Die Personalakte

Jedes Unternehmen hat Daten und Unterlagen über seine Mitarbeiter, sie werden in der Personalakte gesammelt. Doch nicht alle Informationen, die ein Arbeitgeber hat, dürfen hier rein. Erlaubt ist nur die Aufbewahrung der Daten, die für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind. Also zum Beispiel die Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, der Arbeitsvertrag und die Stammdaten des Mitarbeiters. Während des Arbeitsverhältnisses können auch Dokumente über Fortbildungsmaßnamen, Jahresziele und Mitarbeitergespräche hinzukommen. Auch finanzielle Aspekte der Zusammenarbeit, wie beispielsweise Lohn- und Gehaltsbescheinigungen sowie Nachweise über die Zahlung der Kassenbeiträge finden sich in dieser Akte. Geht eine Mitarbeiterin in Mutterschutz oder möchte der Angestellte nur noch Teilzeit arbeiten, werden diese Dinge ebenfalls in der Akte vermerkt.

Das gehört nicht hinein

Angaben, die eher privater Natur sind, darf der Abeitgeber hingegen nicht speichern. Welchen Hobbies der Arbeitnehmer in seiner Freizeit nachgeht, welche politischen oder religiösen Ansichten er vertritt und mit wem er befreundet ist, darf der Chef nicht abspeichern. Dies gilt auch für den Fall, dass er diese Informationen vom Mitarbeiter selbst erhalten hat. Es ist eben ein Unterschied, ob man über diese Dinge nur spricht oder sie in einer Akte sammelt. Auch Gerüchte, die an den Personalverantwortlichen über den Mitarbeiter herangetragen werden, haben in den offiziellen Unterlagen nichts zu suchen.

Der Schutz der Daten

Heikel ist auch der Umgang mit Gesundheitsdaten. Diese dürfen ebenfalls nur in der Personalakte gespeichert werden, falls sie für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind. Und dann hat der Arbeitgeber die Pflicht, sie in besonderer Weise aufzubewahren und für eine Einschränkung der Informationsberechtigten zu sorgen. Dies ergibt sich aus der Gewährleistung des allgemeinen Persönlichkeitsrechts (Art. 1 und Art. 2 GG, § 75 Abs. 2 BetrVG). Das kann beispielsweise dadurch geschehen, dass die Gesundheitsdaten in einem verschlossenem Umschlag der Personalakte begefügt und nur bei berechtigtem Interesse von einer befugten Person eingesehen werden.

Die Abmahnung in der Personalakte

Auch disziplinarische Maßnahmen wie eine Abmahnung finden Eingang in die Personalakte. Wehrt sich der Arbeitnehmer gegen die Abmahnung muss dies ebenfalls dokumentiert werden. Er hat auch Anspruch darauf, dass die Abmahnung nach einer gewissen Zeit wieder aus der Personalakte entfernt wird, in der Regel nach zwei bis fünf Jahren.

Einsicht in die Akte

Die Personalakte des Mitarbeiters ist vor unbefugtem Zugriff zu schützen, dem betroffenen Mitarbeiter selbst muss sie jedoch auf Verlangen jederzeit vorgelegt werden. Der Mitarbeiter muss sein Interesse nicht weiter begründen. Findet er Anmerkungen, die er so nicht stehen lassen möchte, muss der Arbeitgeber die gewünschten Kommentare und Ergänzungen des Arbeitnehmers hinzufügen. Außerdem ist es dem Mitarbeiter erlaubt, Kopien oder Abschriften der Unterlagen anzufertigen. Die Pflicht zur Einsichtgewährung gilt übrigens auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Solange die Akte in dem Unternehmen aufbewahrt wird, darf der Betreffende sie auch einsehen. Auch nach seinem Ausscheiden aus dem Unternehmen muss er dafür keine besondere Begründung vorbringen. Spätestens mit Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten müssen die Daten im Unternehmen komplett gelöscht werden. (gs)
(masi)