft sind nur noch zwei Vertraulichkeitsstufen einstellbar.

Erhält der Arzt automatisch die Erlaubnis zum Speichern von Daten in der ePA?

Derzeit benötigt der Arzt explizit eine Erlaubnis von Ihnen, um Daten in der ePA zu speichern. Außerdem müssen Sie Ihn in der Regel darum bitten. Perspektivisch sollen die Daten aber automatisch aus den Praxisverwaltungssystemen in die ePA und künftig auch an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit gelangen, wo Pharmaunternehmen und Forscher – je nach Zweck – Zugang zu einem Teil der Daten aus der ePA erhalten. Speziell, wenn es sich um besonders sensible Daten handelt, muss der Arzt aber immer nachfragen. Bereits jetzt werden viele Daten ohne Zustimmung der Patienten an Dritte weitergegeben. Die Abrechnungsdaten der Krankenkassen werden beispielsweise pseudonymisiert an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit übermittelt, das beim Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte angesiedelt ist.

Darüber hinaus bestehen Meldepflichten, etwa beim Krebsregister – einem von mehr als 400 medizinischen Registern. In Zukunft sollen möglichst viele Daten an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit gehen und perspektivisch auch in einem Europäischen Gesundheitsdatenraum auf Anfrage zur Verfügung stehen.

Kann ich sehen, wer auf die ePA zugegriffen hat?

Ja, die Zugriffe auf die ePA werden protokolliert und können in der ePA eingesehen werden.

Kann ich gezielt Daten für die Ärzte oder die Forschung freigeben?

Bisher noch nicht. Ab Mitte 2025 sollen Patienten die Möglichkeit haben, den Zugriff auf ihre Daten gezielt zu steuern. Aktuell können Nutzer bereits festlegen, welche Ärzte oder Einrichtungen Zugriff auf welche Informationen haben. In Zukunft können Patienten auch entscheiden, ob sie ihre Daten für Forschungszwecke zur Verfügung stellen möchten.

Kann jemand anders die ePA für mich verwalten?

Versicherte können bei den Ombudsstellen ihrer Krankenkassen einen Vertreter auswählen, diesem dort aber auch wieder die Rechte entziehen. Bei Personen unter 16 Jahren ist es ohnehin so, dass diese ihre ePA nicht selbst verwalten können. Das müssen die Erziehungsberechtigten übernehmen. Das ist allerdings auch über die ePA-App möglich.

Kann ich die elektronische Patientenakte auch in der Desktop-Version nutzen?

Das hängt stark von Ihrer Krankenkasse ab. Bei der AOK funktioniert das beispielsweise als App für Windows und macOS. Anschließend muss ein Benutzer angelegt werden. Dazu ist ein an das Gerät gebundenes Passwort und das Erstellen eines Sicherheitsschlüssels erforderlich, wozu Versicherte durch das willkürliche Tippen verschiedener Tasten aufgefordert werden. Anschließend ist die Anmeldung auf dem Gerät möglich. Um an die ePA zu gelangen, müssen der Name der Versicherung sowie die Krankenversichertennummer eingetragen werden. Sofern man die ePA-App bereits auf dem Smartphone oder einem anderen Gerät nutzt, kann ein QR-Code gescannt werden. Außerdem erhält man einen Aktivierungslink per E-Mail, um die Freischaltung des weiteren Geräts zu bestätigen. Zum Abgleich dient ein sechsstelliger Freigabe-Code, der auch auf dem bereits angemeldeten Gerät erscheint.

Kann ich die elektronische Patientenakte auch ohne Smartphone nutzen?

Aktiv nutzen können Sie die ePA dann nicht. Falls Sie Ihre elektronische Patientenakte ohne Smartphone nutzen wollen, benötigen Sie ein Kartenlesegerät. Bei manchen Krankenkassen funktioniert auch die Desktop-Version nur mit Kartenlesegerät. Ansonsten können Sie sich auch bei Ihrer Krankenkasse melden, allerdings können Sie Ihre ePA dann nicht ohne Weiteres selbst verwalten. Der Funktionsumfang ist allerdings limitiert und bei einem Teil der Krankenkassen funktioniert die Desktop-App nicht.

Was mache ich, wenn ich mich in meiner ePA nicht anmelden kann?

Meistens hilft es, abzuwarten. Falls Sie den Verdacht haben, dass jemand Unbefugtes auf Ihre ePA zugreift, können Sie bei Ihrer Krankenkasse um die Sperrung Ihres Zugangs bitten. Manche Krankenkassen haben dafür extra Hotlines eingerichtet.

Die neue Version der elektronischen Patientenakte soll laut Bundesgesundheitsministerium stabiler laufen. Wenn Sie sich über Störungen der Telematikinfrastruktur informieren möchten, können Sie das über den WhatsApp-Kanal der Gematik machen.

Dort wird angezeigt, ob die ePA Ihrer Versicherung gestört ist – etwa aufgrund von Wartungsarbeiten. Beispielsweise ist dann zu lesen: "Im Zuge von angekündigten Wartungsarbeiten bei der BITMARCK Technik GmbH kommt es aktuell zu unerwarteten Einschränkungen bei der Nutzung [...] der elektronischen Patientenakte (ePA). Betroffen sind Versicherte mehrerer Krankenkassen [Namen der verschiedenen Krankenkassen wurden entfernt]")

Falls Sie unabhängig von Störungen der Telematikinfrastruktur und zugehörigen Komponenten Probleme mit Ihrer ePA haben, sollten Sie sich bei Ihrer Versicherung melden.

Spart mir die ePA den Gang zu verschiedenen Ärzten?

Die ePA ersetzt nicht den Arztbesuch, aber sie kann dazu beitragen, dass Informationen schneller übermittelt werden, was eventuell einige unnötige Besuche oder Untersuchungen vermeiden kann. Zudem müssen Versicherte bisher noch alle drei Monate zum Arzt, um ihre Gesundheitskarte einlesen zu lassen. Das soll sich in Zukunft ändern.

Welche Vorteile soll die elektronische Patientenakte bieten?

Alle relevanten medizinischen Informationen wie Befunde, Diagnosen, Impfungen und das Zahnbonusheft können zentral gespeichert werden, was die Koordination zwischen verschiedenen Ärzten erleichtern kann. Ärzte sollen schneller und einfacher auf wichtige Informationen zugreifen können, was die Behandlung effizienter und sicherer macht. Dazu sollen beispielsweise die für 2025 geplante Medikationsliste und der elektronische Medikationsplan helfen. Patienten haben dabei überwiegend die Kontrolle darüber, welche Ärzte Zugriff auf ihre Daten haben. Ärzte sollen sogar ausgeschlossen werden können und bewusst keinen Zugriff auf die ePA erhalten können, ohne es mitzubekommen.

(mack)