Zeitmanagement im Vertrieb

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Die Arbeit im Vertrieb ist durch einen hohen Erfolgs- und Zeitdruck geprägt. Meistens ist der Terminkalender so vollgepackt, dass schon ein kleiner Stau den gesamten Ablauf gefährdet und am Ende des Tages immer wieder Arbeit unerledigt liegen bleibt. Der Mitarbeiter hat ständig das Gefühl, sein Pensum nicht geschafft, wichtige Dinge nicht erledigt zu haben und steht dadurch unter Dauerstress. Gestresste Vertriebsmitarbeiter wirken Kunden gegenüber aber nicht besonders souverän, so dass sich dieses negative Empfinden wiederum in geringeren Umsätzen niederschlägt – was den Druck wieder erhöht.

Diesen Teufelskreis gilt es zu durchbrechen und seine Abläufe und Prioritäten immer wieder neu zu justieren. Die Betonung liegt dabei auf "immer wieder", denn leider lässt es sich kaum vermeiden, dass man immer wieder in solche Situationen gerät bzw. in seine alten Verhaltensmuster zurückfällt. Deswegen lautet die oberste Regel für alle Vertriebsmitarbeiter: beobachten und analysieren Sie sich selber regelmäßig und "justieren" Sie notfalls nach! Nur weil Sie einmal ein Zeitmanagementbuch gelesen oder ein entsprechendes Seminar besucht haben, heißt das nicht, dass sich Ihr Verhalten schon grundlegend zum Positiven geändert hat. Auf die folgenden Punkte sollten Sie deshalb immer wieder achten.

Terminkalender nicht überfrachten

Packen Sie den Terminkalender nicht zu voll: Auch wenn es schwer fällt, sollten Sie den Arbeitstag nicht bis zur letzten Minute durchorganisieren und vollpacken. Denn es liegt schließlich nicht nur an Ihnen, ob der Plan so auch aufgehen kann: Da kann es zu einem Stau auf der Straße kommen, der Sie ausbremst oder der Kunde kommt zu spät oder braucht deutlich länger für das Gespräch mit Ihnen, als Sie es erwartet haben. All das bringt Ihren Zeitplan durcheinander, falls Sie keine "Pufferzonen" eingeplant haben. Also quetschen Sie in die "freie" Viertelstunde nicht noch einen wichtigen Anruf rein, sondern lassen Sie die Zeit einfach offen. Vermutlich werden Sie dankbar für diese Reserve sein und es ist wahrscheinlich, dass Sie sich auch brauchen werden. Wenn nicht: genießen Sie mal ein paar Minuten Ruhe und tanken Sie Kraft. Auch der Supervertriebler braucht mal Pause.

Prioritäten setzen

Setzen Sie Prioritäten: Sagen Sie nicht zu allem "ja": natürlich sind Sie der beste Vertriebsmitarbeiter den die Welt je gesehen hat, aber der Tag hat trotzdem nur 24 Stunden. Deswegen sollten Sie sich von Kollegen und Vorgesetzten nicht noch zusätzliche Arbeiten aufdrängen lassen. Bittet man Sie um Hilfe, prüfen Sie in Ihrem Kalender, ob Sie dafür Zeit haben. Natürlich können Sie eine Anweisung eines Vorgesetzten nicht ignorieren, aber Sie können ihm schildern, was Sie sonst noch erledigen müssen und um klare Prioritätenvergabe bitten. Und lassen Sie sich nicht ablenken: Zwischenfragen von Kollegen u.ä. kosten mehr Zeit, als Sie glauben. Stehen Sie gerade unter Zeitdruck oder müssen sich auf einen wichtigen Kunden konzentrieren, sollten Sie dafür sorgen, dass man Sie mit solchen "Zwischenrufen" in dieser Zeit nicht belästigt.

Vorbereitung auf den Kunden

Kundenanalyse: analysieren Sie Gesprächsbedarf und Potential ihrer Kunden. Es macht wenig Sinn, wenn Sie alle Kunden nach Schema "F" abfeiern. Der eine möchte regelmäßig mit Ihnen Kaffee trinken und etwas über die neuesten Produkte hören, der andere ist vielleicht total genervt, wenn Sie einmal im Quartal antanzen. Sie werden sicherlich erfolgreicher sein, wenn Sie sich auf die Bedürfnisse und Eigenarten einstellen und nicht einfach eine Liste immer wieder abarbeiten. Sie müssen wissen, wie der Kunde tickt und natürlich auch, ob und wann er überhaupt wieder zu Investitionen bereit ist. Bestandskunden müssen natürlich gepflegt werden, aber wenn der Kunde schon mehrmals gesagt hat, dass er in diesem Jahr nichts mehr kaufen möchte, sollten Sie ihn auch nicht alle vier Wochen wieder danach fragen. (Marzena Sicking) / (map)
(masi)