Cloud-Software für Freiberufler

Freiberufler möchten vor allem inhaltlich arbeiten. Gerade als Einzelkämpfer sind sie allerdings nicht nur Experten ihres Faches, sondern vielfach Buchhalter, Sachbearbeiter und Assistenten in Personalunion. Nicht von ungefähr kommt das Bonmot vom Selbstständigen, der selbst und ständig arbeitet. Deshalb benötigen Freiberufler vor allem im Bereich der Unternehmensorganisation Entlastung. Michael Rosbach, Vorstand der Scopevisio AG, erläutert, warum gerade Cloud-Software Freiberufler gut in ihren Arbeitsabläufen unterstützen kann.

Dipl.-Betriebsw. Michael Rosbach, MBA, Vorstand der Scopevisio AG, war nach seinem Studium in Koblenz und Birmingham mehrere Jahre bei KPMG als Unternehmens- berater tätig, bevor er in den Vorstand des Software-Herstellers GWI AG berufen wurde. Gemeinsam mit Gleichgesinnten in Sachen Unternehmenssoftware gründete er 2008 Scopevisio.

Von überall erreichbar

Cloud-Software wird über das Internet – meist über einen Browser – genutzt. Das bedeutet, dass keinerlei Software lokal auf dem PC oder Notebook installiert werden muss. Die Software kommt aus dem Netz und ist überall dort erreichbar, wo ein Internetanschluss vorhanden ist. Diese ortsunabhängige Nutzung bringt gerade für Freiberufler viele Vorteile: So kann Organisatorisches – statt im Büro – auch einmal von zu Hause aus erledigt werden. Auch von unterwegs ist der Zugriff einfach: So können zum Beispiel vor einem Kundentermin problemlos wichtige Details wie etwa die bisherige Kommunikation mit dem Kunden, die vorgelegten Angebote oder notierten Telefonate gecheckt werden. Im Hotel kann der Anwender offene Angebote durchsehen oder fällige Rechnungen kontrollieren. Und sollte unglücklicherweise sein Notebook gestohlen werden, liegen alle Unternehmensdaten sicher im Rechenzentrum des Cloud-Anbieters. In diesem Zusammenhang ist es interessant, dass vermehrt Business-Apps für Smartphone und Tablet-PCs angeboten werden. Das macht die mobile Nutzung noch vielseitiger.

Teamwork optimieren

Der ortsunabhängige Zugriff ermöglicht es aber nicht nur, Daten von überall und jederzeit in Echtzeit abzurufen. Gleichzeitig macht Cloud Computing es einfach, mit anderen Menschen zusammenzuarbeiten. Gerade Freiberufler übertragen lästige Pflichten wie etwa die Buchhaltung gerne an externe Dienstleister. Diese lassen sich dank Cloud-Software nun viel einfacher in die Arbeitsabläufe einbinden: So können zum Beispiel externe Buchhalter oder Steuerberater einfach für die Software freigeschaltet werden, so dass sowohl der Freiberufler als auch sein Dienstleister mit ein- und derselben Software arbeiten. Dadurch entfällt das lästige Hin- und Herreichen von Informationen, und die Kommunikation gelingt reibungsloser. Der Freiberufler kann wichtige Unternehmensdaten jederzeit in Echtzeit abrufen, ohne auf Excel-Tabellen seines beauftragen Buchhalters zu warten. Und der Steuerberater kann alle relevanten Daten für den Jahresabschluss direkt aus der Software entnehmen. Weil alle mit demselben Datenbestand arbeiten, werden Mehrfacheingaben vermieden und die Fehlerwahrscheinlichkeit sinkt.

Sich mit Software bedienen lassen

Cloud-Software wird häufig auch als Software-as-a-Service beschrieben, weil man die Software als Dienstleistung abonniert. Tatsächlich steckt hinter dem Begriff aber noch mehr: Der Anwender erhält nämlich nicht nur die Software als Dienstleistung, sondern auch noch den Pflege-, Update- und Datensicherungs-Service gleich mit dazu: So muss der Cloud-Anwender keine Updates mehr installieren, diese kommen sozusagen "aus der Steckdose". Auch um die Datensicherung braucht der Anwender sich nicht zu kümmern, er erhält die Software praktisch als "Software-to-go": immer frisch serviert, ohne dass er sich um die lästige IT-Administration kümmern muss. Gerade für Freiberufler, die sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren wollen, ist dies ein wichtiger Vorteil. Nicht zuletzt sprechen natürlich auch die in der Regel günstigen monatlichen Preise dafür, das Angebot an Cloud-Software für Freiberufler genauer unter die Lupe zu nehmen.

Ausgewählte Programme

Für die verschiedenen Unternehmensbereiche gibt es inzwischen eine Reihe von Anbietern, die mit ihren Lösungen gezielt Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmen ansprechen. Wir haben hier in jedem Bereich die fünf bekanntesten Anbieter gelistet, die in diesem Segment auch zu den Marktführern zählen dürften.

Online-Buchhaltung für Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmen

Die Scopevisio Online-Buchhaltung gibt es ein einer kostenlosen EÜR-Version für Freiberufler. Auch hier ist die Lösung einzeln oder als Teil einer Gesamtlösung nutzbar. Interessant auch die Kombi von Software und Buchhaltung in vier Servicepaketen von S bis XL.

Collmex zählt zu den Cloud-Fibu-Anbietern der ersten Stunde. Die Collmex Fibu kann einzeln oder als Teil eines ERP-Gesamtpaketes inklusive Rechnungsprogramm und Warenwirtschaft abonniert werden.

Die Online-Buchhaltung E-conomic kommt aus Dänemark und wird laut Angaben des Herstellers von 35.000 Kunden weltweit eingesetzt. Die deutsche Tochtergesellschaft in Berlin ist Ansprechpartner für Kunden hierzulande.

Free Fibu ist eine kostenlose Online-Buchhaltung, hinter der ein Steuerberatungs-Büro steht, dessen Dienste man bei Bedarf hinzubuchen kann. Laut Anbieter ist die Software sehr einfach zu bedienen.

Die Steuerkanzlei Dr. Stölzel ist einer der Vorreiter in Sachen Online-Buchhaltung, die hier schon seit 2001 kostenlos angeboten wird. Bei Beratungsbedarf oder Interesse an Jahresabschluss bzw. Steuererklärung steht das Steuerbüro mit kostenpflichtigen Zusatzleistungen zur Verfügung.

Online-Rechnungsprogramme für Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmen

Mit Scopevisio Faktura kann man nicht nur Rechnungen, sondern auch Angebote und Mahnungen schreiben. Optimale Integration mit Scopevisio Fibu. Mit 4,99 Euro im Monat sehr günstig.

Bei billomat gibt es einen kostenlosen Tarif, der allerdings an bestimmte Vorgaben geknüpft ist.

Easybill zählt eher zum höherpreisigen Segment, hat aber dafür auch eine integrierte Projektverwaltung und Zeiterfassung.

Fastbill ist ein Rechnungsprogramm, mit dem man zusätzlich Arbeitszeiten erfassen kann.

Der Kölner Anbieter Sales King war einer der ersten Faktura Cloud Anbieter.

Online-CRM für Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmen

Pionier in Sachen Cloud-CRM ist unbestritten Salesforce, ein US-Unternehmen, das bereits im Jahr 2000 mit einer entsprechenden Software auf den amerikanischen Markt kam. Für kleine Unternehmen wird eine Einsteigerversion als reines Kontaktmanagement ohne Marketingfunktionen zum "kleinen" Preis angeboten.

37signals ist ein kleiner, aber sehr erfolgreicher US-Software-Hersteller, der mit "frustration free web-based apps" stark auf Einfachheit und Usability setzt. Das Online-CRM Highrise kam 2007 auf den Markt.

Scopevisio CRM ist ein benutzerfreundliches Online-CRM, mit dem Kontakte, Dokumente und E-Mails bequem verwaltet werden können. Besonderes Highlight ist die Vertriebsunterstützung: Man kann Verkaufschancen erfassen und sich Verkaufswahrscheinlichkeiten berechnen lassen.

CAS PIA ist ein webbasiertes CRM inklusive Groupware-Funktionen wie Aufgaben- und Terminmanagement. Es unterstützt auch bei der Durchführung von Vertriebsaktionen und Marketingkampagnen und ist in zwei Editionen erhältlich.

Mit über einer Million Nutzern ist Lexware führender Anbieter im deutschen Markt der Business-Lösungen für Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmen. Der Hersteller ist inzwischen auch auf den Cloud-Zug aufgesprungen und bietet mit Lexware eCRM ein eigenes Online-CRM. (Marzena Sicking) / (map)
(masi)