Für alle Fälle: worauf man beim Versand wichtiger Schriftstücke achten muss

Solange es in der Geschäftsbeziehung keine Probleme gibt, ist grundsätzlich nichts dagegen einzuwenden, dass die Kommunikation hauptsächlich via Telefon erfolgt und Schriftstücke per Mail, Fax oder Standardbrief verschickt werden. Alles andere wäre ja auch unüblich und könnte den Geschäftspartner sogar verärgern, wenn er das Gefühl hat, dass man ihm nicht vertraut. Allerdings sollte man den Vertrauensvorschuss nicht in allen Fällen geben. Denn kommt es zum Streitfall, muss man gegebenenfalls nachweisen können, dass das Schriftstück tatsächlich zugestellt wurde. Hier die verschiedenen Optionen mit ihren Vor- und Nachteilen:

Standard-Brief

Der Standard-Brief ist auch nur für Standard-Post zu empfehlen. Eine Abmahnung, Kündigung o.ä. mit einem normalen Brief zu verschicken, empfiehlt sich hingegen nicht. Denn der Versender hat keinerlei Nachweis darüber, dass dieser Brief den Empfänger tatsächlich erreicht haben muss. Bestreitet dieser die Zustellung, hat der Versender schlechte Karten. Denn im besten Fall kann er vielleicht einen Zeugen dafür aufbieten, dass er den Brief in den Briefkasten geworfen hat, aber leider nicht dafür, dass die Post auch zugestellt wurde.

Fax

Auch bei einem Versand per Fax ist größte Vorsicht geboten. Denn in den meisten Fällen widerspricht die Rechtsprechung der allgemeinen Auffassung, dass der Sendebericht doch ein absoluter Beweis für die Zustellung ist. Zum einen lässt sich so ein Faxprotokoll vergleichsweise leicht "fälschen" – so wird zumindest der angebliche Empfänger argumentieren und vermutlich auch damit durchkommen. Zum anderen sagt das Sendeprotokoll leider nicht aus, ob das Dokument und sein Inhalt wirklich korrekt übermittelt wurden. Das "Ok" im Sendebericht bestätigt nur, dass eine Verbindung zustande kam. Ob der Empfänger nun den Inhalt oder vielleicht wegen eines Fehlers nur eine weiße Seite erhielt, können Sie nicht belegen.

E-Mail

Bei einer E-Mail stehen die Chancen, dass die Richter von "zugestellt" ausgehen, schon besser. Wichtig ist es, eine weitere Person auf "CC" zu setzen, die bestätigen kann, dass es keine Fehlermeldung gab. Auch muss die Mail an die Adresse gesendet werden, die der Empfänger üblicherweise für seine (geschäftliche) Kommunikation benutzt. Fordern Sie auch eine Empfangsbestätigung an. Allerdings kann der Empfänger nicht gezwungen werden, diese auch abzuliefern. Bestreitet der Empfänger die Zustellung und sie warten mit den Beweisen auf, hängt viel davon ab, welchen Richter Sie "erwischen". Ein sicherer Versand ist die E-Mail also auch nicht.

Persönliche Übergabe

Auf der relativ sicheren Seite sind Sie, wenn Sie den Brief persönlich übergeben und Zeugen dabei haben. Absolut sicher ist es, wenn Ihnen der Gegner die Übergabe auch schriftlich bestätigt. Die Frage ist allerdings, ob er im Streitfall Lust dazu verspürt. Auch ist diese Form nur praktikabel, wenn der Gegner um die Ecke sitzt. Zu einem 500 Kilometer entfernten Gegner wird man nicht eben mal hinfahren.

Einschreiben

Die gängigste Methode der Zustellung von wichtigen und kritischen Schriftstücken. Verschicken Sie den Brief per Einschreiben mit Rückschein, dann muss der Empfänger dem Postboten schriftlich bestätigen, dass er das Schreiben erhalten hat. Wir er nicht zu Hause angetroffen, bekommt er eine Mitteilung, dass er den Brief bei der Post abuzuholen hat. Muss er mit Ihrem Schreiben rechnen und holt es trotzdem nicht ab, dann gilt das Schriftstück – auch hier: je nach Richter – als zugestellt.

Botenzustellung

Eine Zustellung per Bote eignet sich ebenfalls hervorragend, um den Empfang zu beweisen. Denn auch hier muss der Empfänger quittieren, dass ihm der Brief überreicht wurde. Aber machen Sie nicht den Fehler, einen Kumpel oder Verwandten den Boten spielen zu lassen, denn die taugen vor Gericht nicht als Zeugen (Befangenheit!). Investieren Sie lieber ein paar Euro mehr in einen "echten" Botenservice.

Gerichtsvollzieher

Was die meisten Menschen nicht wissen: Wichtige Schriftstücke kann man auch von einem Gerichtsvollzieher zustellen lassen. Hier wird es dann sicher gar keine Zweifel mehr geben, ob der als Zeuge für die ordnungsgemäße Zustellung taugt oder nicht. Der Gerichtsvollzieher dokumentiert alles hieb- und stichfest. Und der Gegner kriegt schon mal einen Vorgeschmack darauf, was ihm blüht, wenn er sie weiterhin ärgert. Leider ist dieser Service nicht ganz billig. (Marzena Sicking) / (map)
(masi)